¿Qué es la gestión de costes?
La gestión de costos es una parte integral de la gestión empresarial que trabaja en base a estimaciones, en donde se realizan diversas actividades como la recolección de datos, análisis de datos y mecanismos, evaluación del proceso y reporte de los eventos para que el tomador de decisiones puede planificar y controlar los requisitos presupuestarios de la organización y, por lo tanto, permitir al tomador de decisiones decidir si el proyecto se puede completar dentro del tiempo especificado y dentro del presupuesto especificado.
Explicación
- Antes de profundizar en el tema de la "gestión de costes", echemos un vistazo rápido a "qué es un coste". Ahora, el “Costo” no es más que una medida (en términos de dinero) de esfuerzos, materiales, recursos, tiempo consumido (horas o días o semanas o meses), se renuncia al riesgo y la oportunidad en la producción o entrega de un producto. Eso significa que es la cantidad que pagó o entregó para que algo sea adquirido.
- Volviendo al tema, se trata de la gestión de los distintos componentes del coste que implica la fabricación del producto o la prestación del servicio.
- El objetivo del proceso de gestión no es reducir los costos, sino reducir el costo solo hasta la etapa en la que la calidad del producto no se vea obstaculizada.
Características
- Planificación: aquí se enmarca un plan o conjunto de objetivos. El marco incluye los presupuestos, estándares o estimaciones.
- Comunicación: Aquí, el plan elaborado anteriormente se comunica a quienes realmente van a implementar el plan.
- Motivación: Aquí, el plan se evalúa por su desempeño.
- Evaluación: Se está haciendo una comparación con los objetivos predeterminados y el rendimiento real.
- Toma de decisiones: Aquí, se toman acciones correctivas o se revisa el conjunto de objetivos, dependiendo del requisito de la tarea.
Proceso
# 1 - Asignación de recursos
Aquí, determinamos los requisitos de recursos futuros según el alcance del trabajo. Se requieren recursos tales como físicos, financieros, humanos e información para lograr los objetivos básicos. En la mayoría de los casos, los recursos humanos son de suma importancia. Por otro lado, pocas tareas requieren el uso de material y consumibles. Sin embargo, pocas tareas pueden realizarse con herramientas automatizadas que no requieran ninguna intervención humana.
# 2 - Estimación de costos
Es la predicción de la cantidad, el costo y el precio de los recursos que se utilizarán en el proyecto. Implica varias técnicas en las que la información no financiera sobre el proyecto se convierte en información financiera. Estos productos se utilizan principalmente como insumos para planificar y analizar el costo total del proyecto.
# 3 - Presupuesto de costos
Es una parte integral de la estimación de costos. Sin embargo, en la presupuestación de costos, el costo total se asigna a las cuentas de costos. Luego, las cuentas de costos se toman como base para el control de costos para la comparación. Además, las cuentas de costos tienen un propósito secundario, es decir, apoyar el proceso de contabilidad de costos. Es necesario presupuestar cada costo por adelantado ya que el proceso de producción tiene un límite de tiempo. También es importante abordar las limitaciones de flujo de efectivo.
# 4 - Control de costos
La base hecha anteriormente (es decir, cuentas de costos) se utiliza para comparar y evaluar las variaciones. Las variaciones se analizan para obtener el menor costo posible sin obstaculizar la calidad del producto final de la organización. Los gastos y el desempeño se controlan en comparación con el progreso del proyecto. En función de las variaciones, se toman las medidas adecuadas y correctivas para evitar exceder los presupuestos. Cuando se incurre en el costo real, el mecanismo de control de costos ayuda a analizar las variaciones.
# 5 - Evaluación comparativa
Benchmarking significa un objetivo mínimo a alcanzar. Los puntos de referencia no son más que registros de las actividades o tareas de alto rendimiento o de las personas. Benchmark ayuda a aumentar el rendimiento general del proyecto y, por lo tanto, aumenta el valor del proyecto. Los puntos de referencia también se pueden intercambiar entre dos proyectos, en los que uno de los proyectos está completo en todos los aspectos materiales.
Técnicas de gestión de costes con ejemplos
Echemos un vistazo a estas técnicas con ejemplos:
Estas técnicas se utilizan para la gestión de costes. Tomemos un ejemplo de costeo objetivo como se muestra a continuación:
La empresa quiere lanzar un nuevo producto llamado “DD” (franquiciado). La empresa debe pagar una regalía del 15% sobre el precio de venta al propietario de la franquicia. El precio de venta esperado = $ 100 por artículo y el porcentaje de ganancia es del 25% sobre el precio de venta. Los detalles de los costos son los siguientes:
La pregunta es determinar el costo objetivo y la posible reducción de costos.
