¿Cómo imprimir etiquetas desde una hoja de cálculo de Excel?
La opción de imprimir etiquetas en Excel se utiliza para varios propósitos. Ahorra mucho tiempo a los usuarios en la disposición de los datos y la conveniencia de imprimir los datos presentados bajo una sola etiqueta o varias etiquetas. Se deben seguir los siguientes pasos para la creación de etiquetas e impresión, como se muestra en la figura.
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Como se describe en la figura, los pasos deben seguirse claramente para crear y usar las etiquetas de manera efectiva. Estos pasos son los mismos para todas las versiones de Excel de 2007 a 2016. Cada paso descrito es necesario para seguir los subpasos para imprimir las etiquetas.
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Ejemplos
En Excel, las etiquetas se imprimen de dos formas. Los siguientes ejemplos ilustran el uso e impresión de etiquetas desde la hoja de Excel.
Ejemplo n. ° 1: imprimir etiquetas de dirección desde Excel con la ayuda de Word
- Paso 1: En el primer paso, los datos se organizan en filas y columnas, creando los encabezados, como se muestra en la figura.
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Como se muestra en la figura, las columnas de encabezado se crean como ID de cliente, Título, Nombre, Apellido, Fecha de nacimiento, Dirección, ciudad y estado.
Asigne un nombre a los datos presentados en la hoja de Excel de la siguiente manera:
Seleccione la lista de direcciones en la hoja de Excel, incluido el encabezado.
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Vaya a la pestaña "Fórmulas" y seleccione "Definir nombre" en el grupo "Nombres definidos".
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Se abre un cuadro de diálogo llamado nuevo nombre. En eso, dé un nombre y haga clic en "Aceptar" para cerrar el cuadro.
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- Paso 2: cree el documento de combinación de correspondencia en Microsoft Word. Coloque el cursor sobre la pestaña Correspondencia y seleccione la opción ' Iniciar combinación de correspondencia '; luego, elija la opción de etiquetas como se muestra en la figura.
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Luego, se muestra el cuadro de diálogo de opciones de etiqueta, como se muestra en la figura.
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Haga clic en la pestaña Detalles para obtener una vista previa de las propiedades de la etiqueta.
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Aquí, podemos cambiar el margen, la altura, el ancho, el paso y el tamaño de la etiqueta y el ancho, alto y tamaño de la página. Haga clic en 'Aceptar' después de realizar los cambios necesarios. Luego, se muestra la página, como se muestra en la figura.
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Haga clic en la pestaña Diseño para agregar estilos de tabla a las etiquetas. La apariencia cambia, como se muestra a continuación.
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Paso 3: Vincule las etiquetas de la lista existente de Excel a la lista de correo.
- Vaya a la pestaña Correo y elija la opción " Usar una lista existente " de la categoría del participante seleccionado.
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Muestra el cuadro de diálogo "seleccionar fuente de datos" que se muestra en la siguiente captura de pantalla.
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Elija la hoja de Excel en la que se presenta la tabla creada y haga clic en abrir.
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Elija el nombre de la tabla y haga clic en el botón "Aceptar".
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Luego, se muestra la página, como se muestra en la figura.
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- Paso 4: Organice las etiquetas en la mesa.
Coloque el cursor en el primer registro de la tabla e inserte las etiquetas. Para hacer esto, haga clic en el botón " Insertar campo de combinación ".
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Haga clic en cada etiqueta una por una. Mientras inserta las etiquetas, enfóquese en la disposición de las etiquetas y presione “Enter” para agregar una etiqueta a la siguiente línea.
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A continuación, haga clic en la opción "actualizar etiquetas" para aplicar el mismo formato a los registros restantes de la tabla. Luego, se muestra la página.
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Vaya a Finalizar y fusionar y elija la opción "Editar documentos individuales".
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Ingrese los números de registro del 1 al 12 (varía según el tamaño de la tabla en la hoja de Excel) para fusionar los datos con las etiquetas del nuevo documento.
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Se mostrará como se indica a continuación.
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- Paso 5: imprima las etiquetas
Para imprimir las etiquetas, vaya a la opción de impresión en el menú Archivo de Excel.
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Las etiquetas se imprimen, como se muestra a continuación.
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Método # 2 - Imprima una etiqueta de dirección única desde Excel sin Word
- Paso 1: use la hoja de Excel, que tiene una pequeña macro para reorganizar los datos de la columna en las etiquetas de dirección imprimibles.
- Paso 2: ingrese los datos en la columna A.
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- Paso 3: presione CTRL + E para iniciar la macro de Excel.
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- Paso 4: Ingrese el número de columnas para imprimir las etiquetas.
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Luego, se muestran los datos.
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- Paso 5: establezca los márgenes personalizados como superior = 0,5, inferior = 0,5, izquierda = 0,21975 y derecha = 0,21975.
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- Paso 6: Establezca la opción de escala en "Se adapta a todas las columnas en una página" en la configuración de impresión y haga clic en imprimir.
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Cosas para recordar
- No olvide guardar una etiqueta creada para informes y facturas. Es compatible con el uso de las etiquetas en el futuro.
- El uso de plantillas de etiquetas en Word ahorra mucho tiempo en la creación e impresión de etiquetas.
- Asegúrese de que la hoja de Excel no presente celdas, filas y columnas vacías para evitar resultados inapropiados al fusionar en un documento de Word.
- Cree columnas individuales para los encabezados de nombre, apellido y título en lugar de una para segregar la información del destinatario.