Balance de comprobación en contabilidad (definición, errores) - ¿Cómo preparar?

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¿Qué es el balance de comprobación en contabilidad?

¿Qué es el balance de comprobación en contabilidad?

Balance de comprobación es el informe de contabilidad en el que se presentan los saldos finales de diferentes libros mayores de la empresa y se presenta en la columna de débito / crédito según sus saldos, donde los montos de débito se enumeran en la columna de débito y los montos de crédito se enumeran en la columna de crédito y el total de ambos debe ser igual.

Al final del ejercicio, se extraen los saldos de todas las cuentas contables. Se escriben en un balance de prueba (un tipo de informe financiero) y finalmente se resumen para ver si el total de los saldos deudores y los saldos de crédito totales, respectivamente, deben contabilizarse. También puede expresarse como un estado del total de saldos deudores y acreedores extraídos de las distintas cuentas del libro mayor para examinar la exactitud matemática de los libros.

Objetivos del balance de prueba

Hay varios objetivos de preparar el Balance de prueba que se mencionan a continuación:

Tener saldos de todas las cuentas del libro mayor para evitar la necesidad de pasar por las páginas del libro mayor para averiguarlo.
Disponer de material para la elaboración del estado financiero de la organización.
Tener la precisión aritmética de los libros de cuentas debido al acuerdo del balance de prueba.
Tener constancia de que se ha registrado la doble entrada de cada transacción por su pacto.
Orientar en la identificación de errores.

¿Cómo preparar un balance de prueba?

Los siguientes métodos se pueden utilizar para preparar el Balance de prueba:

Método total. Este método establece que el total de la cantidad de débito y crédito respectivamente de cada cuenta se muestra en las dos columnas de cantidad contra ella, es decir, una para el saldo deudor y otra para el saldo de crédito .
Método de equilibrio. En este método, se saca la diferencia de cada monto. En caso de que el saldo deudor sea más significativo en cantidad que el saldo de crédito, la diferencia se coloca en las columnas de débito.

De los dos métodos de preparación mencionados anteriormente, el método de balance que es el segundo se suele utilizar en la práctica porque facilita la preparación de los estados financieros.

Los siguientes son pasos necesarios para la preparación del balance de prueba.

Al final del año contable, todas las cuentas y libros mayores deben cerrarse.
Se registrarán los saldos finales del libro mayor.
Los errores deben identificarse.
Se generará una cuenta transitoria temporalmente para contar el total del saldo de prueba hasta que se realicen las entradas de corrección.
Se requieren asientos de ajuste al final del año, los cuales no se contabilizan previamente para la incorporación del balance de prueba.

Errores en el balance de comprobación

La correspondencia del balance de prueba no se establece como evidencia definitiva de la absoluta precisión de los libros. Solo indica la precisión matemática de los libros de cuentas. El saldo de prueba puede estar de acuerdo y, sin embargo, puede haber algunos errores de los siguientes tipos que permanecen sin revelar.

Error de omisión: si la entrada no se ha registrado en un libro subsidiario, se omitirán tanto el débito como el crédito. Y el acuerdo del balance de prueba no se verá afectado de ninguna manera.
Errores de compensación: estos son los errores que se compensan a sí mismos en el resultado neto, es decir, sobre débito o subcrédito de varias cuentas que se neutralizan con sobrecréditos o subcréditos en la misma medida de otras cuentas. Por ejemplo, la contabilización de $ 500 en el lado de débito de una determinada cuenta se compensaría con la contabilización de $ 100 en el lado de crédito de otra cuenta y la omisión de la contabilización de crédito de 400 dólares en una tercera cuenta. Este error también puede neutralizarse mediante la publicación en exceso de $ 500 en el lado del débito en alguna otra cuenta o cuentas.
Errores de principio: estos errores no afectarán el acuerdo del balance de prueba, ya que surgen del débito o abono de jefes de cuentas incorrectos, ya que serían incompatibles con los principios fundamentales de la contabilidad por partida doble. Por ejemplo, $ 1,500 gastados en la extensión del edificio cargados erróneamente a la cuenta de reparaciones en lugar de la cuenta del edificio no afectarán el acuerdo del Balance de prueba. Por lo tanto, estos errores surgen siempre que un activo se trata como un gasto o un pasivo como un ingreso o viceversa.
Una entrada incorrecta en un libro subsidiario: si una compra a crédito de $ 450 de James se escribe incorrectamente como $ 540 en el libro de compras, ese error no se revelará. Como la publicación tanto en el lado de débito de la cuenta de compra como en el lado de crédito de la cuenta de James será con la cantidad incorrecta de $ 540, el saldo de prueba estará de acuerdo.
Publicar un artículo en el lado correcto pero en la cuenta incorrecta: si una compra de $ 100 de Carl James se ha acreditado a Mathew Woods en lugar de Carl James, no detectará dicho error.

Hay siguientes errores que se revelan debido al desacuerdo.

