Validación de datos en Excel
La validación de datos en Excel se usa para limitar que un usuario proporcione entradas a ciertas celdas o rangos de entrada, para datos con una gran cantidad de usuarios, puede haber múltiples formatos para los mismos datos, por lo que usamos la validación de datos donde proporcionamos una entradas definidas para que un usuario seleccione entre para evitar múltiples formatos diferentes de los mismos datos, la validación de datos está disponible en las herramientas de datos de la pestaña de datos.
La validación de datos le permite: hacer una lista de las entradas que están permitidas / no permitidas ingresar en una celda de la hoja de trabajo, crear un mensaje de error / alerta / advertencia para explicar más sobre los valores permitidos en una celda de la hoja de trabajo, crear mensajes para ser se muestra cuando se ingresan datos no válidos en una celda.
Finalidad de la validación de datos
- El propósito de la validación de datos es impedir que los usuarios ingresen valores de datos no válidos en la hoja de trabajo.
- También es útil para recopilar, ordenar y estudiar rápidamente los datos, habiendo dicho que los valores tienen un criterio definido y se pueden ver a través de la ventana Validación de datos.
- Esto actúa como una guía para los usuarios al ingresar los datos, ya que los mensajes personalizados que mencionan el formato de datos válido se muestran cuando se selecciona una celda de la hoja de trabajo.
¿Cómo usar la validación de datos en Excel?
Paso 1: El primer paso para crear la validación de datos es seleccionar las celdas o columnas que contienen datos.
Paso 2: Vaya a la pestaña Datos y haga clic en Validación de datos.
Paso 3: Elija la opción 1, es decir, Validación de datos de la lista de opciones.
Paso 4: Una vez que haga clic en Validación de datos, aparecerá una nueva ventana, como se muestra en la siguiente captura de pantalla.
Paso 5: 1 st pestaña es Configuración. Contiene los criterios de validación y el formato de los datos, que debe permitirse.
Paso 6: Se puede optar por ignorar los valores en blanco haciendo clic en la casilla de verificación 'Ignorar el espacio en blanco'.
Paso 7: 2 nd pestaña es mensaje de entrada donde puede entrar en el mensaje que se visualiza cuando se selecciona una célula.
Paso 8: 3 rd pestaña es Mensaje de error. Esto se utiliza para configurar los mensajes de error que se mostrarán siempre que se realice una entrada de datos no válida en las celdas o columnas configuradas. Los tipos de error y, por lo tanto, la señal que se muestra para el error pueden ser Detener, Advertencia o Información.
Diferentes formatos de datos de datos permitidos
- El número entero : establece que el formato que se permitirá son los números enteros.
- Decimal : establece que el formato que se permitirá son números decimales.
- Lista : indica que el formato que se permitirá es una lista desplegable.
- Fecha : indica que el formato que se permitirá son las fechas.
- Hora : establece que el formato que se permitirá son los valores de hora.
- Longitud del texto : indica la longitud permitida del texto que se ingresará en una celda.
- Personalizado : indica cualquier fórmula personalizada.
Diferentes criterios para la validación de datos
- entre - establece que el valor debe estar entre los números mínimo y máximo especificados.
- not between - establece que el valor no debe estar entre los números mínimo y máximo especificados.
- igual a: establece que el valor debe ser igual al número dado.
- no igual a: establece que el valor no debe ser igual al número dado.
- mayor que: indica que el valor debe ser mayor que el número dado.
- menor que: indica que el valor debe ser menor que el número dado.
- mayor o igual a: establece que el valor debe ser mayor o igual que en Excel el número dado.
- menor o igual a: establece que el valor debe ser menor o igual que el número dado.
Diferentes estilos de alerta en la validación de datos de Excel
- Detener : impide que los usuarios ingresen datos no válidos en una celda de la hoja de trabajo. La ventana Detener alerta ofrece dos opciones al usuario: Reintentar y Cancelar.
- Advertencia : advierte a los usuarios que se ingresan datos no válidos. Sin embargo, una advertencia no impide que el usuario ingrese datos no válidos. Ofrece tres opciones al usuario: Sí, No y Cancelar.
- Información - Informa al usuario que los datos ingresados no son válidos. Al igual que la advertencia, no impide que el usuario ingrese datos no válidos. Muestra dos opciones para el usuario: Aceptar y Cancelar.
Ejemplo de validación de datos de Excel (validación de números)
Como se muestra en la figura. 1, -2,5 está marcado en rojo, lo que indica datos no válidos. Se muestra una información sobre herramientas con un mensaje: 'Ingrese un número mayor que cero'. Se asigna una regla a la columna B de la siguiente manera.
Como se muestra en la figura. 2, el criterio de validación ingresado es, el número "decimal" debe ser mayor o igual a cero. Es decir, los valores negativos están restringidos.
Cosas para recordar
- No está completamente a prueba y se puede violar fácilmente.
- Si los datos de las celdas sin validación se copian en las celdas con validación en su lugar, los datos ingresados no se validan y la validación de datos anula la validación de datos, lo que da como resultado que no haya validación de los datos copiados.
