¿Qué es la reconciliación?
La reconciliación es la práctica de hacer coincidir los saldos en las cuentas para encontrar inconsistencias financieras, discrepancias, omisiones e incluso fraudes. Cada transacción se registra en dos cuentas (débito en una y abono en otra) en los libros de cuentas. Por lo tanto, la conciliación al final de cualquier período contable incluye la conciliación de los saldos y asegurarse de que los débitos (créditos) de una cuenta para una transacción sean los mismos que los créditos (débitos) de otra cuenta para la misma transacción.
También se puede realizar una conciliación para hacer coincidir los saldos entre las cuentas internas y externas. Por ejemplo, una empresa puede conciliar las transacciones bancarias registradas en sus libros y las registradas al final del banco para determinar los desajustes. A nivel personal, alguien puede realizar un seguimiento de los gastos de su tarjeta de crédito y compararlos con el extracto bancario para comprender las diferencias de la cuenta.
Ejemplo de reconciliación
- Suponiendo que una empresa está conciliando transacciones bancarias en sus libros con el extracto bancario. La empresa está haciendo este ejercicio a finales de mes. Descubrió que un cheque emitido el día 31 del mes no había sido debitado de su saldo en el banco, y el banco dedujo ciertos cargos del saldo, que no estaban registrados en los libros de la empresa.
- Aquí, los saldos en los libros de la compañía y el libro del banco no coincidirán, y las entradas deben hacerse / corregirse para reflejar los saldos correctos en las cuentas. La empresa reconocerá los cargos bancarios en sus libros y el saldo bancario se ajustará para reflejar la imagen precisa en las cuentas.
Proceso de reconciliación
El proceso de reconciliación general es el siguiente:
# 1 - Compare el saldo de una cuenta con la otra
En este primer paso, los débitos y créditos se combinan para garantizar que los saldos coincidan. Por ejemplo, cuando una empresa paga el alquiler, debita la cuenta de alquiler y acredita la cuenta de efectivo o de alquiler a pagar. En la fecha de conciliación, todos los débitos de alquiler deben coincidir con los créditos en la cuenta de efectivo y la cuenta de alquiler por pagar relacionados con el gasto de alquiler.
# 2 - Entradas de cheques en ambas cuentas
En caso de que se encuentre una discrepancia en el primer paso, el contador debe verificar la transacción de la cuenta por transacción para averiguar qué entradas están causando la discrepancia. Las diferencias podrían surgir principalmente debido a errores tipográficos, débito en lugar de abono de cuentas, paso de entradas en cuentas incorrectas, no registrar entradas en una cuenta, etc.
# 3 - Corrija las entradas incorrectas
Una vez que el contador determina qué entradas están causando el desajuste, esas entradas pueden analizarse y corregirse para reflejar los saldos correctos.
# 4 - Equilibrar las cuentas nuevamente
Una vez que se realizan las correcciones, es necesario volver a verificar las discrepancias en los saldos finales para una verificación exhaustiva. Como una empresa puede realizar una enorme cantidad de transacciones en un período, el proceso de conciliación no es posible la mayoría de las veces manualmente. Por lo general, se realiza mediante un software de contabilidad que arroja errores para que los contables los examinen.
Tipos de reconciliación
Hay cinco tipos principales de reconciliación:
- # 1 - Conciliación bancaria: las transacciones en los extractos bancarios se concilian con las transacciones relacionadas con efectivo registradas en los libros de la empresa.
- # 2 - Conciliación de clientes - Los saldos de los clientes en los libros de la compañía se comparan con los saldos en los libros de los respectivos clientes.
- # 3 - Conciliación de proveedores: los saldos de los proveedores en los libros de la compañía se comparan con los saldos en los libros de los respectivos proveedores.
- # 4 - Conciliación entre compañías : los saldos en los libros de la compañía hacia una subsidiaria se concilian con los saldos hacia las matrices en los libros de la subsidiaria
- # 5 - Conciliación de negocios específicos : las conciliaciones son específicas de la naturaleza de la actividad comercial que realiza la empresa.
Métodos de reconciliación
La reconciliación se puede realizar mediante dos métodos, como se describe a continuación:
# 1 - Revisión de documentos
Este es un proceso formal de reconciliación y se sigue ampliamente. Con este método, se comprueban todas las cuentas para garantizar que las cantidades registradas y gastadas sean las mismas. Este método generalmente utiliza software de contabilidad y realiza una revisión exhaustiva y detallada.
# 2 - Revisión de análisis
En este método, los saldos se analizan individualmente y se comparan con lo que deberían basarse en un parámetro específico. El parámetro más destacado podría ser la actividad y las tendencias históricas. Por ejemplo, mientras examinaba una lista de transacciones, un contador descubrió que un gasto como el alquiler se registra diez veces más de lo que era en los años anteriores. Esto requerirá un examen más detenido de las cuentas.
Ventajas
- La conciliación ayuda a encontrar asientos contables inexactos, incluido el tratamiento inadecuado de los elementos contables.
- Ayuda a encontrar errores de omisión y comisión, y corregirlos con prontitud.
- Ayuda a las empresas a evitar opiniones negativas de los auditores, lo que es una posibilidad si no obtienen las respuestas correctas para los desajustes.
- Ayuda a las empresas a mantenerse sincronizadas con las prácticas contables impuestas por las autoridades reguladoras.
- Ayuda a hacer coincidir las transacciones desde su origen.
- Ayuda a detectar fraudes dentro de la empresa o en las transacciones externas donde la empresa está involucrada
- Ayuda a completar los registros contables, ya que trae la información que falta y los documentos de respaldo.
- Puede ayudar a tomar decisiones comerciales mejor informadas, ya que hace que las cuentas sean más confiables y libres de errores.
Conclusión
- Las empresas confían en la información financiera que se les presenta a los líderes, por lo que resulta crucial que esa información esté libre de errores. Si se les presenta información libre de errores, los líderes pueden tomar una decisión con confianza.
- La conciliación ayuda al personal de contabilidad a eliminar cualquier error de las cuentas, que luego se puede presentar a las partes interesadas para la toma de decisiones. Como se dijo anteriormente, la reconciliación es un proceso necesario y debe ser seguido por todas las organizaciones, pequeñas y grandes.
- Es vital que las organizaciones realicen la reconciliación con frecuencia, en un plazo determinado y se aseguren de que las personas que realizan la reconciliación no sean las mismas que prepararon las cuentas en primer lugar para evitar conflictos de intereses.