Solución
- Calcular el costo objetivo
- Calcular la estructura de costos reales
- = 63-60
- = 3
Por lo tanto, según la técnica de gestión de costos objetivo, se espera que la empresa reduzca el costo al reducir los costos de fabricación solo en $ 3.
Factores que afectan la gestión de costes
- Crecimiento de la tecnología de la información
- Competencia nacional global y general
- Crecimiento de los sectores de servicios y fabricación
- Crecimiento de la competitividad global
- Crecimiento del sector de servicios
- Teoría de restricciones que se utiliza en la identificación de recursos críticos.
- Enfoque en el cliente
- Investigación y desarrollo de nuevos productos
Importancia
Joe Biden dijo correctamente una vez que "No me digas lo que valoras, muéstrame tu presupuesto y te diré lo que valoras".
- Entonces, ningún proyecto comienza sin colocar el presupuesto. El éxito del proyecto se decide por qué tan bien se haya manejado el costo del proyecto en el proyecto. Podría suceder que el proyecto no se complete dentro del costo del proyecto. Significa que los costos del proyecto pueden haber excedido y, si esto sucede, por supuesto, se considera un fracaso del proyecto. Por tanto, es importante estimar correctamente el coste.
- Si el punto de partida, es decir, la planificación y la estimación, fallan, otros puntos no son útiles. Además, implementar la reducción de costos sin el enfoque en su gestión, no cumplirá el propósito.
Diferencias entre la gestión de costes y el control de costes
Hay alguna diferencia entre "dar instrucciones a un equipo" y "liderar un equipo". ¿Te das cuenta de la diferencia en la forma de hacer las cosas en cada equipo? Un tipo similar de diferencia surge en la gestión de costos frente al control de costos. Ambos parecen ser sinónimo el uno del otro. Sin embargo, no lo son. Existe una diferencia entre administrar el costo y controlar el costo.
# 1 - Gestión de costes
Como se explicó anteriormente, se ocupa principalmente de los procesos por etapas en los que la planificación y el control del presupuesto de un proyecto es de suma importancia. Esto se enfoca en mantener todas las cosas dentro del presupuesto aprobado. Las cosas comienzan desde la fase inicial de planificación y terminan con la evaluación del desempeño después de la finalización del proyecto.
# 2 - Control de costos
El control de costos, por otro lado, tiene como principal preocupación tomar las acciones adecuadas con el objetivo de minimizar el costo de los productos. Las variaciones se analizan para monitorear los gastos y el desempeño. Sobre la base del análisis, se requieren acciones apropiadas. El control de costos se ocupa de lo que se debe hacer, lo que se ha hecho, lo que queda por hacer, la implementación de acciones correctivas y la verificación de las acciones correctivas. Entonces, si observa, el control de costos se enfoca en limitar el proyecto durante la fase de ejecución, pero su efectividad se calcula mediante procesos de administración de costos.
Ventajas
- Ayuda a controlar el costo específico del proyecto y, por lo tanto, también controla el costo comercial general.
- Es posible predecir los gastos y costos futuros. Por lo tanto, los ingresos esperados se pueden calcular fácilmente.
- Los costos predefinidos pueden tratarse como registros de la empresa.
- Ayuda a tomar los puntos de acción que son necesarios para asegurar que los recursos y las operaciones comerciales estén en línea para lograr los objetivos y metas predefinidos.
- Ayuda a analizar las tendencias a largo plazo del negocio.
- El costo real incurrido se puede comparar con el presupuestado para averiguar las variaciones. Estas variaciones ayudan a identificar si el gasto excede más de lo esperado.
- También analiza los factores externos de la competencia, el crecimiento del mercado, los requisitos del cliente, la calidad del producto, la prestación del servicio, etc. y no solo la reducción de costos.
- Ayuda en la diferenciación de productos y en la reducción de costos.
- Además, orienta en la mejora continua para ofrecer un producto superior en términos de calidad.
Conclusión
La gestión tiene su propia importancia en todos los aspectos de nuestra vida. Al final, se trata de quién maneja las cosas. Y por lo tanto, la gestión también es fundamental en términos de costo involucrado en el proyecto. Tiene mayor importancia que el control de costos o la reducción de costos. Estas técnicas ayudan a lograr dicho propósito fácilmente.
