¿Qué es la combinación de tres vías?
La concordancia de tres vías es el concepto a través del cual las transacciones de compra no autorizadas se pueden rastrear a través de la verificación cruzada de tres formas, a saber, la recepción de la confirmación del pedido (orden de compra), la recepción del pedido y la validez de la factura generada a modo de información. de diferentes departamentos para eliminar las transacciones no autorizadas y mejorar el control interno.
Explicación
Las grandes organizaciones compran el inventario mediante el procedimiento operativo estándar según las políticas de la organización. Por lo tanto, el doble control es necesario para restringir las transacciones no autorizadas. Es la medida de control para autorizar transacciones válidas. En un procedimiento de tres vías, la mayoría de las compras se controlan mediante verificación cruzada. Si hay una falla en cualquier paso, entonces el monto no puede deducirse de la factura hasta que el error se resuelva mediante la recepción de una confirmación o mediante la factura revisada del proveedor. También es uno de los métodos de gestión de riesgos ya que se debe controlar el riesgo de pago a personas no autorizadas o contra facturas falsas. A veces se convierte en un procedimiento largo, pero es la forma más eficaz de gestionar el riesgo.
Proceso de emparejamiento de tres vías
- El procedimiento operativo estándar para la compra incluye el pedido cuando el stock alcanza el nivel de reorden, la recepción de la cotización, el procesamiento de cotizaciones al departamento de compras y después de lo cual el departamento de compras decidirá a qué proveedor se realizará la compra en función del precio, la calidad y la reputación. del proveedor y finalmente emisión de la orden de compra.
- Sobre la base de la orden de compra, se realizarán las compras. Una vez recibida la orden de compra, el departamento de gestión de inventario emitirá la orden de recepción y, a continuación, el departamento de compras enviará la factura al departamento de contabilidad para que la contabilice.
- Después de esto, finalmente, se entrega la factura para su autorización y luego al cajero o al departamento de caja para el pago al proveedor.
Aquí, antes de autorizar el pago, la persona involucrada en el pago utilizará el proceso de igualación de tres vías.
El proceso de emparejamiento de tres vías incluye:
# 1 - Verificación de la orden de compra
Una orden de compra debe ser verificada por el departamento de compras para verificar el nombre del proveedor, la fecha, la cantidad, la dirección, la información de pago y el monto.
# 2 - Verificación del recibo del pedido
Después de verificar la orden de compra, el departamento de efectivo verificará con el departamento de inventario la recepción de la orden para que coincida con la cantidad de mercancías según la factura y según lo recibido por el departamento de inventario.
# 3 - Verificación del Departamento de Cuentas
Después de la verificación del departamento de inventario, la entrada se debe verificar en las cuentas para verificar el monto y la cantidad registrados en los libros.
Si una factura coincide con los tres pasos de verificación, solo se autorizará el pago y se cobrará la factura.
Ejemplo de emparejamiento de tres vías
El Departamento de Compras de A Ltd. emite una orden de compra de acciones de ABC & Co., México de 3000 piezas, y el precio por pieza es de $ 100. Se realiza el pedido. Se realizó la recepción del pedido, pero debido a una gran cantidad, el comerciante no realizó una verificación cruzada en el momento de la recepción del pedido. Sin embargo, después de verificar, se encontró que solo se recibieron 2850 piezas, y la factura se entrega al departamento de contabilidad para que el departamento de contabilidad y cuentas la entregue para su cobro al departamento de efectivo. ¿Determinar el procedimiento para la verificación de tres vías?
Solución:
Antes de autorizar el pago de la factura, la persona debe seguir el siguiente procedimiento:
1 - Verificación del Departamento de Compras:
La orden de compra debe verificarse si la orden se realiza según la orden de compra o no. En el presente caso, se empareja el primer paso de la correspondencia de tres vías, es decir, el pedido se realiza según el pedido de compra.
2 - Verificación del Departamento de Inventario:
La persona autorizada recogerá las cifras del departamento de inventarios. En este caso, solo se reciben 2850 piezas de inventario, por lo que no se puede autorizar el pago de la factura. La persona autorizada instruirá al departamento de inventarios para rectificar la factura del proveedor.
El departamento de inventario luego se comunicará con la persona autorizada de ABC & Co. para la emisión de la factura revisada. Una vez recibida la factura revisada, la misma se entregará en el departamento de contabilidad para realizar las correcciones.
3 - Verificación del Departamento de Cuentas o Registros Contables:
Luego de la confirmación de la factura revisada por parte del proveedor, la persona autorizada debe verificarla con los registros contables y finalmente, luego de todo, los trámites y conformaciones, la persona autorizada autorizará el pago de la factura.
De esta forma, se identifica y rectifica el recibo corto.
Usos de la combinación de tres vías
- De tres formas, el proceso de emparejamiento se utiliza en grandes organizaciones.
- También se utiliza cuando hay diferentes departamentos que manejan diferentes funciones.
- Se utiliza cuando una organización se dedica a producir varios productos.
- Se utiliza cuando las responsabilidades se asignan al personal recién nombrado.
- Se utiliza cuando la mayoría de los pagos se realizan en efectivo.
- También se utiliza cuando se trata de personal no calificado.
Ventajas
Las diferentes ventajas son las siguientes:
- Asegura que el pago se realice a la persona adecuada contra la factura válida y el valor de las acciones recibidas.
- Asegura los controles adecuados en la organización.
- Minimiza o limita los pagos no autorizados.
- Mediante la contrapartida en efectivo de tres vías, se controlará la malversación.
- Los errores se pueden identificar fácilmente en el proceso de emparejamiento de tres vías.
- Garantiza que no se pague la misma factura varias veces.
- El proceso promueve la responsabilidad del personal.
- Mediante el proceso de tres vías, se debe verificar la información; por tanto, se convierte en información precisa y se puede utilizar para decisiones futuras.
Desventajas
Las diferentes desventajas son las siguientes:
- La comparación de tres vías implica la verificación de tiempo múltiple y la recopilación de varios documentos; por lo tanto, el proceso es largo y requiere mucho tiempo.
- Puede haber posibilidades de pago atrasado y multas debido al largo proceso y debido a sus pagos retrasados.
- Las relaciones con los proveedores pueden estropearse debido a retrasos en los pagos.
- Los descuentos por pagos anticipados no se pueden aprovechar debido a los largos procedimientos involucrados.
Conclusión
La concordancia de tres vías es el procedimiento para controlar las cuentas por pagar mediante el cual, mediante los tres pasos, se verifican las cuentas por pagar. Aquí, en el primer paso de compra, se debe verificar el pedido, luego se recopilan y verifican las cifras del departamento de inventario y, por último, se verifica a partir de los asientos contables. Después de la verificación en los tres niveles, el autorizador autoriza el pago de la factura. Sin embargo, este procedimiento es largo. Por lo tanto, lleva mucho tiempo y, al mismo tiempo, los descuentos por pagos anticipados no se pueden aprovechar debido a los largos procedimientos.
