Plantilla de seguimiento de facturas - Descarga gratuita (ODS, Excel, PDF y CSV)

Otras versiones

• Excel 2003 (.xls)
• OpenOffice (.ods)
• CSV (.csv)
• Doc portátil. Formato (.pdf)

Plantilla de seguimiento de facturas: seguimiento de facturación automática y estado de pago

Una plantilla de seguimiento de facturas puede ser muy ingeniosa para una organización. Facilita a las empresas la evaluación del resumen de antigüedad de sus clientes y el seguimiento de su estado de pago. Con el seguimiento de facturas, las empresas pueden realizar facturación automática, programación de facturas, recopilar información sobre sus entradas y salidas de efectivo, seguimiento de pagos, seguimiento de facturas e incluso personalizar sus plantillas de facturas.

Esto hace posible que las empresas realicen la facturación y la contabilidad en un solo lugar e incluso les permite enviar recordatorios automáticos a sus clientes para liquidar sus pagos pendientes. El seguimiento de facturas puede ser una experiencia perfecta para las empresas, ya que les resulta fácil crear facturas y realizar un seguimiento de los pagos pendientes.

Acerca de la plantilla

• Una empresa que esté dispuesta a realizar un seguimiento de sus facturas puede ahorrar fácilmente su tiempo y energía con el uso de esta plantilla. Tiene todos los elementos requeridos que una empresa necesitará para seguir sus facturas.
• Los elementos que se mencionan obligatoriamente en la factura son los detalles del vendedor, el comprador cuya factura se debe rastrear, el número de factura, la fecha de la factura y toda la demás información sobre cada transacción realizada por una empresa durante el período para el que se realiza la factura.

Elementos

Los detalles requeridos en la plantilla de factura proporcionada anteriormente se proporcionan y se analizan a continuación:

# 1 - Encabezado de la plantilla

La plantilla debe tener un encabezado que indique "plantilla de seguimiento de facturas". La razón para proporcionar este encabezado sería garantizar que el usuario pueda comprender fácilmente el propósito de esta plantilla.

# 2 - Fecha de la factura

La fecha de la factura es crucial para que la proporcione el proveedor, y la misma no debe ser mencionada incorrectamente ni omitida. La fecha debe proporcionarse en la parte superior y también en el lado derecho de la plantilla.

# 3 - El resumen de envejecimiento de los deudores

El resumen de antigüedad de un deudor en particular debe aparecer en la esquina superior izquierda y ofrecer el resumen de antigüedad junto con las fechas. Después de proporcionar toda esta información, el total pendiente debe calcularse sumando todos los valores de antigüedad. Este resumen se calculará en base a los detalles elaborados en la parte de trabajo de la factura.

# 4 - Detalles de la empresa (vendedor)

La empresa que está en el frente de ventas debe necesariamente ofrecer sus detalles en la factura cuando y donde se le solicite. El lado superior izquierdo de la factura debe contener los detalles del proveedor, como el nombre de la empresa, la dirección completa junto con el código postal y el país, identificación de correo electrónico, fax y un número de referencia.

# 5 - Detalles de los deudores

El nombre del deudor que necesita ser rastreado en la factura debe mencionarse debajo de los detalles de los proveedores. Además del nombre, su número de contacto y dirección también deben proporcionarse en la factura de seguimiento. Es necesario mencionar estos detalles en el lado izquierdo, justo debajo de los detalles de la empresa proveedora.

# 6 - Segmento de cálculo

El segmento de cálculo se puede dividir en varios subtítulos. Estas divisiones se proporcionan y analizan a continuación:

# 7 - Fecha

La fecha de cada transacción debe proporcionarse en la factura. Facilitará el siguiente proceso de cálculo para evaluar la edad de los deudores.

# 8 - Número de factura

El número de factura debe proporcionarse inmediatamente después de la fecha. Se asegurará de que las transacciones que se ingresen se organicen en serie y no al azar.

# 9 - Nombre de los clientes

• Los nombres de los deudores o clientes deben mencionarse junto a la fecha. Es fundamental mencionar el nombre de los clientes porque no se trata de una factura para clientes individuales. Este tipo de factura se crea después de incorporar detalles de todas las transacciones realizadas por una empresa con diferentes tipos de clientes.
• Todos los clientes que realizaron transacciones con la empresa por el período de la factura en preparación deben estar debidamente ingresados. Facilita el proceso de seguimiento del estado de pago de los clientes para las empresas y también les permite tratar con sus clientes de acuerdo con su patrón de pago.
• Por ejemplo, si un deudor retrasa sus pagos, entonces la empresa optará por no emitirle más bienes a crédito y se asegurará de que haya procesos de seguimiento adecuados, mientras que un deudor que paga a tiempo siempre será respaldado y valorado por la empresa. .

# 10 - Otros detalles

La empresa también debe proporcionar fechas de vencimiento para cada transacción junto con el pago vencido y recibido de un cliente; y en consecuencia calcula su resumen de antigüedad, saldo pendiente y, en base a todo esto, evalúa su estado.

Cómo utilizar esta plantilla de seguimiento de facturas

Los siguientes son los pasos que deben seguirse para utilizar la plantilla de seguimiento de facturación:

• Una persona que usa una plantilla debe ingresar todos los detalles requeridos en los campos que aún no están prellenados.
• El usuario debe comenzar nombrando la factura para que se pueda conocer el propósito de esta factura.
• El usuario debe mencionar los detalles de su empresa como nombre, dirección de la oficina, número de contacto, identificación de correo electrónico y fax.
• El usuario también debe proporcionar la fecha de la factura en la plantilla.
• El usuario debe mencionar el nombre, la dirección y el número de contacto del cliente o el estado de envejecimiento del cliente y el resumen que está dispuesto a conocer.
• El usuario debe pasar al siguiente segmento y completar los detalles de cada transacción, como el número de serie, la fecha de la transacción, el cliente de esa transacción, la fecha de vencimiento del pago, el monto adeudado y el monto recibido contra esa transacción.
• Una vez que se proporcionan todas estas entradas, el usuario debe calcular el resumen de antigüedad y evaluar el monto pendiente para ese cliente con respecto a sus transacciones y mencionar su estado de pago en consecuencia.