¿Qué es el sobrecoste?
El sobrecoste, también conocido como sobrecoste presupuestario, es el escenario en el que el coste de un proyecto o negocio tiende a aumentar de lo que se había presupuestado y puede deberse al aumento del coste debido a un presupuesto inadecuado o una subestimación del coste real en cuenta. de algunos escenarios imprevistos que no se tuvieron en cuenta durante el proceso de presupuestación.
Caracteristicas
- El sobrecoste suele prevalecer en proyectos de infraestructura, construcción y TI, que generan muchos costos inesperados durante la fase de finalización del proyecto.
- Se deben principalmente a tres factores como razones políticas, razones psicológicas y razones técnicas.
- Principalmente se debe a la falta de financiamiento, falta de coordinación, costos no planificados o retrasos en los proyectos.
- Siempre es incierto y no es posible presupuestar lo mismo. Se considera que ocurre cuando ciertas fases de un proyecto o negocio tienden a cruzar el costo presupuestado real.
- La medición del sobrecoste es diferente para diferentes industrias o empresas.
Tipos de sobrecostos
# 1 - Estimaciones
El costo relacionado con el negocio puede subestimarse debido a factores como el sesgo personal y los procedimientos complicados involucrados en la finalización de la tarea. Podemos utilizar la metodología de predicción de clases de referencia para mejorar las posibilidades de obtener estimaciones más precisas. El problema es que la mejor de las previsiones puede resultar incorrecta para calcular la estimación perfecta, por lo que mantener una contingencia como parte del presupuesto es siempre una buena práctica para afrontar escenarios adversos en el futuro.
# 2 - Riesgo
El riesgo puede ser cualquier escenario al que no podamos asignar una probabilidad. No se pueden predecir antes y, a veces, no están bajo el control del negocio como una calamidad natural, lo que puede retrasar la finalización de un proyecto o el desempeño del proveedor, lo que eventualmente puede dañar el negocio. Un plan de gestión de riesgos adecuado puede ayudar a la empresa a mitigar el riesgo hasta cierto punto, pero el riesgo es el tipo principal al que se enfrenta toda empresa o proyecto.
# 3 - Scope Creek
Scope creek se define como las ocasiones en que surgen actividades no contabilizadas en el proyecto o negocio, que no se incluyeron en el presupuesto o el costo real. Puede suceder cuando la administración continúa agregando características al proyecto a medida que evoluciona o se requiere o en los casos en que el equipo del proyecto se vuelve demasiado creativo y comienza a incluir actividades no documentadas. La gestión y los controles del proyecto están diseñados principalmente de tal manera que se eviten estos escenarios mediante la reevaluación constante del presupuesto.
# 4 - Escalada de costos
La escalada de costos está más relacionada con factores económicos como la inflación, que pueden incluir el aumento en el precio de un artículo en particular durante un período que no se contabilizó en el presupuesto inicial.
¿Cómo evitar el sobrecoste?
- Las técnicas tradicionales implican la aplicación de herramientas de gestión de proyectos como PRINCE, aunque los resultados no están garantizados.
- En el escenario actual, las herramientas y aplicaciones más modernas como Agile están asumiendo el control de las técnicas tradicionales para ayudar a las empresas a lidiar con un exceso de costos.
- Los negocios como una unidad deben planificar de manera proactiva e incluir varios escenarios que pueden llevar a tal desbordamiento.
- El pronóstico mensual o trimestral es imprescindible para tener en cuenta los cambios en los datos reales en comparación con el presupuesto y planificar en consecuencia.
- La empresa debe prestar mucha atención durante las etapas de planificación del proyecto, ya que esto sirve como base.
- La capacidad del proveedor para realizar y entregar debe verificarse minuciosamente en el momento de la contratación del proveedor.
- La empresa debe adoptar la práctica de utilizar gráficos y herramientas de programación modernas para controlar mejor el costo.
- El gerente de proyecto requiere monitorear y controlar el proyecto continuamente.
