¿Qué es la sobrecarga administrativa?
Los gastos generales administrativos son aquellos gastos del negocio que no están directamente relacionados con la producción y distribución de bienes y servicios, pero son los gastos que son de naturaleza indirecta, como los gastos incurridos en la formulación de la póliza, el costo de los empleados, los honorarios legales y de auditoría, teléfono y gastos de luz, etc.
Explicación
Los gastos generales administrativos están relacionados principalmente con los gastos de oficina de la empresa. Estos gastos no son los gastos generales de fabricación, ya que no están directamente relacionados con la producción de bienes y servicios. Los gastos administrativos son los gastos de conducción de las operaciones del negocio, formulación de políticas y otros gastos no relacionados con la producción y la investigación y desarrollo del negocio.
Ejemplo
Tomemos el ejemplo de una empresa llamada Incorporación de ropa que se ocupa de la fabricación de ropa. Los gastos incurridos por la compañía durante el ejercicio 2019-20 son los siguientes:
Solución:
Cálculo de gastos generales administrativos:
Por lo tanto, los gastos generales administrativos totales son $ 870 000. El material directo comprado y el salario pagado al personal de la fábrica están directamente vinculados a la producción, por lo que no se incluye en el costo administrativo ya que son gastos generales de producción. Además, el costo de ventas y marketing es parte del costo de venta y distribución, y los gastos de investigación y desarrollo son parte del costo de investigación y desarrollo, por lo que tampoco están incluidos.
¿Qué incluyen los gastos generales administrativos?
Los gastos generales administrativos incluyen todos los gastos que no están vinculados a la función comercial específica. Estos gastos son necesarios para realizar las operaciones del negocio. Los gastos administrativos incluyen sueldos y salarios del personal de oficina, gastos legales y de auditoría, honorarios de consultoría, alquiler, primas de seguro pagadas, gastos de servicios públicos, tarifas e impuestos, suscripciones, cargos de transporte y transporte, cargos bancarios, gastos de reparación y mantenimiento, impresión y gastos de papelería, etc.
Medidas para controlar los gastos administrativos
Las diversas medidas de control son las siguientes:
- Preparación de presupuestos: se deben preparar presupuestos separados para la asignación de gastos generales administrativos al igual que el presupuesto de producción y ventas. Al preparar los presupuestos, se decide el límite máximo para los gastos relacionados con los gastos generales de administración para controlar el monto de los gastos en el trabajo de administración.
- Reducción de los costos de viaje: la empresa debe intentar reducir los costos de viaje y transporte realizando la cantidad de trabajo posible mediante videollamadas, llamadas telefónicas y correos electrónicos. Las visitas deben intentarse con los medios de transporte económicos.
- Uso de paquetes: si el trabajo de viaje se realiza de manera regular, entonces se deben utilizar las recompensas otorgadas por las aerolíneas en compras al por mayor, e incluso todos los demás beneficios de viaje otorgados por las agencias deben excluirse para reducir los costos de viaje.
- Limite los gastos de entretenimiento: la reunión cara a cara, seguida de la costosa cena, se puede cambiar a reuniones virtuales, lo que podría ayudar a reducir el costo de los gastos generales administrativos. Incluso la estadía de un empleado y los eventos de oficina innecesarios deben limitarse para que se pueda reducir el costo general de la organización.
- Control del personal: los propietarios de la empresa deben controlar los gastos de personal e incluso asegurarse de que los empleados de la organización no estén haciendo un mal uso del límite de efectivo que se les proporciona para realizar los gastos comerciales diarios.
- Elimine el costo de los papeles: en esta era de la tecnología, los archivos y documentos deben mantenerse electrónicamente en los sistemas informáticos. La preparación y el mantenimiento de los documentos en el sistema informático reduce el costo del papel, e incluso se ahorra tiempo si los documentos se mantienen electrónicamente.
- Descentralización de las funciones comerciales: las organizaciones que trabajan a gran escala tienen una administración centralizada que tiene altos gastos administrativos. Por lo tanto, delegar parte del trabajo a las subsidiarias puede ayudar a reducir los costos administrativos.
Tratamiento contable
Los costos administrativos de la empresa se pueden contabilizar mediante los siguientes métodos:
- El primer método consiste en registrar el costo como un gasto en el estado de resultados de la empresa asumiendo que todos los gastos no están directamente vinculados a la producción, fabricación y venta de bienes y servicios.
- El segundo método de tratamiento contable se basa en el supuesto de que la empresa tiene dos actividades principales, es decir, actividad de producción y actividad de venta y distribución. Por lo tanto, siguiendo este supuesto, los gastos generales administrativos se distribuyen entre estas dos actividades principales.
- Ahora, en este tercer método de contabilidad de los gastos generales administrativos, este gasto se incluye por separado en el costo de trabajo para medir el costo de producción porque un propietario piensa que los costos administrativos son tan importantes como los costos de producción y los costos de venta y distribución.
Desventajas
- Los gastos generales administrativos incluyen el costo de administración, como el salario del personal, el alquiler, etc. Estos costos son costos fijos que deben pagarse independientemente de que haya ganancias en el negocio o no. Por ejemplo, si el negocio se cierra durante un período del mes debido a circunstancias inevitables, también se pagará el alquiler de la fábrica.
- Además, estos costos administrativos al ser de naturaleza fija tienen la capacidad limitada de reducirse. Las empresas que tienen una gestión centralizada generalmente tienen altos gastos administrativos.
Conclusión
Los gastos generales administrativos son los gastos generales que no están directamente vinculados a la producción y venta de los bienes y servicios. Estos gastos generales son gastos indirectos como alquiler, seguro, salario pagado al personal de oficina, gastos de impresión y papelería, gastos de consultoría y legales, honorarios de auditoría, etc.Estos gastos son incidentales a la actividad comercial principal y también son importantes para llevar a cabo los asuntos del empresa.
