¿Qué son las cuentas por cobrar antiguas?
El envejecimiento de las cuentas por cobrar es un proceso mediante el cual se prepara un informe para los clientes impagos, y dicho informe es utilizado por el oficial de cobranza de la empresa para rastrear las facturas vencidas y tomar las acciones necesarias para la recuperación oportuna de los ingresos. de la organización. Estos son los activos más críticos de cualquier organización porque se pueden convertir fácilmente en efectivo.
Componentes de cuentas por cobrar antiguas
Las cuentas por cobrar vencidas se aplican solo a la base del sistema de contabilidad de acumulación. El informe de antigüedad generalmente consta de columnas con rangos de fechas de 30 días y nos presenta el total de cuentas por cobrar que vencen actualmente, así como las que vencen durante mucho tiempo. Ahora, comprenda que este informe se prepara en una fecha específica como preparamos el balance general. Podemos preparar el informe cada fin de semana o cada fin de mes o cada fin de trimestre o semestral o fin de año. Depende del requerimiento de la gerencia.
Ahora, el informe no es más que una tabla y la tabla incluye filas y columnas. Las filas especifican las cuentas por cobrar de cada cliente. Las columnas son las siguientes:
- Monto total adeudado: Total de cuentas por cobrar del cliente;
- Aún no vencido: Del total, las cuentas por cobrar registradas el día en que preparamos el informe.
- 1 a 30 días: del total, las cuentas por cobrar vencen durante 30 días a partir de la fecha de vencimiento del pago.
- 31 a 60 días : Del total, cuentas por cobrar que vencen durante 60 días a partir de la fecha de vencimiento del pago.
- 61 a 90 días: Del total, cuentas por cobrar que vencen durante 90 días a partir de la fecha de vencimiento del pago.
- Más de 90 días: Del total, cuentas por cobrar que vencen por más de 90 días desde la fecha de vencimiento del pago.
Por ejemplo:
- Realizamos ventas por $ 360,000 a Indigo Whales Inc el 05 de abril de 2019, con plazos de entrega de 30 días. Aquí, la cantidad debe ser recibida por nosotros a más tardar el 4 de mayo de 2019. Digamos que el informe se preparó el 31 de mayo de 2019. Entonces, al 31 de mayo de 2019, esta cantidad es dentro de los 30 días a partir de la fecha de vencimiento (es decir, , dentro de los 30 días a partir del 4 de mayo de 2019). Verá, en la columna 0 a 30 días.
- Digamos que, en el ejemplo anterior, la cantidad no se recibe tampoco en el mes de junio de 2019. Preparamos un informe de antigüedad de cuentas por cobrar el 30 de junio de 2019. Por lo tanto, en esta fecha, el monto vence por más de 30 días pero menos de 60 días a partir de la fecha de vencimiento. Por lo tanto, estará en la columna de 30 a 60 días.
Ejemplo de informe de cuentas por cobrar vencidas
Tomemos un ejemplo de informe de cuentas por cobrar vencidas
Una empresa preparó el siguiente informe el 30 de septiembre de 2019.
Con base en el informe anterior, la administración puede decidir hacer una provisión por $ 114,87,873. La asignación anterior se basa en la política corporativa de proporcionar el 1% como asignación normal, el 2,5% para las deudas pendientes dentro de los 30 días, el 2,5% para las deudas pendientes dentro de los 60 días pero más allá de los 30 días, el 4,5% para las deudas pendientes dentro de los 90 días pero más allá 60 días, 5.0% para deudas pendientes más allá de 90 días. En el futuro, puede revisar las estimaciones porcentuales.
Ventajas de las cuentas por cobrar antiguas
Las diversas ventajas relacionadas con el envejecimiento de las cuentas por cobrar son las siguientes:
- Las cuentas por cobrar totales se rastrean hasta el balance general.
- Las cuentas por cobrar de cada cliente se pueden rastrear con las ventas totales.
- Podemos comparar este informe con el informe de envío de mercancías. Si encontramos que falta alguna reserva de ingresos, podemos reservarla en consecuencia.
- El proceso de recuperación está optimizado y, por lo tanto, el flujo de caja es manejable por adelantado.
- El informe puede utilizarse para estimar la provisión para deudas incobrables.
- La alta dirección utiliza además el informe para decidir si continuar o no con el cliente.
- Ayuda a iniciar acciones legales de recuperación por montos pendientes durante más de 2 años (es decir, más de 730 días). Algunas organizaciones prefieren iniciar acciones legales después de los 365 días.
- Se pueden cobrar intereses por montos vencidos por más de 60 o 90 días. Los cálculos de intereses se facilitan con la ayuda de un informe de antigüedad.
Limitaciones de las cuentas por cobrar antiguas
Las diversas limitaciones relacionadas con el envejecimiento de las cuentas por cobrar son las siguientes:
- El informe de antigüedad puede dar una decisión engañosa de que el estado financiero del cliente no es bueno. El monto puede estar pendiente debido a cualquier disputa entre las partes.
- El informe no explica las razones del retraso. El encargado de cobranza tiene que llamar a los clientes individuales para rastrear las razones.
- El informe no prevé la recuperación de intereses por retrasos inaceptables.
- El informe no da una decisión automática sobre las provisiones para las deudas de dudoso cobro.
Puntos importantes sobre las cuentas por cobrar vencidas
Algunos puntos importantes relacionados con el envejecimiento de las cuentas por cobrar son los siguientes:
- Asegúrese de que el informe se prepare en una fecha específica. Antigüedad de cuentas por cobrar es un informe periódico pero preparado en una fecha determinada.
- Puede suceder que 2 días antes de la fecha del informe, un cliente haya remitido el importe con una liquidación del 5% de descuento. Por lo tanto, asegúrese de que no se tomen medidas contra esas cuentas por cobrar del 5%. El monto del descuento se cancela como un gasto o contra la provisión para deudas incobrables realizadas anteriormente.
- Los intereses se cobrarán solo para aquellos clientes para los que hemos especificado lo mismo en el acuerdo. De lo contrario, no se cobrarán intereses.
- Cuando la gerencia haya aprobado que un cliente nunca pagará el saldo pendiente, asegúrese de que esté completamente cancelado.
- Asegúrese de que todos los clientes estén incluidos en el informe de cuentas por cobrar vencidas.
Las limitaciones anteriores se pueden superar cuando el informe se prepara con software de computadora.
Conclusión
Como hemos visto las ventajas y las limitaciones del informe de Antigüedad para cuentas por cobrar, está muy claro que se utiliza principalmente para la toma de decisiones. Este informe también se utiliza para el análisis crediticio del cliente, y las empresas pueden decidir revisar los términos del crédito.
Hoy en día, la organización subcontrata las cuentas por cobrar a una empresa, es decir, la gestión de las cuentas por cobrar se entrega a un tercero. Este proceso de subcontratación se conoce como factorización. Ahorró tiempo y dinero de la organización en la administración y cobranza de cuentas por cobrar. Sin embargo, los Factores cobran una tarifa nominal basada en el total de cuentas por cobrar contra este servicio.
