Plantilla de gestión de proyectos de Excel
La gestión de proyectos es uno de los roles importantes en cualquier organización. No puede simplemente realizar un seguimiento de todas las actividades del proyecto a mano; necesita algún software que le ayude a gestionar mejor el proyecto.
MS Excel es uno de esos programas que puede ayudarlo a rastrear el estado del proyecto con plantillas sencillas en su lugar. En este artículo, le mostramos exclusivamente cómo usar Excel para preparar plantillas de gestión de proyectos en Excel.
¿Cómo utilizar Excel para preparar plantillas de gestión de proyectos en Excel?
A continuación se muestran los ejemplos para preparar plantillas de gestión de proyectos en Excel.
Ejemplo n. ° 1: plantilla de gestión de proyectos de Excel mediante diagrama de Gantt
Gantt Chart es uno de esos gráficos en Excel, que es muy útil para revisar las tareas del proyecto, el estado actual en comparación con los estándares establecidos.
Cuando el proyecto está en funcionamiento después de una semana como director de proyecto, desea saber el estado del proyecto, si está en línea o no. Desde el inicio del proyecto hasta el final del proyecto en cada etapa, puede realizar un seguimiento de las etapas del proyecto.
Suponga que es una empresa de gestión de eventos y ha realizado un proyecto muy importante que es muy lucrativo para usted. Pero lo único es que debes ejecutar las tareas en base a la agenda dada por los organizadores. Considere a continuación es la agenda dada por los organizadores.
Ahora creemos un diagrama de Gantt de Excel para rastrear todas las actividades.
Paso 1: seleccione Solo hora de inicio e inserte un gráfico de barras de columnas. Vaya a la pestaña INSERTAR e inserte el gráfico de barras apiladas.
Paso 2: Ahora, su gráfico debe verse así.
Paso 3: Ahora, haga clic derecho en el gráfico y elija Seleccionar datos.
Paso 4: Ahora, en la ventana de abajo, elija Agregar.
Paso 5: En la siguiente ventana, en el nombre de la serie, elija Minutos y, para el valor de la serie, seleccione los datos de C2: C14. Haga clic en Aceptar.
Paso 6: En la ventana de abajo, seleccione la opción EDITAR en el lado derecho de nuestras Etiquetas de Eje Horizontal.
Paso 7: Ahora seleccione valores horizontales como nuestras tareas. Haga clic en Aceptar.
Paso 8: Su gráfico debería verse así ahora.
Paso 9: Necesitamos hacer un formato para que se vea mejor. Seleccione los valores de la serie del horizonte, es decir, el valor de tiempo. Haga clic derecho y elija formatear Axis.
En el eje, el formato se aplica por debajo de los valores.
Paso 10: Ahora, el formato de hora se verá así en el gráfico.
Paso 11: Seleccione las barras de color azul, haga clic con el botón derecho y seleccione, formatee la serie de datos.
Paso 12: Vaya a LLENAR y seleccione NO LLENAR.
Paso 13: Ahora barras de color café y haga clic en la serie de datos de formato y vaya a LLENAR y elija los diferentes colores según su deseo.
Y su gráfico está listo para hacerse cargo de la tarea y ahora puede administrar mejor el proyecto.
Ejemplo n. ° 2 - Ejemplo de seguimiento del ciclo de ventas
Ahora veremos cómo crear un rastreador de ciclo de ventas con Excel. Considere los datos siguientes para este ejemplo. Los datos incluyen la fecha de inicio de ventas, la fecha de finalización, el objetivo, el número de días completados, el logro actual y la variación y muchas otras cosas.
Paso 1: Primero, mencione las ventas objetivo y actuales. Llegar al valor de variación, es decir, objetivo frente a actual.
Paso 2: Ahora llega el% de finalización del proyecto.
Paso 3: Ahora mencione la fecha de inicio y la fecha de finalización de las ventas.
Paso 4: Después de que esto llegue, los días laborables netos entre la fecha de inicio y la fecha de finalización.
Paso 5: Ahora llegue el objetivo por día dividiendo el objetivo con el número de días disponibles.
Paso 6: Ahora, llegue a la fecha actual aplicando la fórmula HOY en Excel.
Paso 7: Ahora calcule el número de días completos desde la fecha de inicio hasta la fecha actual.
Paso 8: Llegue según el objetivo diario cuáles deberían ser los ingresos actuales.
Paso 9: Ahora calcule el promedio por día logrado hasta ahora.
Paso 10: Calcule si las ventas de tendencia promedio continúan durante el resto del proyecto, cuáles serían los ingresos finales.
Paso 11: Ahora, llegue el porcentaje alcanzado si continúa la misma tendencia.
Ahora hemos completado nuestra parte de cálculo. Con esto, creemos algunos gráficos de Excel visuales que pueden ayudarnos a rastrear el proyecto con solo mirar el gráfico.
Paso 1: Primero creemos un gráfico de columnas simple. Seleccione la celda B6 y cree un gráfico de columnas.
Paso 2: Haga clic con el botón derecho en el gráfico y elija Seleccionar datos.
Paso 3: Ahora haz clic en AÑADIR.
Paso 4: Ahora, en la ventana de abajo, no seleccione nada, solo presione OK.
Paso 5: Ahora tenemos un gráfico como este.
Paso 6: Ahora seleccione la barra y haga clic en Formatear serie de datos. En el lado derecho, verá el cuadro de diálogo Formatear serie de datos.
Paso 7: Haz que la serie se superponga al 100%.
Paso 8: Ahora, ambas columnas están superpuestas y el gráfico se ve así.
Paso 9: Ahora cambie el color de la barra roja a NO FILL.
Paso 10: Se ve así.
Paso 11: Dibuja una forma redonda justo debajo del gráfico y ajústala.
Paso 12: agregue el título del gráfico.
Tenemos un gráfico listo. De manera similar, cree también el segundo gráfico para % logrado en la misma tendencia.
Tenemos dos gráficos que se ven así ahora.
Solo necesita actualizar sus cifras de ventas diarias en la celda B3. Todo cambiará automáticamente para ti.
Si se observa la plantilla ahora como el 14 º febrero se completó 2,019 total de 33 días, y la corriente debería haber sido 1,51 USD lakh, pero los ingresos reales ahora es de 1,1 lakh, es decir, el 22% de los ingresos totales.
El objetivo por día, al principio, era 4587 USD (celda B11) por día, pero a partir de hoy, el logro es 2894,74 USD por día (celda B16).
Si la misma tendencia de 2894,74 por día continúa durante el resto del período del proyecto, obtendrá 2,53 lakh USD, que es el 50,67% de los ingresos previstos al inicio.
Con esta plantilla de gestión de proyectos, puede realizar un seguimiento de sus ventas diarias objetivo frente a los ingresos reales.
Cosas para recordar sobre la plantilla de gestión de proyectos en Excel
- Los gráficos se cobrarán automáticamente si cambia las columnas de entrada manual.
- Puede crear un diagrama de Gantt para actividades en las que las tareas van seguidas una tras otra.
- En el caso de diferentes plantillas de gestión de proyectos, es necesario identificar las tareas y la línea de actividades involucradas en el proyecto.
Puede descargar esta plantilla de Excel de gestión de proyectos aquí - Plantilla de Excel de gestión de proyectos.
