Significado de la factura pro forma
La factura pro forma es un documento emitido antes de una factura de impuestos por el proveedor / vendedor al comprador que contiene detalles sobre los detalles de los bienes / servicios que se entregarán al comprador, incluido el precio de los bienes / servicios, cualquier otro cargo aplicable, como los gastos de envío, los impuestos aplicables y la cantidad. detalles o el peso total del envío.
Características de la factura pro forma
Es un documento no vinculante emitido por el vendedor que proporciona un precio estimado de los bienes / servicios que aún no se han proporcionado. Esta factura se emite antes de que se emita la factura de impuestos. Las siguientes características lo explicarán mejor:
- Documento no vinculante: dado que esta factura se emite antes de que se haya producido el acuerdo de venta, este documento no vincula al vendedor ni al comprador en un contrato de venta.
- Precio negociable: este documento proporciona un precio estimado de los bienes / servicios que se entregarán, por lo que el precio mencionado en esta factura siempre es negociable.
- Emitido antes de la venta real: se emite antes de que se produzca una venta real proporcionando detalles completos al comprador sobre el precio, impuestos, comisión, cargos de envío, detalles de cantidad, etc.
- Vigencia: es válida hasta un período específico, generalmente hasta la fecha de emisión de la factura de impuestos.
- Sin responsabilidad fiscal: dado que esta factura no es una factura fiscal, no se genera ninguna obligación fiscal en su emisión.
¿Cómo crear una factura pro forma?
No existe un patrón establecido para crear dicha factura. El vendedor puede elegir su modo, formato y diseño. Incluye los siguientes detalles:
- Fecha de emisión.
- Número de serie único de la factura.
- Detalles sobre los compradores, incluida su dirección e información de contacto;
- Detalles sobre el vendedor, incluida su dirección e información de contacto;
- Dirección de Envío.
- Detalles sobre el peso y la cantidad de mercancías a entregar;
- Una descripción completa de los bienes a suministrar, incluido el precio unitario y la cantidad;
- Cualquier otro cargo, como comisión, impuestos o costo de transporte, a cargo del comprador;
- Fecha estimada de envío de un pedido;
- También puede tener una fecha de validez.
Pasos para crear una factura pro forma
Paso 1: Identificar el cliente propuesto para el que se realizará la factura.
Paso 2: Complete todos los detalles relevantes, como se discutió anteriormente, incluido el precio de los bienes / servicios que ambas partes hayan acordado.
Paso 3 : Mencione detalles sobre bienes / servicios particulares que se proporcionarán.
Paso 4: Por fin, firme la factura y ponga una fecha de emisión de la factura.
Ejemplo de factura pro forma
El Sr. Comprador inició recientemente un nuevo negocio de fabricación de ropa de camisas y pantalones. Después de una investigación significativa sobre la tela cruda para pantalones y camisas, se comunicó con el Sr. Seller que se ocupaba del suministro a granel de materia prima e hilos de coser durante los últimos 15 años.
El Sr. Seller ofreció una pieza de tela de 30 metros por $ 25. El Sr. Comprador estimó que necesitaría 2700 metros de material para cumplir con su requisito anual. El Sr. Comprador solicitó una factura pro forma que contenga detalles sobre el precio total, la cantidad, el costo de envío y el peso del envío. Ayude al Sr. Vendedor a redactar la factura proforma y completar los detalles relevantes.
Solución
A continuación se muestra la muestra de la factura pro forma de una empresa de fabricación de ropa:
Diferencia entre factura pro forma y factura
Diferencia entre factura pro forma y cotización
¿Cuándo usar?
Es un proceso esencial para una organización. Este proceso ocurre antes de que ocurran las transacciones de venta reales. Se puede utilizar en las siguientes situaciones:
- Generalmente, se emite en el caso de nuevos compradores con los que no se ha negociado en el pasado.
- Dado que es un documento negociable, un comprador puede negociar el precio cotizado y el vendedor puede modificar fácilmente la factura proforma, lo que no ocurre en el caso de la factura fiscal.
- Proporcionar a los compradores el precio esperado a pagar y otro costo relacionado con dicha venta.
- Se puede utilizar para obtener algunos anticipos para la venta si el comprador acepta la factura.
- También se puede utilizar en negocios de exportación e importación.
¿Por qué utilizar una factura pro forma?
Como comentamos varias veces en el artículo, es un documento que se emite antes de que se emita cualquier factura fiscal. Entonces, la primera y fundamental razón es:
- Es un documento no vinculante que tiene detalles muy similares a una factura de impuestos que se puede negociar antes de que se realice una transacción de venta real y brinda flexibilidad a la empresa.
- El segundo aspecto importante es que la aceptación de estas facturas indica la satisfacción del comprador con el precio exigido por el vendedor, y este se compromete a pagar dicho precio, incluyendo otros costos relacionados.
- También brinda oportunidades para obtener algún pago por adelantado de la orden de venta si el comprador acepta la factura pro forma.
Conclusión
La factura pro forma juega un papel vital en el funcionamiento de una organización. Se puede considerar como un primer paso para ejecutar una transacción de venta. Al eliminar toda confusión relacionada con el precio del producto, se abre la puerta a una larga relación comercial.
