Significado de la orden de compra
Una orden de compra (PO) sirve como un documento legal entre el comprador y el vendedor, en el que el comprador envía este contrato que detalla los bienes y servicios, la fecha de entrega, las condiciones de pago según el contrato, etc. Por lo general, el vendedor ofrece crédito al comprador sin ningún riesgo ya que el comprador está legalmente obligado a realizar el pago después de la entrega de los bienes y servicios.
Tipos
Hay cuatro tipos de órdenes de compra, como sigue:
- Orden de compra estándar: son ampliamente utilizados, principalmente aplicables a demandas puntuales. Estas órdenes de compra se utilizan cuando los pedidos deben entregarse en una fecha y hora determinadas.
- Orden de compra planificada: en esta orden de compra se menciona todo lo habitual, pero la fecha de entrega programada es provisional.
- Orden de compra general: en este pedido, el precio, la cantidad y la fecha de entrega son provisionales. Solo se mencionan detalles de productos y ciertos términos. Se especifican otros detalles cuando finalmente se lanza la orden de compra.
- Orden de compra de contrato: en este tipo, solo se establecen los términos del contrato, no se menciona nada más y las órdenes de compra estándar se crean en el futuro con referencia a este CPO.
¿Cómo utilizar una orden de compra?
- En primer lugar, el comprador envía una orden de compra, en papel o electrónicamente, al proveedor o vendedor detallando la orden requerida.
- Si el proveedor descubre que puede cumplir con el pedido, se envía una confirmación al comprador.
- El vendedor / vendedor prepara el pedido sacando los productos requeridos o asignando el personal requerido para prestar los servicios.
- Luego, el producto se envía al comprador o se proporcionan los servicios. Se menciona en los albaranes de los productos para facilitar su identificación y seguimiento.
- Después de enviar el producto o prestar los servicios, el vendedor enviará una factura al comprador con un número único; el número de la orden de compra también se mencionará en la factura para fines de comparación.
- El comprador realiza el pago de la factura de acuerdo con los términos y condiciones de la orden de compra y el contrato acordado por ambas partes al principio.
Ejemplo de orden de compra
La empresa ZYX necesitaba 100 unidades del producto A a la tasa acordada de $ 50 por unidad. Envía la orden de compra al Vendedor LML, PO menciona la cantidad requerida, el precio y otros términos. El vendedor LML envió el pedido en la fecha de entrega y envió la factura. La compañía ZYX verificó el producto enviado, hizo coincidir el número de orden de compra y realizó el pago de $ 5,000 en 30 días según las condiciones de pago mencionadas en la orden de compra.
Formato de orden de compra
A continuación se presenta un formato simple de una orden de compra. Se puede notar información adicional en el formato de otra compañía según el requisito específico.
Puede descargar esta plantilla desde esta página: Plantilla de orden de compra.
Por lo general, la siguiente información está presente en la orden de compra:
- Los detalles de los productos y servicios requeridos por el comprador.
- Nombres de marca, número de SKU, número de modelo, etc., de los productos y servicios.
- Cantidad de producto y duración de los servicios requeridos.
- Precio unitario del producto y servicios.
- Fecha de Entrega Estimada
- Lugar de entrega, es decir, el lugar al que deben enviarse los productos.
- Dirección de Envio
- Condiciones de pago como período de crédito, descuentos y otras condiciones.
Ventajas
- Ayuda a evitar pedidos duplicados, ya que ayuda a rastrear lo que se ha pedido y pagado.
- Sirve como documento legal y ayuda a evitar disputas.
- Ayuda a mejorar el inventario y la precisión financiera.
- También ayuda a presupuestar, porque se solicita que los fondos estén disponibles antes de realizar los pedidos.
- Por último, también ayuda a una entrega programada más rápida siempre que el comprador lo necesite.
Desventajas
- La creación de órdenes de compra para cada compra pequeña o grande conlleva mucho papeleo y esfuerzos manuales.
- Las tarjetas de crédito pueden servir como documentación en el caso de artículos más pequeños y así eliminar la necesidad de la orden de compra.
