¿Qué es la gestión por excepción?
La gestión por excepción es una estrategia de gestión empresarial que establece que los gerentes y supervisores deben examinar, investigar y desarrollar soluciones solo para aquellos problemas en los que exista una desviación de los estándares establecidos, las normas, las prácticas comerciales o cualquier otro objetivo financiero, como desviación de ganancias, problemas de calidad, problemas de infraestructura, etc. en lugar de examinar y ocuparse de cada una de las actividades comerciales de rutina.
Explicación
La administración por excepción es el sistema de detectar e informar una situación a la administración solo en el caso de que exista un requisito real de personal de nivel directivo. El propósito básico es utilizar el tiempo de administración de la manera más eficiente y mejor posible involucrándolos solo cuando hay una desviación importante de los resultados comerciales normales o de rutina.
Como resultado, tendrán más tiempo para investigar un asunto importante que involucre variaciones importantes y podrán dar lo mejor de sí mismos para ajustar el problema, mientras que otros asuntos menores pueden ser manejados directamente por el personal de nivel inferior. Ayuda a la dirección a detectar y superar los obstáculos que requieren la toma de decisiones y a tomar las acciones más adecuadas. En este sistema, la administración cuenta con un informe detallado completo, conciso e invariable que cubre todos los aspectos principales del problema.
¿Como funciona?
La gestión por excepción funciona en las siguientes fases:
# 1 - Fase de medición
Bajo este primer paso de gestión por excepción, se acumulan y evalúan datos sobre las operaciones comerciales, lo que incluye medir el desempeño de todos los insumos disponibles que van desde los esfuerzos utilizados para lograr las metas del negocio, su optimización, el flujo de caja, cómo se están siendo los recursos financieros. utilizado para proporcionar servicios o fabricar bienes con fines de lucro, uso y desperdicio de materias primas y su economía mediante la compra, procesamiento y almacenamiento hasta la entrega de los productos terminados.
Toda esta información involucra casi todos los factores que se utilizan para la medición cuantificable, como la aplicación de estándares de la época, datos de stock, datos de balance, resultados de inspección de productos terminados, stock disponible para ventas, datos de utilización de maquinaria, activos circulantes, etc.
# 2 - Fase de proyección
Esta fase examina las medidas utilizadas que son útiles para lograr los objetivos comerciales. Con base en datos históricos, las proyecciones se preparan aplicando conocimientos estadísticos como significancia, probabilidad, confianza, desviación estándar, tamaño de muestra, correlación. Después de esto, los planes se desarrollan de acuerdo con el pronóstico. En el escenario actual, una estrategia de pronóstico completa se verifica ampliamente a partir de todos los resultados posibles, como procedimientos y políticas existentes, capacidad y adecuación del equipo y el personal, estructura de la organización, etc. Si es necesario, los planes pueden modificarse.
# 3 - Fase de selección
En esta fase, después de examinar minuciosamente todos los planes, se selecciona e implementa el mejor. En consecuencia, se adopta el sistema que la dirección considera mejor para lograr los objetivos comerciales.
# 4 - Fase de observación
En esta fase, el progreso y el desempeño del proceso y la estrategia seleccionados se monitorean periódicamente. El sistema debe poseer cualidades como que debe ser automático, confiable y adecuado. La adecuación aquí significa que los datos deben ser precisos, que no sean ni demasiado grandes ni demasiado pequeños, deben estar a la altura de la marca que lleva toda la información relevante requerida.
# 5 - Fase de comparación
En esta fase, el progreso del trabajo se evalúa y se compara con una hoja de ruta prediseñada para identificar las desviaciones, si las hubiera. Dependiendo de la naturaleza de la desviación, se clasifica como desviación mayor, menor o cualquier otra clase de desviación.
# 6 - Fase de acción
Sobre la base de la desviación identificada en la fase de comparación, se desarrollan más puntos de acción. Las estrategias se implementan con el objetivo de llevar la capacidad y el desempeño al nivel deseado o realizar cualquier cambio en la previsión para asegurar un desempeño óptimo.
