¿Qué es la contabilidad de nómina?
La contabilidad de la nómina es una función contable dentro de la organización que analiza la gestión, el registro, la determinación y el análisis de la compensación de los empleados. Trabajan para el cálculo de impuestos y beneficios junto con el salario que se les da a los empleados.
Explicación
La función de contabilidad examina la conciliación de los beneficios de los empleados, como los planes de jubilación y las gratificaciones. Determina los impuestos a pagar por cada empleado correspondientes a los salarios a pagar por la organización. También determina la cantidad que se deduciría de los salarios pagaderos.
Estas deducciones siempre están en consonancia con las leyes legales aplicables. Las deducciones bajo las leyes de los Estados Unidos son retenciones federales, FICA, retenciones estatales, costos del seguro médico para empleados, 401K, impuestos estatales por discapacidad.
Ejemplos de contabilidad de nómina
Tomemos un ejemplo de una empresa que tiene que pagar $ 1,000 al empleado. Los impuestos federales sobre la renta aplicables ascienden a $ 100, los impuestos estatales sobre la renta ascienden a $ 150 y FICA se paga a $ 50. Ayude al ejecutivo de nómina a preparar asientos de diario y registrar la transacción.
Responder
Aquí, $ 1,000 se registrarían como salarios brutos en la cuenta de gastos del estado de resultados y, por lo tanto, se mostrarían como crédito. Como acto de equilibrio, registre el FICA, los impuestos estatales sobre la renta, los impuestos federales sobre la renta y la cuenta de pasivo por pagar de salarios del balance general como débito.
Tenga en cuenta que siempre que hay un aumento en una cuenta de pasivo, se acredita, mientras que cuando hay un aumento en la cuenta de gastos, se debita. La siguiente sería la entrada del diario, como se muestra a continuación: -
Tipos de contabilidad de nómina
Hay tres tipos básicos. Estos comprenden salarios acumulados, pagos manuales y grabaciones iniciales.
# 1 - Grabaciones iniciales
- Las grabaciones iniciales pueden denominarse transacciones principales realizadas en la contabilidad de la nómina. El ejecutivo de nómina registra los salarios brutos devengados por el empleado y sus retenciones correspondientes.
- Las grabaciones iniciales también incluyen y contabilizan los impuestos sobre la nómina.
- Los impuestos sobre la nómina se clasifican generalmente como impuestos sobre la renta federales.
# 2 - Salarios acumulados
- Los salarios devengados son salarios que la empresa debe a los empleados correspondientes al servicio desembolsado por ellos y que aún no se han pagado.
# 3 - Pagos manuales
- Los pagos manuales se clasifican como los pagos que se realizan cuando los empleados terminan sus servicios a la empresa, y los ejecutivos de nómina actualizan esta partida específica para registrar las cuotas liquidadas de los empleados.
Asientos de diario de contabilidad de nómina
En la contabilidad de nómina, el ejecutivo de nómina realiza entradas en gastos, pasivos y activos. Las cuentas de activos y gastos se clasifican como débitos cuando aumenta y abonadas cuando disminuye. Las cuentas de Pasivo, patrimonio e ingresos se clasifican como créditos cuando aumenta y como débitos cuando hay una disminución en sus valores. Se realizarían los siguientes pasos, como se muestra a continuación: -
- El ejecutivo de nómina registra las transacciones en el libro mayor de nómina. Estos se clasificarían como gastos de nómina.
- Dado que estos se pagan a los empleados, aumentaría el monto del gasto. Por lo tanto, en el diario se mostraría como débito. Por lo tanto, podría ser correcto afirmar que se cargan los sueldos, salarios e impuestos sobre nómina aplicables.
- Dado que dichos montos se registran en la cuenta de gastos pero aún no se pagan en la sección de pasivos, esto aumentaría la cuenta de pasivos.
- Esto daría lugar a la acreditación de impuestos FICA y salarios pagaderos en el balance de pasivos corrientes.
- Una vez que se realizan los pagos de nómina a los empleados, la cuenta de efectivo, que es una cuenta de activos y una cuenta de pasivos, es decir, los salarios a pagar, disminuiría. Esto daría lugar a un crédito en una cuenta de efectivo y un débito en la cuenta de pasivos.
- Una entrada de diario básica sería la siguiente: -
Importancia
- Toda gran organización consta de una gran cantidad de empleados.
- En tales organizaciones, juega un papel crítico y vital.
- Esta función realiza funciones administrativas que aseguran que los empleados reciban sus cuotas a tiempo y que la organización cumpla con las leyes legales y tributarias.
- Al garantizar una gestión financiera adecuada y transparente, esta función asegura que los empleados reciban sus cuotas correctas a tiempo.
- Esta función monitorea el gasto de la nómina y asegura que la organización no desperdicie demasiado de sus recursos financieros.
- Todas las organizaciones están obligadas a pagar impuestos al Servicio de Impuestos Internos sobre los salarios pagados. Por lo tanto, esta función realiza las acciones necesarias para calcular el impuesto correcto y reportarlo al Servicio de Impuestos Internos.
Ventajas
- La contabilidad de nómina ahorra mucho tiempo a una organización.
- Proporciona un marco para el cálculo de las cuotas correctas para los empleados.
- El sistema de nómina interno asegura un mejor control y cumplimiento de los datos de los empleados.
- Las funciones aseguran que los recursos financieros se utilicen de manera eficaz y que la organización tenga efectivo disponible una vez que se cumplan todos los requisitos legales.
- Asegura que las organizaciones cumplan con los plazos de presentación de impuestos.
Desventajas
- La gestión del trabajo de nómina podría resultar una tarea ardua si se realiza con sistemas manuales y sin software.
- Un departamento de nómina interno podría transformarse en una función de costo adicional para la empresa.
- Siempre existe una serie de errores humanos y fraudes, que a su vez pueden afectar a los empleados de la empresa.
- Por ejemplo, el departamento de nómina puede terminar mostrando un saldo final exagerado o subestimado del saldo del fondo de previsión de todos los empleados debido a errores contables menores.
- De manera similar, el departamento de nómina puede terminar reteniendo más pagos del empleado en comparación con lo que debería haber retenido.
- En ocasiones, el desembolso de los salarios puede retrasarse debido al mantenimiento del sistema de los departamentos de nómina.
Conclusión
La contabilidad de nómina es una función esencial para el crecimiento y para las grandes empresas. Ayudan y administran los sueldos, salarios, bonificaciones y comisiones pagaderas a los empleados de la empresa. El departamento trabaja y determina el número de deducciones que se retendrán del salario pagadero según las leyes legales y laborales aplicables.
El departamento tiene tres tipos básicos de asientos contables de nómina, que se clasifican como registros iniciales, pagos manuales y salarios acumulados. Los departamentos pueden realizar pagos básicos semanales, quincenales y mensuales después de realizar las deducciones correspondientes.
