Definición de contabilidad de gastos
La contabilidad de gastos se refiere a la identificación de gastos en el período contable actual que implica mucho juicio y análisis de datos contables. Incluye reserva de facturas, creación de nuevos proveedores en el sistema, contabilidad de IVA, devengos, prepago, análisis del libro mayor de proveedores, pagos puntuales, etc.
Registro de gastos en contabilidad con ejemplos
# 1 - Reserva de facturas
Tan pronto como recibimos la factura de un proveedor, el asociado de cuentas por pagar la registra. Al reservar la factura, el asociado debe verificar la fecha de la factura, el período con el que se relaciona, cualquier cambio en las instrucciones de pago, el IVA, si corresponde, y otros detalles. Una vez que el asociado ha registrado la factura, esta pasa para su posterior aprobación al equipo del Libro mayor, que verifica si la codificación de la cuenta es correcta.
Después de eso, va al jefe del departamento para su aprobación para verificar si el gasto es válido y esperado. Una vez que pasa por el proceso de aprobación, la factura pasa a tesorería para su pago.
Entrada contable en la reserva de facturas
Digamos que recibimos una factura de $ 1,000 por gastos de marketing.
Diario cuando se registra la factura -
Registre cuando se paga una factura -
# 2 - Devengo de gastos
Uno de los aspectos más críticos de la contabilidad de gastos es identificar y considerar los gastos en el período contable actual. En situaciones de la vida real, muchas veces, debido a diversas razones, no recibimos las facturas de los proveedores a tiempo o están atascadas en tránsito.
En esos casos, cuando estamos seguros de que recibiremos la factura, contabilizamos las entradas de acumulación. La acumulación es un proceso de reconocimiento de los gastos del período actual aunque no hayamos recibido las facturas del Proveedor.
Entrada contable para acumulaciones
Digamos que el proveedor X tenía suministros de té y café por $ 4,000 en junio de 2019, sin embargo, la factura aún no se ha recibido, en este caso se publicarán las siguientes entradas:
Diario cuando se registra la acumulación -
Diario cuando se recibe una factura -
Registre cuando se paga una factura -
# 3 - Prepago
A veces recibimos las facturas anuales o trimestrales de los proveedores, que tenemos que pagar por adelantado. También tenemos que distribuir esos gastos durante el período relacionado y reconocerlo en los libros.
Muestra el monto del gasto relacionado con prepagos en el balance general y libera el monto del período actual a la cuenta de pérdidas y ganancias.
Entrada contable para prepagos
Digamos que el Proveedor X factura trimestralmente a una empresa por adelantado el mantenimiento de los aires acondicionados de oficina. En julio, se recibe una factura de $ 4,500 para el período julio-septiembre de 2019. Mientras se hace la contabilidad en los meses de julio, $ 1500 se liberan a Pérdidas y ganancias A / C, y $ 3,000 se muestran como un activo prepago en el balance.
Posteriormente, en agosto y septiembre de 2019, se liberan $ 1500 a la cuenta de pérdidas y ganancias como gastos mensuales. Aquí está la entrada contable:
En julio -
Diario cuando se reserva el prepago -
Diario cuando se paga una factura -
En agosto -
Diario cuando se libera el prepago -
En el mes de septiembre -
Diario cuando se libera el prepago -
# 4 - Pagos
Es un paso crucial ya que involucra fondos salientes, que no deben ir a una cuenta incorrecta. La persona que configura el pago debe asegurarse de que la cuenta esté configurada correctamente y verificada dos veces.
Además, al realizar los pagos, la configuración de la moneda es esencial. Si pagamos EURO en lugar de USD, el banco cobrará un monto adicional por la conversión de moneda y el Proveedor también recibirá un pago adicional.
Ventajas
- Los estados financieros representan una visión precisa y razonable del estado financiero de una entidad.
- La facilitación de la auditoría se vuelve fácil a medida que los gastos se reconocen en el período al que se refiere.
- La presentación de impuestos, el cálculo de precios de transferencia y otros cumplimientos legales se vuelven más fáciles
- Mejora la fe pública y la confianza de los inversores, lo que es bueno para los negocios.
- Los datos se utilizan para presupuestar y varios pasos para la toma de decisiones
- La relación mejorada con los bancos facilita las actividades de financiación
Puntos a tener en cuenta sobre los cambios en la contabilidad de gastos
En la globalización actual y los crecientes requisitos de cumplimiento, el proceso sigue cambiando. Con la introducción de las NIIF a nivel mundial, hay cambios considerables en el proceso de contabilidad de gastos, por lo que los contables deben asegurarse de que la implementación sea fluida y que la organización esté preparada para las NIIF.
Conclusión
La contabilidad de gastos es una parte vital del proceso contable general, ya que los datos se utilizan para los procesos de planificación, presupuestación y toma de decisiones. Un buen mecanismo de informe de gastos implementado contribuye en gran medida al crecimiento de cualquier organización, por lo que cada organización debe tener un sistema sólido y personal calificado para el informe de gastos.
