Forma completa de SOP (procedimiento operativo estándar)
La forma completa de SOP significa Procedimientos Operativos Estándar, que son el conjunto de documentos y procesos utilizados por una empresa donde la gerencia registra las operaciones comerciales con respecto a la entrega y seguimiento de los productos y servicios a lo largo del tiempo.
- La administración debe realizar un seguimiento de la coherencia de sus operaciones y, en base a ello, estos documentos son necesarios. En el caso de un negocio en crecimiento, la gerencia se convierte en el personal clave y toma todas las decisiones importantes.
- A medida que el negocio crece al siguiente nivel, la empresa comienza a construir su propia jerarquía de gestión y distribuye la responsabilidad al resto del personal. Por lo tanto, el propietario obtiene sus manos de ayuda, por lo que puede tomar las decisiones consultando con el resto del personal administrativo.
- Así, se hace evidente la exigencia de una gestión adicional junto con procedimientos operativos estándar documentados, lo que permite que la empresa crezca, además de establecer sus estrategias y formar al personal.
Objetivos
- Ayuda a establecer la gestión estratégica de una empresa al proporcionar los pasos que debe seguir la alta dirección para establecer la estrategia a largo plazo de la empresa.
- Establece el departamento de recursos humanos sincronizando el segmento de contratación y administración de nóminas, lo que ayuda a la empresa a brindar los servicios necesarios para calificar, contratar, capacitar y retener a los empleados dentro de la empresa.
- Tiene como objetivo ayudar en las operaciones de la empresa proporcionando el proceso mediante el manejo de todos y cada uno de los aspectos de las operaciones comerciales, lo que incluye el control de calidad, las adquisiciones, la seguridad y la ejecución general de los productos y servicios a los consumidores.
- Diseño para organizar el departamento de finanzas y administración proporcionando todos los pasos necesarios para todas las transacciones financieras relacionadas con el negocio. Este sistema ayudará a identificar todos los indicadores clave de desempeño para el negocio.
- Esto ayuda al departamento de previsión y presupuesto al proporcionar los pasos necesarios para ejecutar correctamente el informe anual de la empresa y una estimación de los próximos dos o tres estados financieros de la empresa.
- También ayuda en las ventas y el marketing, al proporcionar todos los requisitos detallados de todas las actividades necesarias para la generación de clientes potenciales, seguidas de la propuesta de ventas y el cierre del cliente potencial.
- Su proceso tiene como objetivo mejorar la tecnología de la información, que incluye una cuenta detallada de todos los protocolos de TI, incluidas las copias de seguridad, los planes de recuperación de desastres, los detalles de los empleados, los detalles de la operación, etc.
Beneficios
- Uno de los principales beneficios de los procedimientos operativos estándar es que crea una jerarquía de gestión y asigna cada una de las tareas adecuadas a los respectivos equipos.
- La asignación de las respectivas tareas se realiza de manera adecuada, lo que ayuda a registrar y verificar todos y cada uno de los datos relacionados con el funcionamiento de la empresa de manera sistémica.
- Para potenciar las perspectivas de negocio, la dirección necesita el telón de fondo para encontrar la información relevante requerida en cada una de las estrategias para su ejecución futura.
- La dirección es muy consciente del escenario actual de la empresa, lo que les ayuda a mejorar aún más el escenario existente de la empresa al observar el desempeño pasado de cada departamento y compararlo con el presupuestado.
- Durante la fusión y adquisición o en caso de una posible adquisición del negocio, la gerencia mostraría el historial de todos y cada uno de los departamentos, lo que ayuda al comprador a identificar el escenario actual de la empresa objetivo.
- Este proceso ayudará a organizar la puesta en marcha de una empresa y ayudará a llegar a la multinacional organizada mediante la utilización adecuada de los recursos de manera sistemática.
¿Cómo escribir procedimientos operativos estándar?
- Se necesita un formato adecuado para presentarlo de una manera que sea comprensible para la sección destinataria.
- Se requieren los datos de entrada, junto con la estrategia propuesta.
- Es necesario identificar a la audiencia objetivo.
- Necesitamos resaltar el propósito de los procedimientos operativos estándar.
- La construcción de la oración debe realizarse en un lenguaje sencillo para comprender a todos los públicos. El lenguaje debe mantenerse de manera nítida.
- La oración debe estar construida de manera que represente la narración en lugar de una oración. Esto se debe a que las personas recuerdan historias y pueden conectarse fácilmente.
- El contenido debe verificarse con varias revisiones, volver a verificar los hechos y números, y editar si es necesario.
Ejemplos
#1. Propósito
Este propósito general del procedimiento debía describirse, seguido de los sencillos pasos de verificación de los clientes objetivo.
#2. Alcance
El alcance debe mencionarse de manera clara y comprimida para que sea visible para todos los clientes del Banco.
# 3 - Responsabilidades y verificaciones
El proceso de verificación debe ser realizado por el departamento correspondiente, seguido por el cajero y el equipo de verificación. El equipo tiene que analizar las transacciones y cuentas de los clientes de manera adecuada siguiendo las pautas del banco.
¿Por qué necesitamos SOP?
El requisito de gestión adicional junto con procedimientos operativos estándar documentados se vuelve obvio en caso de negocio en crecimiento, lo que ayuda a la empresa a expandirse, y también a establecer sus estrategias y capacitar al personal para mejorar las perspectivas comerciales. Ayuda a la empresa a establecer su objetivo y ofertas a los clientes y establece sus próximas perspectivas comerciales y estrategias frente a los inversores.
Conclusión
Esta es una excelente manera de comunicarse con los clientes, inversionistas y otros terceros que tienen interés en el negocio respectivo. Las estrategias de la administración y las próximas perspectivas comerciales, junto con la cartera de productos, son visibles en los procedimientos operativos estándar.
