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Modelo de orden de compra de muestra
Una orden de compra se puede definir como una intención formal de adquisición de bienes en un modo escrito por parte del comprador del producto al vendedor del producto. La plantilla de Orden de Compra no es un documento legal sino un compromiso comercial entre el comprador y el vendedor para adquirir los bienes / servicios, y deberá contar con información detallada para que se reduzcan las posibilidades de error. Una vez emitida por el comprador, la misma debe ser aceptada por el vendedor, y luego de este proceso que una vez aprobado, el vendedor enviará al comprador la factura final. Existen diferencias insignificantes entre la factura y los detalles de la compra, y como etapa final, se realizará el pago.
Componentes de la plantilla de orden de compra
Las empresas pueden diseñarlo según sus necesidades; sin embargo, el formato genérico se analiza a continuación:
Parte # 1 - Nombre de la empresa
Aquí debe mencionarse el nombre de la empresa que va a emitir la orden de compra.
Parte # 2 - Dirección de la empresa
Aquí se debe mencionar la dirección de la empresa que emitirá la orden de compra.
Parte # 3 - Número de orden de compra
El número de pedido será el número de solicitud que utilizará la empresa compradora, y que puede comenzar con el número 1 o con diferentes combinaciones si la empresa tiene varias divisiones y quiere identificar qué departamento ha emitido la solicitud de pedido. Por ejemplo, si la empresa es ABC, el departamento dice # 58, su pedido número 350 y el mes es enero, entonces el número de pedido podría ser ABC580035001. Aquí, ABC representará el nombre de la empresa, 58 será el código de identificación del departamento, y luego se usarán los siguientes 5 dígitos para el número de orden, y el último 01 representará el mes en que se generó esa orden de compra.
Parte # 4 - Fecha de pedido
La fecha de la orden de compra debe mencionarse aquí.
Parte # 5 - ID del vendedor
Aquí se debe mencionar el ID de proveedor al que se elevará la solicitud de orden de compra.
PARTE MEDIA
Parte # 6 - Nombre del vendedor
Es necesario mencionar aquí el nombre del vendedor al que se destina la compra de la mercancía.
Parte # 7 - Dirección del vendedor
Aquí debe mencionarse la dirección del vendedor a quien se destinarán los bienes.
Parte # 8 - Nombre del comprador
Aquí debe mencionarse el nombre del comprador, es decir, el nombre de la persona o departamento en particular donde se enviarán las mercancías.
Parte # 9 - Dirección del comprador
La dirección del comprador debe mencionarse aquí, es decir, los detalles del envío.
Parte # 10 - Persona interesada
La persona interesada del lado izquierdo será del lado del vendedor, y la persona interesada del lado derecho será del departamento de la empresa con quien el vendedor puede conectarse.
Ultima parte
Parte # 11 - Método de envío
Método de envío en el que se mencionará aquí el modo.
Parte # 12 - Condiciones de pago
Por lo general, se mencionan 30 días como condiciones de pago o cualquier período de crédito específico de la industria.
Parte # 13 - Fecha requerida
Menciona la fecha en que se requieren los bienes.
Parte # 14 - Descripción del artículo
Mencionó los bienes que son artículos obligatorios.
Parte # 15 - Cantidad / Precio unitario / Monto
Ingrese la cantidad requerida y mencione el precio unitario. Además, para la cantidad, multiplique la cantidad por el precio unitario.
Parte # 16 - Aprobado por
La mayoría de las empresas requieren que la orden de compra sea aprobada por el gerente, de lo contrario se realizarían compras innecesarias.
Parte # 17 - Subtotal, flete, impuestos y total del pedido
El subtotal será el total de los montos ingresados y, en consecuencia, el flete se calculará sobre el mismo junto con los impuestos, y se debe ingresar el monto total final.
¿Cómo utilizar esta plantilla?
Como se indicó, el departamento de adquisiciones puede personalizar la orden de compra según sus requisitos. Para usar la orden de compra, es necesario ingresar todos los detalles que se han discutido anteriormente, y esta plantilla se puede usar para colocar la solicitud de compra y se puede automatizar en el sistema mediante la tecnología JIT.
