¿Qué son los libros de entrada original?
Los libros de asientos originales, también llamados como el primer libro de asientos, es donde se registran y guardan todos los asientos del diario con todos los documentos de respaldo y los detalles de las transacciones, lo que proporciona la existencia y precisión de la transacción financiera contabilizada antes de que se realice la misma. recodificados o transferidos en los libros de contabilidad individuales.
Explicación
Los registros originales significan la entrada de diario inicial de la transacción que se mantiene junto con los documentos de respaldo y los detalles relacionados con la transacción. Mantiene registros de todo tipo de transacciones como comprobantes de gastos, facturas, transacciones en efectivo, transacciones bancarias, etc. Cuando todos los detalles de las transacciones se registran en los libros de entrada original, solo entonces la misma transacción se puede registrar en los libros contables individuales que rige el tipo de transacciones.
Ejemplo de libros de entrada original
Como los diferentes tipos, podría haber múltiples ejemplos para el mismo. Algunos de los ejemplos podrían ser:
- Diarios de efectivo: Los libros de entrada original donde se registran y mantienen todos los tipos de pagos y recibos realizados a través de efectivo. Para el período de entrada de un registro, cada transacción que implica el movimiento de entrada o salida del efectivo de la organización se registra en los diarios de caja con todo el respaldo o evidencia.
- Diarios bancarios: Al igual que los diarios de caja, los diarios bancarios también se mantienen para el período, que contiene todas las transacciones que implican el movimiento de importes de las cuentas bancarias de la organización.
- Diarios de ventas: Los diarios de ventas son los libros donde las entradas originales de cada transacción están directamente relacionadas con los ingresos por ventas de la organización.
- Diarios de compra: Los Diarios de compra son los libros donde se encuentran las entradas originales de la transacción relacionada con las compras.
Tipos de libros de entrada original
En general, es de dos tipos, que se muestran a continuación:
# 1 - Revistas especiales
Los diarios especiales son los libros especiales de entrada original donde se preparan diarios separados para diferentes tipos de transacciones. Una vez que todas las transacciones se registran en libros separados, estas transacciones o saldos se transfieren a sus libros contables individuales y separados. Ejemplos de tales revistas son:
- Diario de ventas: se utiliza para registrar la transacción de las facturas de venta cuando los bienes se han vendido a crédito.
- Diario de compras: se utiliza para registrar las transacciones de compras de la organización cuando los bienes se han comprado a los proveedores a crédito.
- Diario de caja o libro de caja: se utiliza para registrar el pago o recibo realizado en efectivo.
- Diario de devoluciones de ventas y devoluciones de compras : se utiliza para registrar los datos de devoluciones de ventas y compras devueltas. Etc.
# 2 - Diario general
Los diarios generales son los diarios que se utilizan para registrar las transacciones que no se registran en ningún diario especial o términos más fáciles; podría decirse como los libros de entrada para las transacciones que no están calificadas para ningún libro de entrada especial o específico.
Componentes
Como los libros de entrada original almacenan las transacciones, así como los detalles de las transacciones, es obligatorio mencionar algunos componentes específicos para registrar una transacción en los libros. Estos componentes son los siguientes:
- Fecha de la transacción: Antes de registrar una transacción en el diario, es obligatorio mencionar la fecha en la que ocurre la misma transacción o se registra en los libros de cuentas. En caso de que el diario se mantenga por fecha, se recomienda que la transacción se ingrese en la función de fecha correcta.
- Detalles de la parte relevante y la transacción: en caso de que las transacciones se registren en el diario especial, la transacción debe mencionar la parte a la que se le ha realizado la transacción de crédito, es decir, el proveedor en caso de transacción de compra pero en caso de que la transacción se haya registrado en el diario general la transacción debe mencionar los detalles de las partes relevantes.
- Narración: La narración con la transacción proporciona los detalles de la transacción y explica el motivo de la transacción o la naturaleza de la transacción es una forma breve.
- Proporcionar la referencia al documento original: debe proporcionar la referencia al documento original en base al cual se ha registrado la transacción, es decir, número de factura en caso de compra, etc.
- Detalles monetarios: la entrada debe mencionar el monto monetario involucrado en la transacción.
- Proporcione la cuenta del libro mayor: debe mencionar la cuenta del libro mayor relevante en la que se registraría la misma transacción después de la grabación completa con éxito en los libros originales.
Ventajas
- Con el mantenimiento de registros en los libros de entrada original, las transacciones diarias se registran en los libros y reduce las posibilidades de omisión de cualquier transacción.
- Dado que los libros mantienen todos los detalles de la transacción, así como un resumen de la transacción en las narraciones, cualquier error en la transacción podría identificarse fácilmente durante el franqueo en la cuenta del libro mayor individual.
- Las transacciones se registran en orden cronológico, por lo que es relativamente más fácil categorizarlas y transferirlas a libros de contabilidad relevantes.
Desventajas
- Las revistas son voluminosas y tienen muchos volúmenes, lo que dificulta mucho el manejo de los datos.
- No es fácil encontrar una transacción en particular a menos que la persona sepa la fecha de la transacción.
- El registro posterior de todas las transacciones en el libro mayor individual lleva mucho tiempo.
Conclusión
Books of Original Entry ayuda a la organización a registrar las transacciones diariamente con todo el respaldo y los detalles. Ayuda a mantener las transacciones en orden de preforma y la disposición de las mismas en orden cronológico hace que sea útil mantener los datos, y se reduce el error u omisión de la transacción. Siempre ayuda a rastrear el flujo de datos desde los estados financieros hasta los libros de cuentas principales.
