¿Qué es el sistema contable?
El sistema de contabilidad es un sistema implementado por las empresas para registrar información financiera, incluidos ingresos, gastos y otras transacciones contables, y actúa como una herramienta importante que monitorea y rastrea el desempeño de la empresa y asegura el buen funcionamiento del negocio.
Características
A continuación se muestran las características que debe tener un sistema de contabilidad.
# 1 - Fiabilidad
La información producida debe ser confiable. Es una característica esencial. Si los datos ingresados en este sistema no son auténticos, los resultados tampoco son confiables. Por lo tanto, no será posible hacer una estimación adecuada de las perspectivas de la empresa si no es confiable.
# 2 - Fácil de entender
No debe involucrar fórmulas complicadas y debe ser fácil de operar. Si es complejo, entonces el contador que lo manejará puede confundirse y cometer errores. Debería ser sencillo comprender dónde se está produciendo exactamente una transacción y qué efecto tendrá la transacción en los estados financieros.
# 3 - Comparabilidad
Los estados financieros producidos por un sistema de contabilidad deben ser similares a los producidos por otros sistemas de contabilidad, lo que resulta en una "comparación de manzana con manzana". Las metodologías de cálculo deben estar de acuerdo con los estándares de la industria para que las masas puedan comprender los estados financieros.
# 4 - Software más reciente
Este sistema debería ser capaz de desarrollarse automáticamente con el mundo financiero en constante crecimiento. Por lo tanto, debe utilizarse el software más reciente que se actualiza automáticamente. Todo se está automatizando en el mundo actual, por lo que este sistema debería poder adaptarse a esto.
# 5 - Fácil de usar
Los sistemas contables deben ser fáciles de usar; no debería ser que un empleado deba pasar por una formación rigurosa para comprender el sistema. Una vez que todos lo entiendan fácilmente, solo todos podrán aportar ideas para la mejora. Los gráficos y declaraciones deben ser fáciles de generar.
Tipos de sistema contable
Son de dos tipos:
# 1 - Entrada única
Esta es una forma informal de mantener un registro de transacciones financieras. Aquí no se abren cuentas separadas. Solo se registran los gastos e ingresos a medida que suceden. Por lo tanto, no es posible preparar gráficos y otros estados financieros desde el sistema de entrada única. La entrada única es mantenida principalmente por pequeñas empresas, ya que no tienen la experiencia para seguir los últimos sistemas y no son aceptadas por las autoridades para la presentación de informes fiscales.
# 2 - Doble entrada
La doble entrada es precisa y la utilizan las principales organizaciones del mundo. Aquí las transacciones se agrupan en cuentas separadas, y cada transacción tiene dos tramos que afectan cuentas diferentes. Por lo tanto, es fácil encontrar errores ya que cada transacción tiene dos patas, por lo que puede suceder que la otra pata sea correcta y el auditor obtenga un disparador desde allí.
¿Como funciona?
Paso 1: Siempre que ocurra una transacción, como ventas, compras, gastos o cualquier tipo de transacción, esa transacción se registra en los diarios correspondientes. Entonces esta es la primera entrada que haces en este sistema.
Paso 2: Como ahora todos los sistemas contables están computarizados, siempre que registre un diario, se realizará la entrada correspondiente en el libro mayor de la cuenta correcta.
Paso 3: Al final del período, calcula el saldo de cada libro mayor y prepara estados financieros como Balance, Flujos de efectivo, etc. en consecuencia.
Ejemplos de sistema contable
Cada empresa tiene diferentes tipos de sistemas dedicados a cumplir su propósito.
Ejemplo n. ° 1 - Negocio minorista
Los minoristas se dedican a la compra y venta de bienes. Por lo tanto, su sistema de contabilidad debe concentrarse en el nivel de inventario y la cantidad de descuento que obtienen o dan. Por lo tanto, todo el sistema debe basarse en diferentes productos y en cuánto se debe pagar o cobrar. Debería ayudarles con ratios como el margen de beneficio bruto, el margen de beneficio neto y otras medidas que requieran en su operación.
Ejemplo # 2 - Contratista
El factor más importante en la construcción es el costo de los materiales. Por lo tanto, este sistema debería estar más elaborado en diferentes tipos de insumos de materias primas. El sistema debería poder arrojar diferentes proporciones, lo que muestra el movimiento del costo.
Componentes
Hay cuatro componentes del sistema contable. Los componentes son etapas que ayudan a una transacción desde el registro hasta la entrega final.
# 1 - Dispositivos de entrada
Estas son herramientas que ayudan a registrar la transacción en este sistema. Los dispositivos de entrada principales son teclados, grabadoras de asistentes de voz, códigos de barras, lectores, etc. Entonces, con la ayuda de los dispositivos mencionados anteriormente, ingresamos una transacción en el sistema.
# 2 - Procesador
Después de insertar la información, el sistema recoge los datos y los dirige al libro mayor, diario u otros gráficos correctos según sea necesario. Esta actividad se llama procesamiento de información.
# 3 - Almacenamiento
Una vez que los datos se dirigen a un libro mayor en particular, este sistema necesita almacenar los datos allí. Por lo tanto, el sistema requerirá la ayuda de las instalaciones de almacenamiento para realizar esta tarea.
# 4 - Salida
Una vez que se ordena la información y se preparan las declaraciones finales, este sistema requerirá dispositivos que ayudarán en la salida de la información. Entonces, este proceso se realiza con la ayuda de un monitor, impresora, proyector u otros dispositivos.
Beneficios
- El mantenimiento de registros sistemáticos de las transacciones financieras ayuda en la preparación de gráficos y otros resultados útiles para tomar decisiones económicas.
- Ayuda a identificar fraudes y omisiones contables.
- Los estados financieros producidos ayudan con fines fiscales y con otro propósito de auditoría.
Conclusión
El sistema de contabilidad ayuda a registrar las transacciones financieras de forma sistemática. Esto es necesario para la preparación de estados financieros, que las autoridades utilizan con fines fiscales y los inversores para tomar decisiones informadas. Las proporciones y los gráficos se calculan fácilmente con la ayuda de un sistema adecuado.
