¿Qué es el procedimiento contable?
El procedimiento contable se define como el proceso de carácter estandarizado que realiza una función contable específica que está diseñada para incorporar mejores políticas de gestión de riesgos para que estas funciones se cumplan de manera más productiva y eficiente. El departamento de contabilidad realiza varias funciones, como realizar la facturación para sus clientes, proporcionar facturas a los proveedores, realizar la conciliación bancaria y, por lo tanto, estas tareas normalmente requieren procedimientos completos y simplificados.
Características del procedimiento contable
# 1 - Recopilación de información financiera
Comienza con la recopilación de documentos financieros. La información recopilada puede registrarse y mantenerse a través del modo físico o eléctrico. Las cintas de la caja registradora, las facturas entrantes, los recibos, los registros de salarios, los recibos de viaje y los formularios junto con las facturas son ejemplos de documentos financieros.
# 2 - Reconciliación y verificación de cuentas
Una vez registrados en el sistema, los contadores verifican la información financiera con la evidencia disponible. La conciliación de cuentas y los informes tanto internos como externos se realizan según los procedimientos contables establecidos. Estos procedimientos deben diseñarse y construirse de tal manera que registren información válida, objetiva y precisa. Los procedimientos deben ser coherentes y comparables.
Ejemplos de procedimientos contables
Ejemplo 1
El mejor ejemplo para describir el punto anterior es el de la valoración de inventarios. Una vez que se determina que los inventarios deben registrarse y valorarse utilizando el método de inventario primero en entrar, primero en salir, no se debe cambiar a ningún método de valuación alternativo, como el método de inventario LIFO o el método de promedio ponderado.
Ejemplo # 2
Otro ejemplo podría ser el de los procedimientos de facturación en los que las facturas se emiten generalmente a los clientes. Esto implica tres tareas generales, a saber, la recopilación de información para las facturas, la creación de facturas y su devolución a los clientes. Las personas responsables del proceso de facturación pueden revisar la información de facturación diaria y verificar los precios para procesar el pedido. Una vez que se completa la actividad de revisión, puede solicitar al sistema que imprima las facturas en un lote y en el que dichas facturas impresas se envíen a la dirección de facturación.
Ejemplo # 3
La determinación de la nómina de los empleados es otro ejemplo. El ejecutivo de nómina puede recopilar la siguiente información, como hojas de tiempo en las que puede revisar y aprobar las hojas de tiempo para registrar las horas dedicadas a los empleados que trabajan para dicha tarea. Para las tareas trabajadas se aplica la tasa salarial correspondiente, que a su vez se utiliza para determinar el salario bruto y el salario neto después de las deducciones fiscales.
Ejemplo # 4
El cálculo de la depreciación de los activos fijos es otro ejemplo. Basándose en los requisitos de presentación de informes sobre impuestos o para fines contables, se puede considerar la adopción del método de depreciación MACRS o de depreciación lineal para determinar el gasto de depreciación del activo.
Ventajas
- TI ayuda en el proceso de toma de decisiones, ya que proporciona un marco y también una división eficaz del trabajo entre los departamentos de contabilidad.
- Los diferentes procedimientos contables requieren diferentes niveles de especialización y habilidades para registrar la información en los sistemas contables.
- Ayuda en el registro de información de naturaleza financiera y no financiera.
- Garantiza que la información registrada se pueda verificar de forma cruzada. Ayuda a elaborar estados financieros de naturaleza uniforme y que podrían utilizarse para análisis de la industria.
- La aplicación de los procedimientos contables correctos garantiza la eficiencia y el ahorro de tiempo en términos de registrar información en el sistema.
- Garantiza que los registros comerciales se mantengan en orden cronológico.
- Garantiza que la empresa cumpla con todos los requisitos legales y reglamentarios.
Desventajas
- Las cuentas mantenidas y formadas según los procedimientos contables pueden manipularse fácilmente si los procesos no se revisan de acuerdo con las presentes directrices aplicables prescritas según las normas contables y el cumplimiento legal.
- La información compartida y preparada a través de los procedimientos adoptados puede estar sesgada debido a errores y juicios humanos.
- El incumplimiento de los principios contables en los procedimientos puede resultar en el registro incorrecto de información.
- Ayuda en la división del trabajo entre diferentes departamentos. Aún así, también resulta en la creación de silos innecesarios, lo que a su vez produce dificultad en el proceso de conciliación de la información financiera.
Conclusión
Los procedimientos contables son un conjunto de tareas o procesos que ayudan al departamento de contabilidad a optimizar y realizar funciones contables útiles. Esto asegura una mejor gestión de la información con una mayor transparencia y un informe sólido de los hechos. Los procedimientos de contabilidad correctos y precisos ayudan en la preparación de estados financieros útiles y precisos.
