Plantilla de Excel de factura en blanco
Una factura en blanco es básicamente un documento de facturación que consta de detalles como los artículos comprados, el monto y la forma de pago. Las facturas son documentos fuente para la contabilidad, que se utilizan para registrar transacciones de ventas. Las plantillas de facturas en blanco de Excel son útiles ya que tienen fórmulas de Excel incorporadas y, por lo tanto, ayudan a realizar los cálculos con gran facilidad, lo que también ahorra mucho tiempo y esfuerzo.
Componentes de la plantilla de factura en blanco
# 1 - Encabezado
- Número de factura: El número de factura es un número único que asigna el vendedor para distinguir esta factura de la factura que envía otro vendedor. Está presente en la sección de encabezado (en la parte superior de la página)
- Fecha de la factura: la fecha de la factura es la fecha en la que se genera la factura
- Condiciones de pago: contiene el modo de pago y establece si el pago vence (con el monto adeudado) en otra fecha.
- Información de la empresa de facturación: contiene el nombre y el número de contacto de la empresa / tienda en la sección del encabezado
- Información del cliente / cliente: contiene el nombre y el número de contacto del cliente / cliente en la sección del encabezado
# 2 - Cuerpo
Esta sección contiene el número de artículos o servicios adquiridos, su cantidad y descripción.
# 3 - Pie de página
- Cargos totales de artículos / servicios: consiste en un resumen de los cargos o servicios que se facturan.
- Impuestos u otros costos adeudados, si corresponde: Esto incluye cualquier tipo de impuestos aplicables y cargos de envío enumerados debajo de los cargos totales.
- Total adeudado: este es el monto total o el total general que posee el cliente.
- Instrucciones de pago: incluye una descripción del modo de pago.
- Comentarios adicionales: esto incluye instrucciones relacionadas con la devolución o el cambio, y cualquier información de descuento. La información de descuento a veces está presente en la sección del cuerpo en algunas de las facturas. También puede tener una línea adicional indicando los horarios y días de apertura y cierre de la tienda u organización.
Como una plantilla de factura simple, una plantilla de factura en blanco sobresale se utiliza para ofrecer los conceptos básicos de una factura sin funciones complicadas.
¿Cómo crear una plantilla de Excel de factura en blanco?
Digamos que deseamos crear o generar una plantilla de factura en blanco. Ahora se pueden utilizar los siguientes pasos para hacerlo (básicamente en Excel 2013 y 2016):
- Paso 1: Abra Microsoft Excel y haga clic en la pestaña 'Archivo' y haga clic en 'Nuevo':
- Paso 2: Al hacer esto, veremos algunas plantillas para facturas como se muestra a continuación:
Podemos ver en la captura de pantalla anterior que hay algunas plantillas listas para usar para una factura. No es necesario abrir cada plantilla antes de la selección; en cambio, si simplemente hacemos clic en una plantilla, aparece su vista previa, lo que nos dará una idea de cómo se ve la plantilla en términos de diseño y formato en Excel. Además, estas plantillas son completamente personalizables, es decir, podemos cambiarlas según nuestro requisito.
- Paso 3: Entonces, después de decidir qué plantilla se utilizará, haga clic en esa plantilla y luego haga clic en el botón 'Crear', que está a la derecha de la vista previa de la plantilla.
Esto abrirá la plantilla deseada en MS Excel. La siguiente captura de pantalla ilustra esto:
- Paso 4: Ahora podemos editar la plantilla según nuestras necesidades:
- Paso 5: Como podemos ver en la captura de pantalla anterior, la mayoría de las plantillas tienen escrito 'Empresa / Nombre de empresa' en la parte superior. Podemos reemplazar esto con el nombre real de la empresa haciendo doble clic en el texto de la celda y reemplazándolo como se muestra a continuación: Digamos que estamos creando la factura para una tienda de venta de mercancías cuyo nombre es ' Trendy Diva'.
- Paso 6: Por lo tanto, hemos cambiado el 'Nombre de la empresa' a 'Trendy Diva' en la factura. En la parte superior izquierda, junto con el nombre de la empresa, también se puede agregar un logotipo personalizado de la empresa pegando el logotipo allí. A esto le sigue la información de contacto de la empresa comercial o tienda, y luego la información de contacto del cliente / cliente:
- Paso 7: Junto con la información de contacto del cliente, hay un número de factura y una fecha de factura a la derecha, como se ilustra en la siguiente captura de pantalla:
- Paso 8: A partir de entonces, hay una descripción línea por línea del dinero adeudado junto con el precio y la cantidad de artículos o la tarifa y la cantidad de servicios. En caso de que haya un descuento, generalmente se ingresa en una columna separada, o se menciona junto con el total al final y se resta a partir de entonces.
- Paso 9: Por ejemplo, en nuestra factura 'Trendy Diva', que es una tienda de productos, digamos que se compran dos vestidos (1 vestido y 1 vestido largo largo):
- Paso 10: Finalmente, está el total general de todos los artículos o servicios comprados, junto con los impuestos aplicables. Además, en caso de que exista algún monto adeudado, también se menciona (que también se menciona en la parte superior de algunas de las facturas).
- Paso 11: Puede aplicar la tasa impositiva.
- Paso 12: Aquí, podemos ver que el impuesto a las ventas se calcula automáticamente.
- Paso 13 : Si se cobra cualquier otro monto, ingrese ese monto en la columna "Otro".
- Paso 14: Finalmente, el monto total se calcula automáticamente en la celda "Total".
- Paso 15: Después de que se hayan realizado todos los cambios en la plantilla de factura en blanco seleccionada según los requisitos del usuario, tendremos que guardarla haciendo clic en 'Archivo' -> 'Guardar como en Excel'.
- Paso 16: Luego ingrese una ubicación para guardar y el nombre de la factura que se guardará, y luego haga clic en 'Guardar'. Esto guardará la plantilla de factura personalizada en la ubicación de almacenamiento mencionada.
Cosas para recordar
- En los negocios, la factura es una pieza estándar. Sin embargo, no existe un formulario estandarizado único para el uso de la factura.
- También podemos crear nuestra propia plantilla de factura en MS Excel.
- Las plantillas de facturas en blanco generalmente las utilizan los servicios que necesitan proporcionar una factura en el sitio a los clientes.
- Algunas organizaciones o tiendas también utilizan paquetes de software de facturación personalizados, aplicaciones comerciales y servicios en línea basados en la nube para crear sus propias plantillas de facturas.
- Las plantillas de factura disponibles en Microsoft Excel se pueden personalizar en términos de diseño, formato, etc. y se pueden editar según los requisitos del usuario.
- Las plantillas de facturas de Excel se pueden convertir fácilmente a formato PDF y se pueden enviar al cliente por correo.
- Algunas de las plantillas de facturas de Excel que se pueden descargar de forma gratuita en las versiones: Excel 2003, 2007, 2010 y 2013 son:
- Plantilla de factura de facturación
- Plantilla de factura simple
- Plantilla de factura de servicio
- Plantilla de factura azul
- Plantilla de recibo de empaque, etc.
