Pasos para realizar un seguimiento de los cambios en Excel
A continuación se muestra una tabla de muestra que muestra cómo realizar un seguimiento de los cambios en Excel.
- Paso 1: Ahora, para habilitar "Control de cambios", vaya a "Revisar", haga clic en "Control de cambios" y seleccione "Resaltar cambios".
- Paso 2: Después de seleccionar los cambios destacados, aparecerá una ventana.
Los cambios de resaltado detectan cualquier cambio en el libro compartido con otros usuarios.
- Paso 3: seleccione la casilla de verificación para "Realizar un seguimiento de los cambios durante la edición", esto es esencial para que Excel realice un seguimiento de los registros de cualquier cambio realizado en el libro de trabajo compartido.
- Paso 4: Seleccione “Cuándo” para el tiempo deseado y la casilla de verificación “Quién” para los cambios que se deben realizar y resaltar para los cambios.
- Paso 5: El cuadro “Resaltar cambios en la pantalla” se selecciona para indicar la celda donde se cambiaron los registros y proporcionar detalles en los comentarios en la esquina de las celdas. Y haga clic en Aceptar para guardar las acciones en el libro de trabajo.
- Paso 6: Cualquier cambio en el libro de trabajo se resaltará en los bordes de la celda junto con los detalles de los usuarios en los comentarios. Los comentarios estarán disponibles en la esquina superior izquierda de la celda con el nombre del usuario que ha realizado los cambios en la celda y el cambio de contenido.
Como podemos ver, los cambios se realizaron en dos celdas D4. El cuadro de comentarios aparecerá al pasar el cursor sobre las celdas resaltadas.
Visualización de cambios en una hoja separada
- Paso 1: Los cambios resaltados también proporcionan el registro de la lista de cambios realizados en las celdas disponibles en una hoja separada para su revisión. Esto permite que diferentes usuarios realicen cambios en el libro de trabajo, para que esto suceda, vaya a Revisar -> Compartir libro de trabajo.
- Paso 2: Después de seleccionar el libro Compartir, aparecerá una ventana. Ahora seleccione la casilla "Usar las funciones de los libros de trabajo compartidos antiguos en lugar de la nueva experiencia de coautoría". Luego haga clic en Aceptar.
- Paso 3: A continuación, vaya a Revisar -> Seguimiento de cambios -> Resaltar cambios, como se muestra en el Paso 1.
- Paso 4: Una vez que aparezca la ventana, seleccione la casilla de verificación "Quién" para permitir que otros usuarios realicen cambios en el libro de trabajo. Luego, seleccione la casilla de verificación "Lista de cambios en una nueva hoja" para ver todos los cambios realizados en una nueva hoja. Luego haga clic en Aceptar. De nuevo, haga clic en Aceptar para que se le solicite guardar las acciones.
- Paso 5: Esto activará una nueva hoja para generar la pestaña "Historial", como se muestra a continuación.
Como podemos ver, Excel proporciona toda la información relacionada con cualquier cambio en la celda. El tipo de acción y la acción perdedora indican si hay cambios en conflicto o cambios realizados en la misma celda por diferentes usuarios.
La pestaña Historial se puede guardar como un libro de trabajo separado o se puede volver a generar para ver los cambios nuevos realizados por diferentes usuarios; los nuevos cambios se fusionarían con los registros existentes al seleccionar de nuevo la casilla de verificación "Lista de cambios en una nueva hoja".
Aceptar o rechazar cambios en el libro de trabajo
- Paso 1: Para aceptar o rechazar los cambios realizados por un usuario diferente en el libro de trabajo, vaya a Revisar -> Seguimiento de cambios -> Aceptar / Rechazar cambios.
- Paso 2: Aceptar / Rechazar cambios abrirá una ventana emergente, que debe configurarse para las siguientes selecciones.
Cuando aparezca el cuadro de selección, pediría los cambios que aún no se revisan o desde la fecha.
Quién selecciona la casilla de verificación, elija a todos, a todos menos a mí oa un usuario específico. Luego haga clic en Aceptar.
- Paso 3: Una vez que se hayan realizado las selecciones anteriores, una ventana emergente le preguntará si los cambios realizados se aceptan, rechazan o si se mantienen el contenido original.
Si hay algún conflicto, es decir, si diferentes usuarios han realizado cambios en la misma celda, la ventana emergente enumerará todos los cambios realizados en la celda específica y las selecciones se pueden hacer para aceptar el registro de cualquier persona.
¿Cómo cambiar el número de días para mantener el historial de seguimiento?
Generalmente, los cambios de seguimiento en Excel para los registros generalmente se mantienen durante 30 días de forma predeterminada; esto se puede cambiar según convenga yendo a Revisar -> Compartir libro de trabajo.
Después de las selecciones, aparecerá una ventana emergente, como se puede ver en la imagen de abajo. Luego, en la pestaña "Avanzado", el historial se puede cambiar a la cantidad de días deseada, de lo contrario Excel tomaría la configuración predeterminada. Luego haga clic en Aceptar una vez que se actualicen las configuraciones necesarias.
¿Cómo deshabilitar el control de cambios?
Ahora vaya a Revisar -> Seguimiento de cambios, luego seleccione Resaltar cambios.
Una vez que aparezca la ventana emergente, desmarque la casilla "Realizar un seguimiento de los cambios durante la edición". Haga clic en Aceptar. Luego, desactive el seguimiento y deje de compartir el libro con otros usuarios.
Cosas para recordar
- Una vez que se habilitan los cambios de seguimiento, el libro de trabajo se convierte en un archivo compartido, lo que significa que otros usuarios también pueden acceder al archivo de Excel.
- Solo se realiza un seguimiento de los cambios de contenido en las celdas; no se considerarán otros cambios como el formato o la agrupación.
- Los cambios en el historial se mantendrán durante solo 30 días de forma predeterminada; esto podría cambiarse siguiendo cómo mantener el historial de seguimiento.
- La opción para deshacer no está disponible; Una vez que se realizan los cambios en la celda, se pueden llevar a su contenido original aceptando o rechazando en "Control de cambios".
