¿Qué es el sistema de anticipos?
Imprest System es un tipo de sistema de contabilidad financiera que está diseñado para rastrear y documentar cómo se ha utilizado el efectivo. El ejemplo más común incluye el sistema de caja chica que contabiliza todas y cada una de las transacciones de caja chica para mantener un equilibrio en el fondo que es igual al total de recibos de caja chica y efectivo adicional que queda en el fondo.
Ejemplos
A Ltd busca crear una reserva para mantener todas sus transacciones de caja chica. Como departamento administrativo de A ltd, orientar el mismo con los trámites formales con la ayuda de los cuales puede crear un fondo de caja chica. El sistema de anticipos de caja chica es uno de los tipos más comunes de un sistema de anticipos que se utiliza para registrar transacciones menores durante los momentos en que es inconveniente o poco práctico para los usuarios cortar cheques.
Las cuentas de caja chica generalmente mantienen una cantidad predeterminada de efectivo que se puede utilizar para diversos fines, como reembolsar los gastos de los empleados, pago de gastos menores, etc. Una ltd puede crear un fondo de caja chica reconociendo y registrando todas las transacciones de caja chica con la ayuda de los siguientes pasos-
- Se asigna una cantidad predeterminada de efectivo para crear un fondo de caja chica. Esta cuenta se registra por separado en el libro mayor de una organización.
- En el siguiente paso, la empresa debe identificar todos sus gastos nominales que se pagan en efectivo y, en consecuencia, documentarlos todos en el sistema con recibos.
- Para mantener un saldo predeterminado, la empresa debe completar su fondo de caja chica de vez en cuando.
- La empresa debe monitorear regularmente el fondo de caja chica para que no haya posibilidad de discrepancia entre el monto de efectivo esperado y el monto de efectivo real.
- El departamento administrativo debe realizar un proceso de investigación apropiado en caso de que encuentre alguna discrepancia.
Ventajas del sistema de anticipos
# 1 - Detección de fraude
El sistema de anticipos elimina las posibilidades de gastos no autorizados, ya que los fondos se designan para fines predeterminados. Esto, a cambio, facilita el seguimiento de los gastos y la notificación de las discrepancias, lo que en última instancia ayuda a detectar y, más bien, a eliminar las posibilidades de fraude.
# 2 - Reducción de errores
El cajero revisa el libro de caja chica a intervalos frecuentes y, en caso de que exista algún error o error, el mismo se puede rastrear y rectificar fácilmente.
# 3 - Regulación de Gastos Menores
Los gastos menores se gestionan con los límites establecidos por el sistema de anticipos, lo que hace que sea casi imposible para el pequeño cajero gastar más dinero que el efectivo menor disponible en la cuenta.
# 4 - Reduce la carga del jefe de caja
El libro de caja chica libera tanto al libro de caja como al jefe de caja de la carga de registrar los gastos menores y nominales.
# 5 - Método simple y rápido
Comparado con otros métodos, este es demasiado rápido, simple, accesible y conveniente al mismo tiempo. El método se puede utilizar rápidamente para proporcionar fondos para las compras de los empleados. Es uno de los mejores métodos conocidos para realizar compras nominales.
# 6 - Facilidad en la reconciliación
La conciliación del libro de caja chica también es simple y sin complicaciones.
Desventajas del sistema de anticipos
# 1 - Sistema desactualizado
El libro de caja chica es un sistema en gran parte obsoleto e ineficiente, y no satisface las necesidades y expectativas de los requisitos actuales de la empresa. Ahora hay mejores alternativas como tarjetas prepagas disponibles con las empresas que están diseñadas específicamente teniendo en cuenta las necesidades y requisitos actuales.
# 2 - Inconveniente para gastos mayores
Uno de los principales inconvenientes de utilizar un sistema de anticipos es que causa grandes inconvenientes para gastos mayores. El sistema es altamente compatible y conveniente para gastos más pequeños, mientras que es opuesto para gastos más grandes.
# 3 - Errores contables
Dado que no existe un sistema de documentación secundario para rastrear los gastos nominales en efectivo, no se pueden negar las posibilidades de errores contables en el sistema de caja chica.
# 4 - Gasto excesivo
No establecer los límites de gasto para cada transacción nominal puede incluso poner a una organización en riesgo de enfrentar un gasto excesivo en compras.
# 5 - Robo
En ausencia de controles adecuados, los empleados pueden hacer un uso indebido de la cuenta de caja chica de la empresa y será difícil averiguar quién sacó el efectivo.
# 6 - Apropiación indebida
En ausencia de controles adecuados, hay muchas posibilidades de que los mismos sean malversados por los empleados de la empresa, ya que la caja chica es un tipo de activo líquido.
Puntos importantes
- Por lo general, los custodios controlan los fondos de caja chica, que ayudan a manejar las cuentas y distribuyen efectivo a los empleados de la empresa. A cambio, este último proporciona los recibos que están totalmente relacionados con el negocio.
- Los fondos de caja chica se establecen con un monto predeterminado, y el mismo se registra en el libro mayor de la entidad.
- El departamento administrativo de una organización tiene la responsabilidad de mantener el libro de caja chica.
- Todos los gastos que se pagan con los fondos de caja chica deben necesariamente documentarse junto con los recibos.
- El sistema de anticipos también se puede utilizar para cubrir la nómina de los empleados, los dividendos, los incentivos, las bonificaciones, las recompensas y los gastos de viaje.
Conclusión
- La cuenta de caja chica es un sistema de anticipos muy utilizado en el que se registran los gastos nominales. El sistema de caja chica es un método sencillo y fácil de usar que permite la reposición de todos los gastos. El sistema mencionado anteriormente puede ayudar a una organización de muchas formas.
- Las organizaciones pueden utilizar el sistema de caja chica para la reducción de errores, eliminación de fraudes, control de gastos menores, reducción de la carga de los cajeros principales y otras cosas.
- Pero los usuarios del sistema de anticipos también deben ser conscientes de sus múltiples inconvenientes, como las posibilidades de robo, apropiación indebida, gastos excesivos, etc., y utilizar los mismos en consecuencia. Las organizaciones deben, por tanto, diseñar un conjunto de políticas que dicten cómo se debe manejar el efectivo para evitar todos los problemas asociados.
