¿Qué son los registros de nómina?
El Registro de Nómina se puede definir como una lista de todos los empleados de esa empresa en la que se registra toda la información relacionada con los pagos realizados a los empleados que tienen derecho a recibir como sueldos, salarios, bonificaciones, impuestos, etc. En el intervalo, puede haber un seguimiento adecuado de cada pago que se paga a los empleados desde el punto de vista del empleador y, si se produce una discrepancia, lo mismo podría señalarse fácilmente en los registros.
Explicación
Los registros de nómina constituyen todo lo relacionado con la información sobre los empleados de la empresa. Representa la cantidad por la que se les paga a los empleados durante cada período de tiempo. El período de tiempo varía de una empresa a otra. Puede ser diario, semanal, quincenal, quincenal, mensual o cualquier período de tiempo que se adapte al período de pago de la empresa.
¿Qué información se incluye en el registro de nómina?
- La información más importante es el salario bruto, que es la principal cantidad disponible que se muestra primero antes de realizar cualquier deducción. El salario bruto se calcula multiplicando la tasa de pago por hora por el número de días trabajados.
- La siguiente información serían las deducciones, que son de dos tipos, como las deducciones obligatorias y las deducciones voluntarias. Hay varios impuestos como el impuesto profesional, la contribución al fondo de previsión de la parte del empleado, etc.
- El último es el salario neto, que es el monto final después de hacer toda la deducción acreditada en la cuenta del empleado.
¿Cómo obtener su registro de nómina?
Un empleado siempre puede obtener su registro de nómina solicitando a su empleador, ya sea por escrito o verbalmente, que le proporcione los datos de nómina. El empleador debe responder a la solicitud del personal y debe proporcionarle los detalles dentro del plazo prescrito a partir de la fecha de recepción de la solicitud. Sin embargo, el empleador debe responder a la solicitud de registro de nómina del empleado en un plazo generalmente de 21 días.
¿Cuánto tiempo se deben mantener registros de nómina certificados?
El empleador debe conservar el registro de nómina certificado durante al menos tres años de acuerdo con la Ley de normas laborales justas (FLSA) con otra documentación como registros de ventas y compras, etc. Los registros en los que se registra el cálculo del salario deben conservarse durante dos años , es decir, tarjetas de tiempo, tablas de salario, trabajo, horarios y otros registros de suma y resta de sueldos y salarios.
Estos registros deben estar abiertos para inspección por parte del encargado de la división, quien puede solicitar al empleador que realice los cambios necesarios. Estos registros deben mantenerse en la Oficina Central de Registros / en el lugar de empleo.
Ventajas
- El sistema nos proporciona cálculos sencillos, lo que hace que todo el mecanismo de pago sea muy lúcido.
- Esto facilita la precisión para que se pueda pagar la cantidad correcta y no generará más discrepancias.
- El sistema de nómina computarizado reduce las posibilidades de errores y facilita el flujo de datos e información que pueden ser confiables y reutilizados.
- Este sistema tiene una estructura adecuada para deducciones y pagos que se establecen automáticamente en el registro para ser utilizados para calcular sueldos / salarios.
- Esto puede tratarse como una opción de respaldo segura y cualquier información solicitada de manera retrospectiva; los registros pueden ser útiles entonces.
- El mantenimiento de registros del sistema de nómina restablece la fe en los empleados de que se mantiene una forma organizada y documentada adecuada para sus ganancias, y cualquier deducción que se haga, se mostrará la prueba adecuada. En el futuro, si un empleado exige un registro de nómina, la empresa estaría en condiciones de presentarle una copia de seguridad adecuada a su disposición.
- Este sistema es un mecanismo muy rentable a través del cual se puede rastrear cada centavo pagado / deducido al empleado. El sistema devuelve a la organización en términos de mantener los datos correctamente y evitar que la organización tenga problemas en el futuro.
- Como el sistema es muy rentable desde el punto anterior, ahorra mucho tiempo porque no permite discrepancias y evita cualquier duplicidad de trabajo. Para cada período fijo del intervalo, los datos correctos permiten a la organización un futuro laboral sin errores.
- En caso de cualquier inspección / auditoría / verificación de antecedentes, si alguna autoridad exige registros de personal, esto puede ser prueba de evidencia. No solo será un salvador para un sistema bien mantenido, sino que también marcará una diferencia en la buena voluntad de la empresa.
- Esta puede ser una herramienta importante para el pronóstico de la empresa. La mayor parte de los beneficios de una empresa se destina al pago de sueldos y salarios a sus empleados. Si se puede predecir un presupuesto estimado para un período de tiempo futuro, puede ser una gran herramienta para pronosticar los costos y presupuestos futuros de la empresa.
- La organización puede planificar bien sus costos y luego hacer las reservas / inversiones en consecuencia.
Desventajas
- Los datos y la información que contiene un registro de nómina pueden estar en riesgo de seguridad, robo o filtración de datos. La información sensible se puede abrir si no está bien protegida.
- La segunda desventaja puede ser el fraude cibernético, que es casi muy común en estos días. La rivalidad entre empresas puede ser la raíz de este problema.
- El acceso / control de la información no se puede dar a todos. Solo la persona a cargo del registro de nómina debe estar familiarizada con la información. La persona debe ser lo suficientemente confiable como para no filtrar los datos confidenciales de la empresa.
- La última desventaja, pero no la menor, puede ser el costo involucrado. El software, el operador calificado y la infraestructura requerida para configurar el sistema de registro de nómina son enormes y eso puede ser una barrera para que algunas organizaciones se reúnan.
