Estructura de desglose del trabajo de Excel
Una estructura de desglose del trabajo (WBS) en Excel se utiliza para representar visualmente el orden de las diferentes tareas y actividades del proyecto, el cronograma de recursos durante la planificación del proyecto. Nos permite dividir o dividir el proyecto en partes más manejables al clasificar las tareas del proyecto en una jerarquía de eventos que se dividen a su vez en una serie de tareas que no dependen de ninguna otra tarea para su finalización. Además, se utiliza para asignar equipos, costos, materiales, mano de obra y duración del tiempo correspondientes para completar cada tarea.
¿Cómo crear una estructura de desglose del trabajo en Excel?
Ejemplo 1
Hay plantillas disponibles para Plantillas de desglose del trabajo en Excel. Con estas plantillas, podemos crear dos tipos de estructura de desglose del trabajo:
Estructura de árbol
Esta estructura tiene el siguiente aspecto:
Vista tabular
Esto se ve como a continuación:
Paso 1: recopilación de aportaciones
Antes de la creación de WBS, se requieren varias entradas. Las entradas de WBS consisten en:
- Declaración del alcance del proyecto: esta es una descripción detallada de las tareas y los entregables del proyecto
- Declaración de requisitos: esta es una descripción detallada del resultado que se entregaría
- Activos del proceso organizacional: esto incluye políticas, pautas, plantillas, procedimientos, planes de la organización
- Plan de gestión del alcance del proyecto: este es un documento que ayuda a comprender cómo se pueden abordar los cambios en el alcance del proyecto.
Paso 2: Reunir al equipo y las partes interesadas
Este paso implica identificar quién puede ayudar a crear la WBS. Requiere la colaboración de los miembros del equipo. Por ejemplo, los miembros del equipo pueden ayudar a anotar todas las tareas para completar el proyecto.
Paso 3: Determinar la representación y el enfoque de la EDT
La representación podría ser una vista tabular o una estructura de árbol como se describe anteriormente. Por ejemplo, para un proyecto en particular, las dos vistas de WBS son las siguientes:
Paso 4: Definición de los principales entregables y niveles
Esto incluye desglosar los entregables principales en componentes y niveles adicionales. Hay tres niveles en una WBS. El primero es el proyecto completo, el segundo incluye todos los entregables necesarios para la finalización del proyecto y el tercero incluye la división o desglose de los entregables en partes más pequeñas como paquetes de trabajo. Los paquetes de trabajo tienen asociada una regla, es decir, no deben completarse en menos de 8 ni en más de 80 horas. Esta regla 8/80 se aplica solo a los paquetes de trabajo, ya que estos son los elementos que se asignan al miembro del equipo junto con una fecha límite asignada.
Paso 5: Regla del 100%
Esta regla establece que cada nivel de desglose en la WBS debe tener todos los elementos entregables que representan el 100% de su entrega principal. Esta regla es fundamental para garantizar que no haya duplicados. Para esto, es necesario asegurarse de que la suma de todos los entregables de la WBS sumen el 100% del proyecto completo. El 100% debe aplicarse a todos los subniveles para obtener resultados óptimos.
Paso 6: esquema de numeración
Después de definir los componentes de la WBS, a cada componente se le asignará un número que se puede denominar ID de la WBS. Esto representa la ubicación en la estructura WBS en la que se coloca cada nivel de WBS. En el primer nivel, el primer número o ID debe ser 1, y los siguientes componentes deben numerarse secuencialmente a partir de entonces. Por ejemplo, 1.1 se asignaría para el primer elemento de subnivel, 1.1.1 para otros elementos de subnivel. 1.2 se asignaría para otro subelemento de primer nivel.
Paso 7: Diccionario WBS
Este es un documento que describe todos los elementos de WBS.
Entonces, después de todos estos pasos, una plantilla WBS le gustaría a continuación:
Las descripciones de las tareas se pueden sangrar manualmente usando los botones 'Sangría' en la pestaña 'Inicio' o usando formato condicional. Además, otro enfoque podría ser crear una lista en la que el esquema de numeración también sea parte de la Descripción de la tarea para que no se requiera sangría adicional.
Ejemplo # 2
Al descomponer el proyecto, ahora configuramos Excel para acceder o recibir los datos. Ahora veamos a continuación cómo podemos crear una plantilla de este tipo en Excel:
Paso 1: cree las siguientes columnas en la parte superior:
- ID de tarea
- Descripción de la tarea
- Predecesor
- Propietario
- Papel
- % De finalización
- Fecha de inicio
- Fecha final
- Entregar a
Paso 2: Después de la creación de estas columnas, se formateará las celdas. Primero, formateamos la celda ID de tarea. Para formatearlo, primero resaltamos la columna designada para los números de ID de tarea haciendo clic en la letra en la parte superior de la columna. Haga clic con el botón derecho en la columna seleccionada y luego seleccione 'Formato de celdas' -> 'Número' y establezca los lugares decimales en 1. A continuación, formateamos la columna: Predecesor, que rastreará las dependencias de las tareas. Esto debe configurarse de la misma manera que 'ID de tarea'. La 'Fecha de inicio' y la 'Fecha de finalización' deben configurarse para aceptar las fechas ingresadas.
Paso 3: Ingrese los datos.
Paso 4: A continuación, podemos usar el formato condicional para varias tareas, por ejemplo, digamos que deseamos resaltar las tareas que están asociadas con un entregable en particular, o están asignadas a un miembro en particular, o tareas que vencen dentro de un rango de tiempo determinado.
Paso 5: También podemos ver la función 'barra de datos' para representar una columna como '% de finalización gráficamente'. Se puede acceder a esta función en el menú desplegable "Formato condicional".
Cosas para recordar
- Para crear una WBS eficiente, se deben usar sustantivos en lugar de verbos para mantener el enfoque en los entregables.
- Se debe utilizar una jerarquía o estructura de árbol para ilustrar la relación de los entregables para el alcance del proyecto.
- Mientras se profundiza en los niveles de WBS, se debe seguir la regla del 100%.
- La WBS debe construirse en colaboración con todos los miembros.
- El nivel superior de WBS representa el proyecto final.
- La duración de cada tarea no debe ser superior a 10 días.
- Cada tarea debe ser única y no debe haber duplicados.
- Puede ayudar en la estimación de costos detallada.