Ejemplos de gestión por excepción
Ejemplo financiero: El controlador financiero principal (CFC) de Henry Inc. está muy comprometido con trabajos variados, reuniones y otros compromisos. Para reducir la carga de su trabajo, la gerencia ha desarrollado una vez después de un análisis exhaustivo siguiendo los límites definidos más allá de los cuales el asunto debe informarse a la CFC y requiere su aprobación previa:
Las ventas y los gastos de ABP fueron de $ 8,00,000 y $ 6,00,000 mientras que las ventas y los gastos reales fueron de $ 6,00,000 y 3,00,000. Determine si es necesario informar el asunto a CFC.
Solución:
- Ingresos: Los ingresos reales son $ 6,00,000, que es más del 50% del ABP ($ 8,00,000 x 50%, es decir, $ 4,00,000) También más de $ 5,00,000. Por lo tanto, esta materia no se informará a CFC ya que no se cumplen las condiciones.
- Gastos: Los gastos reales son $ 3,00,000, que es más del 40% del ABP ($ 6,00,000 x 40%, es decir, 2,40,000) y también había excedido el límite de $ 2,50,000, aquí el asunto se vuelve crucial y debe ser informado. a CFC para un mayor análisis y toma de decisiones para su corrección y coincidencia con los estándares establecidos.
Gestión por excepción frente a gestión pasiva por excepción
La gestión activa por excepción es donde la dirección está activa de antemano para hacer frente a las situaciones, ayudando en los problemas, y tiene participación en tiempo real en todas las actividades y vigila lo que está haciendo su personal para superar los errores antes de que ocurran.
El segundo es la gestión pasiva por excepción, donde la gestión interrumpe solo cuando no se cumplen las metas deseadas y es necesario realizar el cambio en la planificación y se requieren acciones correctivas. Este método generalmente entra en acción solo en caso de que ocurra un evento inusual. Cada método tiene su propia importancia y uno puede elegir cualquiera de ellos según los requisitos comerciales.
Un enfoque pasivo es útil para las empresas que tienen un entorno relajado y un personal que comprende sus funciones y responsabilidades. Esto puede ayudar a fomentar la moral del personal y su independencia. Mientras que un enfoque activo puede ser utilizado por organizaciones menos atentas, nuevas con menos personal, más estrictas, ya que necesitan una guía paso a paso para completar su trabajo.
Ventajas
- Ayuda en la mejor utilización posible del tiempo, ya que se pide a los gerentes que resuelvan problemas solo en niveles cruciales.
- Como los gerentes están libres del trabajo rutinario, pueden aplicar toda su energía con esfuerzos concentrados en problemas críticos.
- Debido a la carga de trabajo limitada, los gerentes pueden someterse a un análisis detallado del trabajo por hacer.
- Las actividades de gestión y el control se incrementan por la gestión por excepción.
- Ayuda a acceder fácilmente a tendencias pasadas y trabajos antiguos.
- Predice las oportunidades de gestión y los problemas que pueden surgir en el futuro.
- En este proceso intervienen esfuerzos tanto cualitativos como cuantitativos.
- Reduce la cantidad de resultados financieros y operativos que debe ver la administración.
- Ayuda al personal inferior y subordinado a implementar sus propias ideas para lograr el objetivo deseado.
Desventajas
- Se basa en resultados anteriores con los que se comparan los datos actuales. En consecuencia, si los datos pasados no son adecuados, puede haber problemas en la toma de decisiones actual.
- Necesita un estudio detallado, un sistema de observación y de informes, por lo que requiere un analista financiero que haga resúmenes e informes y los presente a la gerencia y, por lo tanto, requiera mano de obra adicional.
- El sistema no advertirá hasta que ocurra el problema, es decir, actuará como correctivo en lugar de preventivo.
- No puede medir el comportamiento humano. Por lo tanto, a veces es difícil de implementar.
Conclusión
La administración por excepción es una estrategia de administración que requiere que la administración asegure su participación solo en el caso en que se registren desviaciones de los estándares, normas y puntos de referencia establecidos. También ayuda indirectamente a elevar la moral de los empleados a medida que se convierten en parte de la toma de decisiones y la resolución de problemas que de otro modo habrían sido tratados por el personal de nivel directivo, lo que indirectamente da un sentido de autoridad y responsabilidad a los empleados.
