Plantilla de hoja de tiempo gratuita en Excel
El seguimiento del tiempo diario de un empleado es una tarea que casi todas las empresas realizan a diario y tal vez lo verifiquen semanalmente, quincenalmente o mensualmente. Excel resulta útil en este caso debido a la versatilidad que posee. Podemos crear una plantilla de hoja de tiempo gratuita en Excel para capturar los horarios diarios / semanales de los empleados. Debido a la variedad de personalizaciones disponibles, no podemos decir que haya una plantilla de Excel estándar para realizar un seguimiento del tiempo. Varía de una organización a otra y el formato también puede cambiar. En este artículo, lo guiaremos a través de las plantillas de hojas de tiempo de Excel, las cuales están integradas y pueden crearse simplemente desde cero.
Tenemos dos formas de crear la plantilla de hoja de tiempo de Excel:
- Plantillas gratuitas de hojas de tiempo integradas en Excel que están listas para descargar y usar directamente.
- También podemos crear una hoja de tiempo de Excel propia a través de cero absoluto.
Lo guiaremos a través de estos dos caminos uno por uno en detalle.
¿Cómo crear una plantilla de hoja de tiempo en Excel?
A continuación se muestran los ejemplos para crear una plantilla de parte de horas en Excel.
# 1 - Plantilla de parte de horas integrada gratuita en Excel
Siga los pasos a continuación para poder usar la plantilla de parte de horas incorporada gratuita en Excel.
Paso 1: abre un nuevo Excel. Vaya al menú Archivo > haga clic en Nuevo . Te permitirá abrir una nueva plantilla.
Paso 2: Una vez que haga clic en Nuevo , verá una lista de miles de plantillas en línea que están en Excel y que el usuario puede usar y descargar. Coloque "Hoja de horas" debajo del cuadro de búsqueda que aparece en la misma hoja y luego presione Entrar para cargar todas las plantillas de hojas de horas.
Necesita estar conectado a una red saludable para poder descargar dichas plantillas.
Paso 3: De todas las plantillas de Excel, haga clic en la plantilla Hoja de horas trabajadas semanalmente .
Tan pronto como haga clic en él, se abrirá un nuevo cuadro de diálogo con una descripción de la plantilla y el botón Crear. Haga clic en el botón Crear para que el archivo se pueda descargar y utilizar en su sistema.
Puede ver una captura de pantalla parcial de la hoja de trabajo después de que se descargue como se muestra a continuación:
Esta es una forma en la que puede crear una plantilla de parte de horas en Excel.
# 2 - Creación de una hoja de tiempo de Excel desde cero
Ahora, vamos a crear una plantilla de hoja de horas de Excel desde cero. Siga los pasos para crear el mismo.
Paso 1: Primero debemos agregar campos para los detalles informativos. Como nombre del empleado, fecha de inicio, departamento, gerente, etc. Complete estos campos en las celdas B2: C5. Formatee estas celdas con Fuente / Tamaño de fuente: Calibri / 12, Negrita, Tipo de borde: Todos los bordes.
Paso 2: agregue las etiquetas de columna para Fecha, Día, Hora de entrada, Hora de salida para la primera mitad y la segunda mitad, Horas completadas, Horas extras, Licencia por enfermedad, Licencia personal en las celdas B8 a K9. Además, mantenga 5 líneas en blanco para que pueda agregar los datos de 5 días (asumimos que la semana es de 5 días y 2 días libres: sábado y domingo, respectivamente).
Los datos deben formatearse como Fuente / Tamaño de fuente: Calibri / 12, Ajustar texto, Combinar y Centro (para las celdas D8: E8 y F8: G8, respectivamente).
Paso 3: En la celda B9, use = SI (C3 = ””, ””, C3) como fórmula. Estas fórmulas básicas de Excel capturan la fecha en la celda C3. Solo cambiará la fecha a C3.
Paso 4: En la celda B10, use la fórmula = SI (B9 = ””, ””, B9 + 1) . Esta fórmula captura la fecha en la celda B9 y hace un incremento de 1 en ella para obtener la siguiente fecha. Puede arrastrar esta fórmula por todas las celdas hasta B13 para obtener las fechas. Cambie el formato de fecha a Personalizado dd-mmm-aaaa.
Paso 5: Ahora, en la columna C en C9: C13, necesitamos extraer el día para diferentes fechas en la columna B. Use, = TEXT (B9, "dddd") en la celda C9 para obtener el valor del día como "Lunes" y arrastre la fórmula hasta C13.
Paso 6: Ahora, necesitamos capturar las horas completadas (Columna H). Utilice, = IF (((E9-D9) + (G9-F9)) * 24> 8, 8, ((E9-D9) + (G9-F9)) * 24) como fórmula para capturar las horas completadas bajo columna H.
Esta fórmula verifica si el total de horas de trabajo (Tiempo de salida - Tiempo de entrada para la 1ª mitad + Tiempo de salida - Tiempo de entrada para la 2ª mitad) es mayor que 8 o no (24 se usa para que los datos sean convenientes para el formato de 24 horas) . Si el total de horas de trabajo es mayor a 8, lo considerará como 8, de lo contrario lo considerará como el total de horas de trabajo capturadas por la fórmula. Arrastre la fórmula por las celdas.
Paso 7: Ahora, usando la misma lógica, vamos a calcular el valor de las horas extras. Utilice = SI (((E9-D9) + (G9-F9)) * 24> 8, ((E9-D9) + (G9-F9)) * 24-8,0) como fórmula en la celda I9.
Esta fórmula encuentra si el total de horas de trabajo es mayor que 8 por día, entonces el valor después de restar 8 horas del total de horas de trabajo resultará en la celda I9 como Horas extras, de lo contrario será cero.
Paso 8: Estableceremos los valores predeterminados como 00:00 para las columnas Licencia por enfermedad y Licencia personal (Columna J y K, respectivamente). Los valores de estas columnas no se pueden formular como lo hacemos para las horas completadas y las horas extraordinarias.
Paso 9: en la columna L, agregue un nuevo título como "Total de horas diarias". Esta columna será la que le pueda dar todas las horas diarias completadas. Puede usar = SUM (H9: K9) como fórmula en L9 para capturar el total de horas diarias para el 18 de noviembre de 2019. Arrastre la fórmula también por las celdas.
Paso 10: En las celdas H14 a L14, use la función de suma para obtener el total de horas de la semana asociada con cada columna.
También agregué In Time, Out Time en la hoja y pude ver las horas de trabajo reflejándose en ella.
Cosas para recordar:
- Esté atento al formato de la celda. Hemos utilizado el formato de 24 horas para los horarios en cada columna.
- Esta plantilla de hoja de tiempo es un planificador semanal y también se puede modificar como calendario quincenal o mensual.
- Además, tenga en cuenta que la hoja está protegida y, por lo tanto, es posible que el usuario no pueda cambiar el formato para esto.
