¿Cuáles son las reglas de las entradas de diario?
Diario es el libro de asiento original, en el que cualquier transacción comercial se registra por primera vez y de manera cronológica y existen reglas de débito y crédito que se aplican a dicho registro. Dichas reglas varían según la naturaleza de las cuentas que se considerarán en la transacción.
La clasificación más popular es la cuenta personal, real y nominal y las reglas de estas son las siguientes:
# 1 - Cuenta personal
Una cuenta personal es la de una persona, empresa, organización, como un banco, etc.
- Débito al receptor, acredite al donante
- Las cuentas que se incluyen en esta categoría son: deudores, acreedores, etc.
# 2 - Cuenta real
La cuenta real es la cuenta de elementos tangibles e intangibles como inventario, efectivo, cuenta bancaria, planta y maquinaria, etc.
- Débito lo que entra, acredita lo que sale
- Las cuentas que caen en esta categoría son: efectivo, saldo bancario, existencias de bienes, compras, ventas, planta y maquinaria, etc.
# 3 - Cuenta nominal
Esta cuenta es la cuenta de ganancias, pérdidas, ingresos y ganancias.
- Cargar todas las pérdidas y gastos, acreditar todos los ingresos y ganancias.
- Las cuentas que caen en esta categoría son Beneficio, Intereses, Dividendos, Depreciación.
Ejemplo de reglas para asientos de diario
Ahora, tomemos algunas transacciones de ejemplo para comprender estas reglas en el contexto empresarial:
El 1 st de abril de 2020 Ron y hijas. inició su actividad con un efectivo de $ 2000 que recibió del propietario, el Sr.Ron
- Esta transacción trata con dos cuentas, la cuenta de Ron y la cuenta de efectivo.
- La cuenta de Ron es una cuenta personal. Ron es el donante en esta transacción, por lo que se debe acreditar su cuenta. La cuenta del propietario se llama cuenta de capital
- El efectivo es una cuenta real, y entra, por lo que debe debitarse.
El 2 º de abril de 2020 Ron Inc. compró bienes con dinero en efectivo por $ 200
- Esta transacción trata con dos cuentas; Cuenta de compra de bienes adquiridos y cuenta de caja
- La cuenta de compra es una cuenta real. Las mercancías entran, por lo que la cuenta debe cargarse.
- El efectivo es una cuenta real y sale, por lo que debe acreditarse.
El 3 rd de abril de 2020 Ron Inc. vendió bienes por dinero en efectivo por $ 300
- Esta transacción trata con dos cuentas; Cuenta de ventas para bienes vendidos y cuenta de efectivo
- La cuenta de ventas es una cuenta real. Los bienes salen, por lo que se debe acreditar la cuenta.
- El efectivo es una cuenta real, y entra, por lo que debe debitarse.
El 4 de RTH de abril de 2020 Ron Inc. deposita dinero en su cuenta bancaria $ 500
- Esta transacción trata con dos cuentas, cuenta bancaria y cuenta de efectivo.
- Una cuenta bancaria es una cuenta real y entra, por lo que la cuenta debe ser debitada.
- El efectivo es una cuenta real y sale, por lo que debe acreditarse.
El 31 st de abril de 2020 Ron Inc. le paga un salario a los empleados $ 50 en efectivo.
- Esta transacción trata con dos cuentas, una cuenta de salario y una cuenta de efectivo.
- La cuenta de sueldos es una cuenta nominal y es un gasto, por lo que la cuenta debe ser debitada.
- El efectivo es una cuenta real y sale, por lo que debe acreditarse.
Regla de la clasificación de activos / pasivos
Veamos la regla de la clasificación Activo - Pasivo
- Los activos se cargan cuando aumentan y se abonan cuando disminuyen
- Los pasivos se abonan cuando aumentan y se cargan cuando disminuyen
Veamos todas las transacciones anteriores de Ron & Daughters de esta clasificación;
1 er abril
- La empresa le debe a Ron el dinero que ha invertido en la empresa y, por lo tanto, es un pasivo desde el punto de vista de la empresa. A medida que aumenta la responsabilidad, se acredita la cuenta de Ron
- El efectivo es un activo y aumenta, por lo que debe cargarse.
2 nd abril
- Los bienes son activos y aumentan, por lo que la cuenta debe cargarse
- El efectivo es un activo y disminuye, por lo que debe acreditarse.
3 er abril
- Los bienes son activos y disminuyen, por lo que la cuenta debe acreditarse
- El efectivo es un activo y aumenta, por lo que debe cargarse.
4 RTH abril
- Una cuenta bancaria es un activo y aumenta, por lo que debe cargarse.
- El efectivo es un activo y disminuye, por lo que debe acreditarse.
31 st abril
- El salario impago es un pasivo, y eso disminuye, por lo que la cuenta debe ser debitada
- El efectivo es un activo y disminuye, por lo que debe acreditarse.
Necesitamos señalar algunos puntos:
- Ambos métodos conducen a las mismas entradas
- Cada entrada involucra al menos dos cuentas, lo que se carga también se acredita. Se conoce como el sistema de contabilidad de partida doble.
Ahora registremos las transacciones anteriores en un diario adecuado:
Nota
Necesitamos señalar algunos puntos:
- Las cuentas que se cargan tienen 'dr.' escrito contra ellos
- En algunos países, la palabra 'Para' se evita en la parte de crédito de la entrada.
- F. son las siglas de Ledger Folio. Es la columna en la que escribimos el número de página del libro mayor donde se registra esta entrada.
- Cada transacción tiene una narración que describe lo que está sucediendo en esta transacción. En algunos países, la palabra 'ser' no se usa mientras que es obligatoria en otros países. Estas son diferencias mínimas, pero el proceso de contabilidad general sigue siendo el mismo.
- El diario se prepara para un período, como un mes, y los totales se transfieren al período siguiente.
- La columna total de débito y crédito siempre debe coincidir; de lo contrario, hay un error en la grabación.
- A veces hay un error en el registro incluso cuando los totales coinciden, como la omisión de la entrada, por lo que este no es un control infalible, pero sigue siendo un control.
- Las pérdidas y ganancias se calculan al momento de crear un libro mayor y la preparación de la cuenta de resultados. También hay entradas de diario para lo mismo; sin embargo, en aras de la simplicidad, no se mencionan aquí.
Conclusión
Entonces, para resumir, hay dos métodos de clasificación, según los asientos del diario que se registran. Cada método tiene sus propias reglas, pero las entradas resultantes siguen siendo las mismas. Ambos métodos se basan en el 'Sistema de doble entrada', que es la columna vertebral de la contabilidad e implica que cada transacción implica el registro en al menos dos cuentas, una se carga y la otra se acredita.
El diario es el primer libro de cuentas donde se registran las transacciones en el proceso de contabilidad, y es el paso más crítico. Cualquier error aquí puede provocar errores en todos los pasos futuros.