Un particular de un libro subsidiario en el libro mayor omitido para contabilizar - Por ejemplo, una compra de $ 500 de Anthony omitió acreditarse en su cuenta. Como resultado de este error, la cifra de los diversos acreedores que se mostrarán en el saldo de prueba se reducirá en $ 500 y el saldo acreedor será $ 500 menos en comparación con el saldo deudor, respectivamente.
Entrada de una cantidad incorrecta en el estado de cuenta del libro mayor: por ejemplo, una venta a crédito de $ 1000 a Anya registró incorrectamente su cuenta en $ 100. El efecto de este error será que la cifra de deudores varios se reducirá en $ 900 y el total de el lado del débito del saldo de prueba será $ 900 menos que el saldo acreedor.
Ingresar un monto en el lado incorrecto del estado de cuenta del libro mayor: por ejemplo, ese descuento de $ 10 permitido a un cliente registrado incorrectamente en el crédito en lugar del lado de débito del descuento permitido. Debido a este resultado de un error, en el balance de prueba, el lado del crédito excederá en $ 20. Es decir, el monto del error se duplica.
Inclusión incorrecta en las cuentas del libro mayor: por ejemplo, al final del año financiero mientras se contabiliza la cuenta de capital, el monto del crédito de $ 9,900 se tomó erróneamente como $ 8,900; Como resultado de este error, el total del lado del crédito del saldo de prueba será de $ 1,000 menos.
Totalización incorrecta de los libros subsidiarios: por ejemplo, un libro de ventas está nublado en $ 50. Debido al resultado de este tipo de error, el lado del crédito en el saldo de prueba será de $ 50 para aumentar porque la cuenta de ventas aparecerá en el cifra más alta en el lado del crédito en el balance de prueba.
Publicación doble de un artículo en el libro subsidiario en una cuenta del libro mayor: es un pago de $ 500 a un acreedor ingresado dos veces en su cuenta.
Monto de omisión de una cuenta en el balance de prueba - Es posible que se hayan omitido los saldos del banco y el efectivo.
Saldo de varias cuentas contabilizado incorrectamente: por ejemplo, que un saldo de $ 52 en una cuenta fija se registró incorrectamente como $ 25.
El saldo de alguna cuenta ingresado en el lado incorrecto: ese es el saldo de la cuenta ganada por comisiones mencionada incorrectamente en la cuenta de débito en lugar de la cuenta de crédito.
Un resumen incorrecto del balance de prueba traerá el desacuerdo.

Ubicación de errores

Siempre que haya desacuerdo, se deben tomar medidas importantes para localizar el motivo de las diferencias:

Vuelva a verificar los totales y descubra la cantidad real de diferencia.
La diferencia en el monto total se dividirá en dos y averiguará si hay algún saldo de la misma cantidad en el balance de prueba. Puede ser que tal saldo se haya registrado en el lado equivocado, causando así la diferencia del doble de la cantidad.
Si los pasos mencionados anteriormente no localizan el error, entonces la diferencia en el balance de prueba debe dividirse por 9. Si la diferencia es incluso divisible por 9, el error puede ocurrir debido a la transposición o desplazamiento de cifras. La transposición ocurre cuando 54 se escribe como 45 o 98 como 89 y así sucesivamente. Se produce un desplazamiento cuando los dígitos de los números se mueven hacia la izquierda o hacia la derecha. Es decir, cuando $ 5, 450 se escriben como $ 54. 50. Si hay un desplazamiento o transposición de cifras, la búsqueda puede reducirse a números en los que se podrían haber cometido estos errores.
Verifique que se haya involucrado cada saldo de todas las cuentas, incluido el efectivo y los saldos bancarios.
La verificación de los saldos iniciales se ha adelantado con precisión en la cuenta del presente año.
Si la diferencia es enorme, coteje el saldo de prueba del año actual con el del año anterior y observe que los números bajo titulares de cuentas similares son muy similares a los del año anterior y si sus saldos caen en el mismo lado. Si la cifra de diferencia de ambos años es enorme, establezca la causa de la diferencia.
Si los pasos mencionados anteriormente no detectan el error, se toman los siguientes pasos para verificar:
- Consultar los totales de los libros subsidiarios.
- Verifique la contabilización realizada desde el diario o los libros auxiliares en el libro mayor.
- Verifique que los saldos se extraigan del libro mayor.
- La lista de saldos se volverá a emitir.

Si todos estos esfuerzos no logran localizar los errores, se deben emitir todos los libros de entrada principal y se debe volver a verificar la publicación en el libro mayor.

Cuenta suspendida y saldo de prueba

Si no es posible localizar los errores a pesar de los pasos anteriores, la diferencia del saldo de prueba se transfiere a la cuenta transitoria y, por lo tanto, se contabiliza. Posteriormente, cuando ocurran errores se localizarán, se podrán subsanar a través de la cuenta transitoria. La cuenta transitoria se eliminará cuando se localicen todos los errores.

Ejemplo: Se ha preparado el siguiente balance de prueba.

Informe detallado	Saldo de débito ($)	Saldo de crédito ($)
Cuenta de efectivo	12,220	0
Cuenta capital	0	45000
Cuenta bancaria	14.000	0
Cuenta de compra	22.000	0
Cuenta de ventas	0	12,500
Cuenta de muebles	5,000	0
Devoluciones de cuenta	0	1.000
Cuenta de descuento	0	20
Cuenta de dibujos	1.000	0
Cuenta de alquiler telefónico	400	0
Cuenta estacionaria	200	0
Cuenta de alquiler	1.000	0
Cuenta de sueldos	2500	0
Devuelve la cuenta interna	200	0
TOTAL	58,520	58,520

Limitaciones

Sólo se puede preparar en aquellos casos en los que se adopte el sistema de contabilidad de partida doble, que no es útil en el sistema de partida única. Esta base del sistema de doble entrada es muy costosa y no puede ser adoptada por pequeñas empresas.
Aunque el balance de prueba proporciona precisión aritmética de los libros de cuentas, no se revelan ciertos errores. Debido a esta razón, se dice que el saldo de seguimiento no es una prueba concluyente de la exactitud de la cuenta en los libros.
Si no se prepara el balance de prueba exacto, las cuentas finales no revisarán el estado de cosas de la organización libre de errores materiales. Cualesquiera que sean los distintos grupos de personas, las conclusiones y las decisiones que se tomen, no serán correctas ni precisas y engañarán a dichas personas.