Formato completo de EDI (intercambio electrónico de datos)
La forma completa de EDI es el intercambio electrónico de datos. Puede definirse como una transferencia digital de información o documentos como facturas, órdenes de compra, letras de cambio, avisos de envío, etc.en formato electrónico (copia electrónica) entre vendedores y compradores y además permite que una entidad se comunique virtualmente con otros. entidades (nacionales e internacionales) en cualquier momento y en cualquier lugar, independientemente de las zonas horarias que no coincidan.
¿Como funciona?
- Un sistema EDI almacena la información completa de la empresa. Los detalles sobre niveles de inventario, reordenar, facturación, compras, facturación, etc. se almacenan en un sistema EDI. Facilita el comercio entre un comprador y un vendedor al tener en cuenta datos como precios únicos, direcciones de envío, etc.
- EDI incluso utiliza datos estándar para garantizar que las solicitudes y requisitos del comprador estén sincronizados con los de los clientes. Los pedidos se colocan con éxito y la transacción se ejecuta sin interrupciones.
- Este software utiliza datos relevantes y, cuando se recibe una solicitud de compra del comprador, los datos se transforman para adaptarse al sistema de los proveedores. La información valiosa se utiliza luego para generar los documentos.
Ejemplos
Mike, gerente de compras de las tiendas ABC, está a cargo de preparar los pedidos para la tienda. Prepara un pedido y lo traduce a documentos electrónicos (o EDI 850). Después de que se realiza el formateo de EDI 850, el mismo se transmite virtualmente a XYZ (proveedor). XYZ recibe los pedidos de intercambio electrónico de datos 850 de las tiendas ABC y procesa el pedido de compra.
Tipos
- EDI directo: también se considera un intercambio de datos electrónicos punto a punto y ayuda a construir una conexión individual con cada socio comercial. Se utiliza principalmente entre proveedores con una gran base de clientes y una multitud de transacciones comerciales.
- EDI a través de VAN: esta es una red privada que permite el intercambio de documentos electrónicos entre dos socios comerciales.
- EDI a través de AS2: esto permite la transmisión segura de datos a través de Internet.
- Web EDI: utiliza un navegador de Internet estándar para realizar EDI.
- EDI móvil: no se usa mucho debido a los dispositivos móviles o los problemas de seguridad subyacentes con ellos.
- Outsourcing de EDI: esto también se considera servicios gestionados y permite a las organizaciones hacer uso de recursos externos para gestionar su entorno de EDI a diario.
Normas
Los dos estándares de intercambio de datos electrónicos ampliamente utilizados son el Instituto Nacional Estadounidense de Estándares / Comité de Estándares Acreditados X12 (ANSI ASC X12) - genérico, y EDI para Administración, Comercio y Transporte (EDIFACT) - genérico internacional.
Componentes
- Formato de documento estándar: es un tipo de formato estándar con el que están de acuerdo ambas partes comerciales y no requiere software o hardware complicado para acceder a la información.
- Traductor y mapeador: el traductor se utiliza para convertir datos sin procesar en información más significativa, mientras que el mapeador se utiliza para crear especificaciones de conversión.
- Software de comunicación: se utiliza para transmitir datos y convertir documentos comerciales como facturas, órdenes de compra, etc. a un formato de documento estándar.
- Communication Network ofrece un vínculo directo entre el comprador y el vendedor, quienes acordaron intercambiar documentos comerciales a través del intercambio electrónico de datos.
Aplicaciones
- El sector minorista ofrece una forma estructurada de mantener y reabastecer los productos almacenados en un punto de venta minorista.
- Sector de fabricación: ofrece una forma sistemática de fabricación y planificación a tiempo en relación con los requisitos de material.
- Sector del automóvil: ayuda a la industria del automóvil a mantener a sus clientes al tanto de los detalles de precios y productos en curso a lo largo del ciclo de compra.
- Sector financiero: ayuda al sector financiero a reemplazar las actividades que requieren mucha mano de obra para cobrar y distribuir pagos a través de un sistema electrónico.
Beneficios
- Procesamiento en tiempo real: permite a los usuarios experimentar el procesamiento en tiempo real de la información y las transacciones comerciales. Esto acelera el ciclo comercial hasta en un 61% y permite a las empresas ejecutar una transacción en cuestión de pocos minutos en lugar de una duración prolongada, que puede ser de días, semanas o un mes.
- Menos posibilidades de desabastecimiento, cancelaciones y pedidos reelaborados: permite a las empresas procesar documentos comerciales en tiempo real y con total precisión. Por lo tanto, se reducen las posibilidades de desabastecimiento, cancelaciones y pedidos reelaborados.
- Costos más bajos: esto ayuda a minimizar los costos de viaje, documentación, impresión, almacenamiento, archivo, reproducción, franqueo, etc.
- Fortalece las relaciones entre socios comerciales: las aplicaciones EDI acortan el tiempo de entrega y brindan mucha transparencia en las transacciones. Esto ayuda a los proveedores a ganarse la confianza de los compradores y a establecer relaciones profundas con ellos en poco tiempo.
Limitaciones
- Caro: estas aplicaciones son costosas. La instalación de aplicaciones EDI en una organización también es muy complicada y costosa. Esta es la razón por la que la mayoría de las organizaciones ignoran en gran medida la instalación de aplicaciones EDI en sus sistemas a pesar de las ventajas que ofrece.
- Complejidad de la red: otra desventaja de instalar aplicaciones EDI es que genera el requisito de tener una amplia capacidad de telecomunicaciones. Puede que este no sea un escenario problemático para las empresas que lo hacen bien, pero se convierte en un gran problema para las pequeñas y medianas empresas.
Conclusión
- Esta es la forma abreviada que se utiliza para el intercambio electrónico de datos. Las principales ventajas de instalar una aplicación EDI son que es altamente adaptable, simplifica los procesos, minimiza los costos, aporta transparencia, coordina procesos, etc.
- Sin embargo, la instalación de EDI podría resultar costosa para las pequeñas y medianas empresas. Las empresas que estén dispuestas a instalar aplicaciones EDI deberán realizar una gran inversión en sus redes informáticas. Las empresas que no puedan permitirse hacer una inversión de este tipo solo se irán con la opción de confiar en las comunicaciones intermitentes de módem punto a punto.
Artículos recomendados
Esta ha sido una guía para la forma completa de EDI, es decir (intercambio electrónico de datos). Aquí discutimos los ejemplos de EDI, tipos y cómo funciona junto con componentes, aplicaciones, beneficios y limitaciones. Puede consultar los siguientes artículos para obtener más información sobre las finanzas:
- Forma completa de NASDAQ
- Forma completa de NPCI
- Forma completa de EPS
- Forma completa de NACH
- Forma completa de COD