- Las partes interesadas del proyecto o de la empresa siempre deben estar informadas sobre los escenarios cambiantes, para que estén en la misma página y, de esta manera, la empresa pueda utilizar sus conocimientos.
- Luchar contra el alcance del arroyo es imprescindible, y las empresas deben asegurarse de permanecer dentro del alcance que se planeó inicialmente.
Causas
- Costo no planificado: los escenarios imprevistos pueden provocar un par de actividades que no se incluyeron inicialmente en el plan o el presupuesto. Puede deberse a razones técnicas, políticas o psicológicas.
- Fallo en la comunicación: un malentendido entre dos departamentos o personas involucradas puede generar costos innecesarios.
- Cambio en el alcance del proyecto: el evento, que conduce al arroyo del alcance, es una de las principales razones. Scope creek se define como las ocasiones en que surgen actividades no contabilizadas en el proyecto o negocio, que no se incluyeron en el presupuesto o el costo real.
- Subestimación de la complejidad del proyecto: Ciertas fases del proyecto o del negocio son tan complejas que, en ocasiones, elaborar un presupuesto adecuado es un trabajo difícil. Es más probable que esto esté relacionado con proyectos grandes y costosos.
- Financiamiento inadecuado: el financiamiento sirve como la columna vertebral de cada negocio o proyecto. La escasez de capital puede eventualmente conducir a un exceso de costos, donde el proyecto o la empresa pueden enfrentar una crisis para financiar sus actividades comunes.
- Falta de experiencia de liderazgo: una administración relativamente sin experiencia o una administración ineficiente puede llevar a una planificación inadecuada del proyecto y a una presupuestación inexacta del proyecto. Por lo tanto, con el tiempo, el proyecto puede ser víctima de un presupuesto incorrecto y caer en un caso de sobrecostos.
- Ausencia de plan de contingencia: el negocio también sufre cuando no hay una planificación de respaldo o un plan de contingencia para escenarios inevitables. Un plan de respaldo es imprescindible, especialmente para proyectos a gran escala, ya que algunas desviaciones del costo presupuestado habitual pueden costar millones.
- Retrasos del proyecto: los retrasos en la finalización del proyecto desde su finalización prevista habitual eventualmente dan lugar a un sobrecoste ya que las actividades que se extienden más allá del plazo de finalización no se contabilizaron en el presupuesto.
Prevención de sobrecostos
# 1 - Planificación adecuada
La planificación sirve como la base misma de cada proyecto o negocio, y la mejor manera de evitar el exceso de costos es planificarla antes de que se ejecute. Cuanto más precisas sean las estimaciones, mayores serán las posibilidades de que el proyecto se ciña a su presupuesto.
# 2 - Conocimiento de los proveedores
Los proveedores deben ser evaluados minuciosamente antes de ser contratados. El proyecto y la empresa deben obtener un conocimiento completo sobre sus capacidades y experiencia en el campo para evitar los peores escenarios. Se necesita la debida diligencia antes de consolidar la relación con el proveedor.
# 3 - Evite Scope Creek
Muchas actividades indebidas no deben encontrar lugar en el proyecto, y el negocio o el proyecto deben permanecer en el alcance original del proyecto con una desviación mínima del plan.
# 4 - Uso de la herramienta de planificación de proyectos
Para monitorear y controlar el proyecto, se debe implementar el uso de herramientas modernas como el diagrama de Excel de Gantt o la plantilla de seguimiento del proyecto para que el gerente del proyecto esté al tanto de cada etapa del proyecto y las posibilidades de sobrecostos.
Conclusión
Este es un escenario ineludible al que se enfrenta toda empresa o proyecto, pero cómo minimizarlo o mitigarlo depende mucho de la dirección o del director del proyecto. Un enfoque proactivo puede ayudar a la empresa a reducir las posibilidades de sobrecostos con una planificación adecuada y un análisis exhaustivo de las estimaciones.
