¿Qué es la hoja de verificación?
Hoja de verificación se refiere a un tipo de documento que se utiliza para registrar datos en el momento y lugar de la operación de interés. Por lo general, se toma un documento en blanco para comenzar y luego se diseña para un registro fácil, rápido y efectivo de los datos requeridos, que pueden ser cualitativos o cuantitativos.
Esta hoja ayuda a identificar todos los posibles errores y tiene la flexibilidad de agregar más fuentes de error según la experiencia práctica. Luego, se utilizan para registrar datos sobre los errores, que finalmente se utilizan para analizar el problema operativo. Esta hoja forma una parte importante de las siete herramientas de control de calidad del Dr. Kaoru Ishikawa.
¿Cómo preparar una hoja de verificación?
- Seleccione el problema que debe resolverse y luego elabore la definición operativa del problema.
- Determine desde cuándo comenzar y durante cuánto tiempo se deben recopilar los datos.
- Tome un documento en blanco y diséñelo de tal manera que los datos se puedan registrar rápidamente. Por ejemplo, registre los errores usando marcas de verificación o símbolos similares en las casillas de verificación que se encuentran junto al tipo de error.
- Realice una prueba breve para asegurarse de que cumple el propósito de recopilar datos de manera adecuada.
- Una vez comprobada y confirmada, esta hoja está lista para su uso.
Ejemplos de hojas de verificación
El siguiente ejemplo muestra la hoja de verificación preparada para comprender los principales problemas subyacentes a la avería del vehículo.
Verificar tipos de hojas
- Hoja tabular: se utiliza generalmente para recopilar datos sobre problemas de calidad y determinar la frecuencia de cualquier evento, por ejemplo, las razones de los accidentes durante los experimentos de laboratorio.
- Hoja de ubicación: generalmente emplea una representación de los problemas basada en un diagrama. Por ejemplo, se pueden indicar los daños y abolladuras en la carrocería de un automóvil marcando la ubicación correspondiente en su imagen.
- Hoja gráfica: se utiliza una forma gráfica de representación de modo que el observador pueda recopilar datos y visualizar la distribución de los datos.
Verificar formato de hoja
Una hoja de verificación diseñada apropiadamente cubre varios puntos, como la frecuencia y ubicación del evento del defecto, si se han completado o no las inspecciones, etc. Algunos de los puntos comunes que generalmente se incluyen en el formato de una hoja de verificación son los siguientes:
- Nombre del operador
- Tipo de datos que se recopilan
- Una ubicación donde los datos se recopilan
- Programa de recopilación de datos
- El objetivo de la recopilación de datos
El siguiente es uno de los formatos comunes utilizados para la hoja de verificación.
¿Cuándo usar?
- Los datos pueden ser observados y recopilados continuamente en el mismo lugar por la misma persona.
- Los datos se recopilan para capturar la frecuencia o los patrones de eventos problemáticos.
- Los datos se recopilan de un proceso de producción.
Aplicaciones
Estos suelen estar asociados con tareas menores de registrar eventos de defectos; puede ser beneficioso para registrar elementos esperados en el proceso, mostrar el desempeño del proceso, identificar las causas del evento de defecto y revelar tendencias o patrones en los eventos de defecto.
Reemplazo
A lo largo del período de tiempo, las hojas de verificación se han vuelto arcaicas, ya que han sido sustituidas gradualmente por varios software de gestión de procesos comerciales modernos. Este nuevo conjunto de software permite el registro automático de datos más complejos y prácticamente elimina la dependencia de la inteligencia humana y la fiabilidad de las hojas de verificación. Básicamente, ahora los datos se pueden registrar automáticamente, y se pueden organizar y presentar de la forma que se requiera en unos pocos clics. De hecho, algunos de los software de gestión de procesos comerciales disponibles producen la salida en un formato gráfico listo para usar que es más conveniente para los usuarios.
Consejos
- Asegúrese de que todos los operadores involucrados en el proceso estén debidamente capacitados y comprendan claramente cada sección de la hoja de verificación.
- Ejecute un breve ejercicio piloto para validar que la hoja captura los datos requeridos de manera adecuada y, si es necesario, realice las mejoras necesarias.
- En la medida de lo posible, intente utilizar datos cuantitativos en lugar de datos cualitativos, ya que los primeros dan como resultado pruebas más concluyentes.
