Plantilla de gráfico RACI - Descarga gratuita (ODS, Excel, PDF, CSV)

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Plantilla de gráfico RACI

La plantilla de gráfico RACI es una herramienta que se utiliza para asignar roles y responsabilidades en un proyecto o actividad. Señala claramente qué tarea está siendo realizada por quién, quién es un revisor y quién es responsable de una tarea. En última instancia, este cuadro elimina cualquier confusión y ayuda a identificar a la persona responsable de una actividad.

RACI significa Responsable, Responsable, Consultado, Informado. Entendamos estas cuatro responsabilidades a partir de una breve descripción a continuación:

# 1 - Responsable

Es la persona que realmente trabaja y completa la tarea. Puede haber una o más personas responsables de una tarea según el nivel de dificultad y el consumo de tiempo.

# 2 - Responsable

Es la persona quien también es el revisor y asigna las diversas tareas al responsable. La persona responsable también puede ser considerada responsable de algunas tareas. Sin embargo, la revisión de SOX ahora hace que sea obligatorio que otra persona revise la tarea realizada por una persona. Siempre es una buena idea tener una sola persona responsable de una tarea para evitar cualquier ambigüedad.

# 3 - Consultado

Estas personas están siendo consultadas con respecto a la retroalimentación o confirmación de que el proyecto va bien; la calidad de salida es la deseada; si los hay, errores o lagunas en el producto o proyecto. Las partes de la consulta pueden ser internas o externas, dependiendo de la naturaleza de la tarea abierta a la consulta.

# 4 - Informado

Estas son las partes que están siendo informadas sobre el progreso, los cuellos de botella o la finalización del proyecto. La mayoría de las veces, las personas informadas son destinatarios finales o líderes sénior que solo desean estar actualizados sobre el progreso, los cambios y cualquier otra enmienda significativa.

Comprendamos la plantilla de gráfico RACI utilizando la plantilla a continuación en la que un gerente de contabilidad ha delegado varias tareas dentro de su equipo y puede realizar el seguimiento con personas responsables y responsables:

Acerca de la plantilla de gráfico RACI

• Es un gráfico RACI sencillo preparado y utilizado por uno de los directores de contabilidad de cualquier organización para realizar la actividad de cierre mensual de un mes. Entonces, vemos aquí que hay diferentes equipos para diferentes funciones. La reserva de facturas, que realiza el equipo de cuentas por pagar, tiene tres miembros que son responsables de la reserva de facturas en una región en particular.
• El nombre de los asociados también se puede mencionar aquí. Entonces, la persona responsable de la reserva de la factura del trabajo es la gerente de cuentas por pagar Lucy. Significa que si hay algún problema con la reserva de facturas o una inquietud de un Proveedor con respecto a los pagos o consultas de facturación, el director de contabilidad siempre puede ponerse en contacto con Lucy para obtener la actualización y resolver el problema. Luego para la consultoría, hay un oráculo y un equipo de grupo, Oracle es la herramienta financiera comúnmente utilizada por las organizaciones, y el equipo de grupo se encarga de consolidar los libros de cuentas de varias regiones y países para presentarlo a la alta dirección, inversionistas y otras partes interesadas.
• Por lo tanto, para el equipo de cuentas por pagar, si hay algún problema con el sistema, se supone que deben consultar al equipo de Oracle para obtener orientación y soporte. Y si hay algún problema funcional como los tipos de cambio, el estado de un proveedor o cualquier problema contable, deben consultar al equipo del grupo para obtener orientación. Entonces el grupo informado es todo el grupo de contabilidad para que todos sepan que uno de los departamentos ha completado su tarea y estamos en camino de cerrar los libros a tiempo.
• De la misma manera en la plantilla anterior, el gráfico RACI se presenta para facturación, ingresos, empresas vinculadas, CAPEX y otras funciones.

¿Cómo utilizar la plantilla?

• Es una plantilla simple, concisa y completa que se explica aquí. La persona usa el gráfico RACI para hacer un cambio en la plantilla adjunta y actualizar las diversas funciones y nombres de las personas según el tamaño del equipo. Además, pueden incluir y excluir a ciertos miembros del equipo dependiendo de la información y cuán crítica sea para la organización. Por ejemplo, si hay una actualización con respecto a la fusión y adquisición y aún se encuentra en la etapa inicial, entonces no debe compartirse con todos en la organización, y las personas informadas solo pueden ser los líderes senior y los asociados involucrados. De la misma manera, la rendición de cuentas debe distribuirse de tal manera que una persona no tenga la carga de muchas responsabilidades y la realización de la tarea se vuelva difícil. También,la misma persona no debe ser responsable ante departamentos con intereses en conflicto para evitar SOX y otros problemas de cumplimiento.
• El objetivo principal de este cuadro es comprender qué equipo y qué persona están haciendo qué y comunicarse con ellos en el caso de que se necesite información de ellos. Además, porque hoy en día, en un mundo digital, todos los departamentos están conectados y existe la confiabilidad de un departamento en la realización de tareas de otro departamento. Por ejemplo, en un entorno contable, el equipo de contabilidad general - GL solo puede comenzar a trabajar después de que el equipo de cuentas por pagar y por cobrar haya completado su tarea. De esa manera, el gráfico RACI proporciona una descripción general rápida de la distribución de la tarea y la capacidad de respuesta de un departamento a otro y proporciona una mejor integración y finalización de tareas.