¿Qué es la contabilidad en Excel?
La contabilidad en Excel significa el registro de las transacciones financieras diarias de una entidad, como compras, ventas, pagos, recibos y gastos en una plantilla de Excel. Para registrar las transacciones en Excel, lo primero que se necesita es configurar / personalizar Excel según los requisitos y luego registrar las transacciones diarias en esta plantilla y guardarlas en su propia computadora.
Contabilidad de entrada única en Excel
En un sistema de entrada única, solo se registrará un lado de la transacción y el efecto de estas transacciones irá a un solo lugar. Mientras que en el sistema de contabilidad de partida doble, cada transacción se registrará mediante débito y crédito, y estos afectarán a dos cuentas.
En el sistema de entrada única las transacciones se registrarán teniendo en cuenta el objetivo y resultado de las transacciones. En la contabilidad de entrada única, el enfoque principal se centrará en los cobros y pagos en efectivo en lugar de un registro de cada gasto e ingreso o activo y pasivo.
Cómo crear contabilidad en Excel
Paso # 1: Prepare una plantilla de Excel para una transacción de registro de acuerdo con el requisito mientras prepara una entidad que pueda contar con la ayuda de profesionales de la contabilidad.
Paso # 2: Prepare un plan de cuentas para registrar y categorizar las transacciones de acuerdo con la naturaleza del negocio. Generalmente, un plan de cuentas se divide en tres categorías que son:
- Ingresos: Para registrar el dinero que ingresa al negocio.
- Gasto: Para registrar el dinero que sale o el negocio.
- Costo de los bienes vendidos: dinero que se gasta en crear los bienes terminados.
A continuación se muestra el plan de cuentas de muestra:
Paso # 3: Prepare declaraciones de ingresos con la ayuda de un plan de cuentas para llegar a la ganancia bruta y la ganancia neta durante el período. Para la declaración de ingresos mensual, se prepararán 12 hojas de declaración de ingresos y, después de eso, se preparará una hoja de declaración de ingresos anual fusionando las 12 hojas de declaración de ingresos. El flujo del estado de resultados será el siguiente:
Paso # 4: Prepare una hoja de Excel donde toda la factura no. se registrará para que pueda ser el seguimiento de qué factura se pagó o qué facturas están pendientes de pago.
Paso # 5: Prepare estados de flujo de efectivo para determinar la posición de efectivo de la entidad.
Paso # 6: Después de preparar toda la hoja de Excel anterior, guarde el archivo en una ubicación segura dando el nombre correcto a la carpeta. También podemos proteger este archivo con contraseña.
Ejemplo de contabilidad en Excel
A continuación se muestra el libro de caja de abril de 2018 a junio de 2018 mantenido en la hoja de cálculo de Excel, donde las entradas y salidas de efectivo se registraron mediante la contabilidad de entrada única.
A partir del 01.04.2018 El saldo inicial de efectivo y banco es de $ 1000 después de sumar y deducir los ingresos y gastos durante el período, llegaremos al saldo de cierre de $ 2564.
Ventajas
Las siguientes son algunas ventajas:
- La contabilidad en una plantilla de Excel no requiere ninguna habilidad contable especial; por lo tanto, es fácil mantener registros de transacciones.
- Es menos costoso porque la hoja de cálculo de Excel está disponible en todas las computadoras / portátiles; por lo tanto, no es necesario comprar ningún software de contabilidad.
- Excel tiene varias funciones que ayudan en el registro fácil de transacciones como suma, multiplicación, VLOOKUP, tabla dinámica, macros.
- Excel ayuda en la preparación de varias presentaciones gráficas como gráficos, barras, tarta o muchas otras.
- Varios usuarios de una oficina pueden acceder a ella compartiendo la hoja de Excel en un modo de lectura único en el que el único puede cambiar los datos en la hoja de Excel y otros solo pueden ver los datos.
Desventajas
A continuación se muestran las desventajas:
- En Excel, los usuarios de contabilidad pueden preparar los datos según los requisitos, y puede estar sesgado al preparar y presentar los datos a la administración.
- Es necesario ingresar la fórmula correcta porque en Excel la fórmula se ingresará manualmente. Si hay algún error en una fórmula, el resultado cambiará y esto afectará la toma de decisiones.
- La contabilidad de Excel es menos segura que el mantenimiento de datos en el software de contabilidad, y los piratas informáticos pueden piratearlo fácilmente, y en una organización también cualquiera puede acceder a los datos.
- No es útil y requiere mucho tiempo cuando se debe ingresar una gran cantidad de datos en Excel.
- En Excel, no es posible importar automáticamente datos de software bancario u otro software como otro software de contabilidad, lo que nos permite importar automáticamente datos de otro software.
Conclusión
La contabilidad en la hoja de Excel es útil para aquellas organizaciones que se encuentran en la fase inicial del negocio y no desean aumentar sus gastos contratando mano de obra calificada y comprando software de contabilidad. Es fácil mantener las transacciones contables en Excel en comparación con el registro de transacciones en el software de contabilidad. Aún así, al mismo tiempo, es menos seguro y no es útil para una gran cantidad de transacciones, y las posibilidades de error son muy altas.
