¿Qué es el proceso de cuentas por cobrar?
El proceso de cuentas por cobrar consta típicamente de cuatro pasos: primero la empresa tiene que decidir sus prácticas crediticias para los clientes, segundo, la facturación de los bienes que se les venden, el siguiente es realizar un seguimiento de los pagos recibidos y aún por recibir y, por último, el registro de las cuentas Saldos de cuentas por cobrar por el departamento de cuentas.
Cuentas por cobrar es un tipo de cuenta que representa una cantidad a cobrar por la organización a sus clientes. Las organizaciones pueden dedicarse al suministro de bienes o servicios. La contraprestación por dicho suministro puede recibirse en el momento de la transacción o, a veces, en una fecha posterior. Cuando la contraprestación se recibe en una fecha posterior, durante el período comprendido entre el suministro y la fecha de pago, la organización muestra dicha cantidad como Cuentas por cobrar. Forma parte del activo de la empresa y generalmente se clasifica en el activo corriente.
Ejemplo de proceso de cuentas por cobrar
ABC Pvt. Ltd. vendió productos a Mark Inc. por valor de $ 1,000 el 15 de febrero de 2019, y la compañía permitió crédito a Mark Inc. durante 3 meses y después de eso se cobrará un interés simple al 2% mensual y si el pago se recibió antes de 3 meses entonces se permitirá un 5% de descuento.
Situación # 1
Ahora, como es evidente, este proceso comienza solo cuando el suministro se realizó a crédito. El inventario debe reducirse con la cantidad ofrecida. Para registrar la venta en libros, una cuenta con el nombre 'Mark Inc.' debe crearse en el sistema, y la factura debe emitirse después de mencionar los términos acordados.
La entrada del diario se pasaría en los libros como:
En la entrada de diario anterior, Market Inc. se muestra bajo la agrupación de cuentas por cobrar como activos corrientes en el balance general hasta que se recibió el pago. Y las ventas registradas se muestran en un estado de resultados.
El flujo de caja total en esta situación será cero ya que el suministro se realizó a crédito.
Situación # 2
Ahora, si el pago se recibe antes de la finalización de los 3 meses, supongamos que el 15 de abril de 2019, según lo acordado, se otorgará al cliente un descuento del 5% y lo mismo se registrará en los libros al pasar la entrada del diario como se indica en (presione 3 cuentas simultáneamente)
Para las entradas anteriores,
- Banco / Efectivo : el pago neto se recibirá después de deducir el descuento.
- $ 50: es el gasto de la empresa que se muestra en el estado de resultados
= $ 1000 * 5%
= $ 50
- $ 1000 - La cuenta por cobrar será cero siendo el monto realizado
La entrada de efectivo total en esta situación será de $ 950, ya que el pago se realizó antes de la deducción del descuento.
Situación # 3
Si el pago no se realiza dentro de los 3 meses, entonces la empresa tiene que hacer un seguimiento enviando recordatorios para el pago, y supongamos que el monto se recibió el 15 de mayo de 2019, luego, según lo acordado, se cobrará al cliente un interés mensual del 2%. Se registraría en los libros pasando la entrada del diario como debajo (golpee 3 cuentas simultáneamente):
Para las entradas anteriores,
- Banco / Efectivo : el pago se recibirá, incluidos los intereses de demora cobrados
- $ 20 - Ingresos de la empresa que se muestran en el estado de resultados
= $ 1000 * 2%
= $ 20 - $ 1000 - La cuenta por cobrar será cero siendo el monto realizado
La entrada de efectivo total en esta situación será de $ 1,020 ya que el pago se realizó con retraso, incluidos los intereses de pago atrasado.
Situación # 4
Si el pago no se realiza durante mucho tiempo o digamos que no hay certeza de recibir el mismo, ya sea en su totalidad o en parte, entonces el monto que se muestra como cuenta por cobrar se considerará como deudas incobrables en la medida en que no se realice el monto. . (Deudas incobrables como su nombre indica, las deudas o cuentas por cobrar que se vuelven incobrables).
Supongamos que en el ejemplo anterior, si Mark Inc. dice que se vuelven insolventes y pueden pagar solo el 40% de la cantidad, entonces el 60% restante se contabilizará como gasto por deudas incobrables y se registrará en los libros sin pasar por la entrada del diario como se indica a continuación simultaneamente)
Para las entradas anteriores,
- Banco / efectivo : pago neto en la medida en que se realice
- $ 600: el gasto de la empresa se muestra en el estado de resultados o se puede deducir de las ventas, y las ventas / ingresos netos se mostrarán en el estado de resultados.
= $ 1000 * 40%
= $ 400 - $ 1000 - La cuenta por cobrar (es decir, la cuenta de Mark Inc. en los libros de una empresa) será cero como monto en la medida en que se haya registrado en la cuenta bancaria / de efectivo y el monto en la medida en que no sea realizable se registrará como Gastos por insolvencias.
La entrada de efectivo total en esta situación será de $ 400 ya que el pago restante se convirtió en deudas incobrables.
Finalización del proceso de cuentas por cobrar
Finaliza cuando se recibe el importe del cliente. Según las tendencias de la industria, las empresas suelen fabricar suministros a crédito. De acuerdo con los principios contables, las empresas deben reconocer dichos importes recuperables como cuentas por cobrar. Sin embargo, la rapidez con que una empresa puede convertir sus cuentas por cobrar en efectivo indica el desempeño de la empresa. Las cuentas por cobrar también se utilizan para medir varios índices. Uno de los índices críticos es el índice de cuentas por cobrar a ventas.
Por ejemplo, si alguna empresa tiene una facturación anual de $ 1,000,000. Las cuentas por cobrar a la fecha del balance general son $ 20 000. En este caso, la relación entre cuentas por cobrar y ventas de la empresa será de 20.000 * 100 / 1.000.000, es decir, 2.
Si la empresa tiene un índice más bajo en comparación con el índice promedio de la industria, significa que una empresa puede recuperar la cantidad de su cliente más rápido que las demás. Una relación de cuentas por cobrar a ventas más baja es mejor para la liquidez de la empresa.
Conclusión
Es evidente que si la empresa tiene un proceso de cuentas por cobrar eficiente, entonces tiene una mejor posición de efectivo y tiene un impacto positivo en marketing, ventas, servicio al cliente y operaciones en general. Para un procesamiento más rápido, la empresa generalmente adopta diferentes métodos como descuentos a los clientes por pago anticipado, subcontratación y factoraje de deudores. La empresa siempre puede iniciar un proceso de cobranza anticipadamente enviando recordatorios y puede acortar el período de crédito. Los servicios de factoring se pueden utilizar en los casos en que surja un requerimiento inmediato de efectivo cuando la empresa vende su cuenta por cobrar a otra parte con un descuento y obtiene efectivo instantáneo. Además, a través de la subcontratación, el tercero realiza los pagos de los deudores en nombre de la empresa y cobra una comisión por sus servicios.
