Significado de la pista de auditoría
Una pista de auditoría es un registro sistemático para rastrear la fuente de datos financieros y proporciona evidencia cronológica y documental de una serie de actividades y, por lo tanto, se utiliza para verificar la precisión de los datos y realizar un seguimiento de las transacciones.
Responde a tres preguntas básicas:
- Cual fue el evento?
- ¿Quién ha lanzado / iniciado el evento?
- ¿La fecha y hora del evento?
Ejemplos de pistas de auditoría
A continuación se muestran algunos de los ejemplos.
Ejemplo 1
¿Cuál sería una pista de auditoría para una transacción de compra de cartón?
Solución -
Consistirá en un recibo con los detalles del efectivo pagado a cambio del cartón, la fecha de la transacción y el lugar desde donde se compra.
Ejemplo # 2
Una empresa quiere comprar una computadora portátil para sus empleados. ¿Qué se incluiría todo en una pista de auditoría?
Solución -
El equipo de finanzas generará una orden de compra para autorizar una compra. La tienda en la que se compra la computadora portátil le dará la factura con detalles de la fecha de venta, el monto y la descripción del artículo comprado. Todos estos documentos constarán de una pista de auditoría.
Ventajas
Los diferentes usuarios lo usan de manera diferente, según los requisitos. A continuación se muestran las ventajas significativas de este sendero:
- Rendición de cuentas: establece la responsabilidad en términos de las acciones de los usuarios. Evita la introducción de información indebida o el acceso no autorizado a la información. Además, se registra cada acción del usuario, lo que ayuda a rastrear los respectivos cambios / modificaciones en el sistema.
- Reconstrucción de eventos: puede revivir información completa y rastrear los detalles básicos relacionados con un evento de quién, cuándo y qué. Ayuda en la detección de problemas de origen y rectificación de los mismos para prevenir futuras ocurrencias.
- Detección de intrusiones: ayuda a identificar el acceso no autorizado. Muchas regulaciones lo han hecho obligatorio para mantener la confidencialidad de los datos. Se extiende a la protección de la propiedad intelectual, registros financieros, información personal, etc.
- Identificación de problemas: a través del monitoreo en tiempo real, los registros de auditoría identifican problemas que indican problemas operativos, actividades inusuales o sospechosas o errores del sistema.
- Evite el fraude: cuando se mantienen registros adecuados, es fácil detectar inconsistencias. Además, dado que los usuarios saben que las transacciones están registradas y son rastreables, es probable que no intenten realizar dicha actividad.
- Ayuda en auditorías: para la mayoría de las empresas, una auditoría es obligatoria. Cuando se mantiene el rastro de cada transacción correctamente, a los auditores les resulta fácil determinar la validez. Hace que la auditoría sea rentable y en tiempo real. También ayuda a los auditores a confiar en los controles internos de la empresa y ayuda a decidir el ámbito de la auditoría.
- Identificación y corrección de errores: proporciona información completa y fácilmente disponible que se puede examinar fácilmente para encontrar errores, si los hubiera. Dado que rastrea todo, el error se puede corregir a la vez y ahorra tiempo a varias personas que corrigen el error en numerosas ocasiones.
- Cumplimiento de los estándares regulatorios: para cumplir con el estándar regulatorio, es crucial mantener un registro de auditoría. Ayuda a comprender la esencia de las transacciones cuando sea necesario para fines legales.
- Documentos de préstamo: los prestamistas requieren alguna prueba de ingresos y flujos de efectivo antes de otorgar préstamos a una empresa. Este rastro mantiene un registro detallado de las transacciones que pueden ayudar a proporcionar los documentos necesarios.
Limitaciones
- Desafío para mantener la pista de auditoría, incluida la ubicación utilizada para el acceso y el almacenamiento
- Los registros de datos pueden ser pesados, lo que conduce a un aumento de los costos de almacenamiento.
- A veces resulta difícil lograr un equilibrio entre la protección de datos y el rendimiento operativo.
- La pérdida de datos por uso inadecuado puede costar mucho con daño directo a las ganancias y reputación o acciones legales.
Conclusión
- La información de la pista de auditoría debe almacenarse en un lugar seguro
- Debe haber una copia de seguridad periódica y oportuna de este sendero.
- Solo se debe recopilar información útil para evitar altos costos de almacenamiento
- Los registros de auditoría deben revisarse a intervalos regulares.
- Los usuarios del sistema deben conocer las pistas de auditoría para garantizar la disponibilidad de pistas.
