Datos de grupo en Excel
Cuantos más datos tenga, más confusión creará en la hoja de resumen final. Por ejemplo, si muestra informes de ventas mensuales de diferentes categorías y si las categorías son demasiadas, no podemos ver la vista completa del resumen en un solo marco de ventana. Cuando el resumen excede más de un marco de ventana, entonces necesitamos desplazarnos hacia abajo o desplazarnos para ver los números del otro mes, por lo que en tales casos, es una buena idea agrupar los datos. En este artículo, le mostraremos las formas de agrupar datos en Excel.
Demasiadas líneas de pedido de subcategorías pueden resultar abrumadoras de ver y muy complejas de leer; esto aumenta las posibilidades de leer incorrectamente. Lo bueno es que Excel es flexible, y podemos organizar los datos al grupo para crear un resumen preciso agregando signos MÁS o MENOS.
¿Cómo agrupar datos en Excel?
Ejemplo 1
A continuación, se muestra el resumen del resumen de ventas mensuales en diferentes categorías de la empresa.
Como puede ver arriba, solo pudimos ver un resumen de dos meses en la vista de una sola página. Para ver el resumen de otros meses, debemos desplazarnos hacia la derecha de la hoja para ver otros meses restantes para ver el resumen, pero al agrupar los datos, podemos verlos en una vista de una sola página como la que se muestra a continuación.
Ok, déjame mostrarte cómo agrupar la división de la subcategoría del primer mes.
- Paso 1: seleccione las columnas que necesitamos agrupar; en este ejemplo, necesitamos agrupar columnas de división de subcategorías y ver el único total mensual, por lo que debemos seleccionar solo columnas de subcategorías.
- Paso 2: Después de seleccionar las columnas del grupo, vaya a la pestaña Datos; bajo la categoría de esquema de la pestaña Datos, tenemos una opción de "Grupo".
- Paso 3: Haga clic en la lista desplegable en Excel de "Grupo" y nuevamente elija "Grupo".
Tan pronto como seleccione la opción "Agrupar", podemos ver que las columnas seleccionadas están agrupadas.
Haga clic en el icono "Menos" para ver solo el total del mes "Ene".
- Paso 4: De manera similar, seleccione las columnas "Febrero" del segundo mes y agrupe los datos.
- Paso 5: Un consejo aquí es que no necesita hacer clic en la opción "Grupo" cada vez que se encuentra en la pestaña DATOS; más bien, una vez que finaliza la agrupación del primer mes, seleccione la columna del segundo mes y presione la tecla F4 para repetir la tarea anterior una vez más.
Así, repita los pasos de cada mes para agrupar los datos.
Por lo tanto, siempre que queramos ver la división de la subcategoría del mes en particular, solo tenemos que hacer clic en el símbolo del icono MÁS para expandir la vista de columnas agrupadas.
Por ejemplo, si quiero ver los valores de división de la subcategoría del mes "Mar", entonces debemos hacer clic en el símbolo del icono "MÁS".
Para agrupar las columnas, haga clic en el signo menos.
Ejemplo # 2 - Tecla de acceso directo para agrupar los datos
Un atajo es una forma de aumentar la productividad en Excel, por lo que agrupar los datos para tener una tecla de atajo.
La tecla de método abreviado para el grupo de datos seleccionados es ALT + MAYÚS + Flecha derecha.
- Paso 1: Primero, seleccione las columnas que desea agrupar.
- Paso 2: Ahora presione la tecla de método abreviado ALT + MAYÚS + Flecha derecha.
Ejemplo n. ° 3 - Ver datos contraídos (expandidos) y agrupados rápidamente
Como hicimos anteriormente, podemos agrupar los datos para ver un resumen de una sola página o un resumen del marco de una sola ventana en Excel. Cuando agrupamos los datos en la parte superior izquierda de la hoja de trabajo, podemos ver botones de nivel.
Si hace clic en el botón del primer nivel, es decir, "1", podemos ver los datos "Agrupados"; cuando hacemos clic en el botón de nivel "2", podemos ver datos expandidos.
Cosas para recordar
- La agrupación es la forma de mostrar solo los datos principales.
- Al agrupar los datos de Excel, debemos seleccionar todas las columnas de datos que necesitamos agrupar y omitir la columna que debe verse.
- La tecla de método abreviado para agrupar las columnas de datos seleccionadas es ALT + MAYÚS + Flecha derecha.
