¿Cómo compartir un libro de Excel? (Paso a paso)
Para compartir un libro de Excel con otros usuarios, debemos guardarlo en una ubicación de red local donde otros puedan acceder a él y realizar cambios. También podemos realizar un seguimiento de esos cambios y aceptar o rechazar esos cambios según el requisito.
Tomemos el siguiente ejemplo para entender cómo compartir una hoja de Excel.
Hemos proporcionado a continuación los detalles del cliente en un libro de trabajo guardado con el nombre de Datos del cliente ”.
- Paso 1: Vaya a la pestaña REVISAR.
- Paso 2: haga clic en la opción Compartir libro de trabajo en Cambios. Consulte la siguiente captura de pantalla.
- Paso 3: Luego, aparecerá un cuadro de diálogo Excel Share Workbook File. Vea la captura de pantalla a continuación.
- Paso 4: En la pestaña Edición, marque la casilla de verificación y haga clic en Aceptar.
- Paso 5: Al hacer clic en esta casilla de verificación, estamos dando acceso a otros usuarios para editar.
- Paso 6: La pantalla de arriba muestra quién tiene el libro de trabajo abierto.
- Paso 7: Después de hacer clic en Aceptar, aparecerá un cuadro de diálogo con un mensaje. Consulte la siguiente captura de pantalla.
- Paso 8: Haga clic en Aceptar.
- Paso 9: guarde este libro de trabajo.
Resalte los cambios realizados en Excel por otros usuarios
También podemos destacar los cambios que han realizado otros usuarios. Siga los pasos siguientes:
- Paso 1: Vaya a la pestaña REVISAR.
- Paso 2: haga clic en la opción Control de cambios en Excel en la sección Cambios. Consulte la siguiente captura de pantalla.
- Paso 3: Esto le mostrará dos opciones según la siguiente captura de pantalla.
- Paso 4: haga clic en Resaltar cambios.
- Paso 5: Esto abrirá un cuadro de diálogo aquí. Vea la captura de pantalla a continuación.
- Paso 6: Haga clic en Aceptar.
- Paso 7: Ahora haga clic en la opción Proteger libro compartido en la sección Cambios, como se muestra en la siguiente captura de pantalla.
- Paso 8: Se abrirá un cuadro de diálogo. Marque la casilla de verificación, como se muestra en la siguiente captura de pantalla.
- Paso 9: Haga clic en Aceptar.
- Paso 10: Ahora, Excel mostrará los cambios realizados por los usuarios.
- Paso 11: ¿Cómo se ve después de los cambios? Para su referencia, voy a realizar algunos cambios en el archivo del libro de trabajo de Excel compartido y guardar esos cambios.
- Paso 12: Ahora, la hoja resalta automáticamente los cambios donde sea que los haya realizado, como se muestra en la siguiente captura de pantalla.
Cómo aceptar / rechazar los cambios realizados por otros usuarios
Podemos aceptar o rechazar los cambios realizados por otros usuarios si esos cambios no están de acuerdo con nosotros. Para ello, siga los pasos a continuación:
- Paso 1: Vaya a la pestaña REVISAR.
- Paso 2: haga clic en Control de cambios en Excel en la sección Cambios como se hizo antes.
- Paso 3: Elija la opción Aceptar / Rechazar cambios de la lista, como se muestra en la siguiente captura de pantalla.
- Paso 4: Luego, aparecerá un cuadro de diálogo, como se muestra en la siguiente captura de pantalla.
- Paso 5: Haga clic en Aceptar.
- Paso 6: Luego, aparecerá un cuadro de diálogo y le mostrará todos los cambios uno por uno, como se muestra en la siguiente captura de pantalla. También resaltará la celda en la hoja de cálculo donde se realizan los cambios.
- Paso 7: Haga clic en el botón Aceptar para aceptar los cambios o en el botón Rechazar para rechazar los cambios.
Puntos importantes para recordar
La función de archivo de libro compartido de Excel tiene algunas limitaciones. La razón es que no todas las funciones son totalmente compatibles con los libros de trabajo compartidos de Excel. Algunas de las limitaciones son:
- Ordenar y filtrar los datos en Excel
- Formato condicional
- Fusionar celdas de Excel
- Hipervínculos en Excel.
Puede usar esas funciones, pero no podrá agregarlas ni cambiarlas.
- Después de compartir el libro de trabajo, cuando uno o más usuarios están editando en el mismo libro de trabajo simultáneamente, algunas ediciones también pueden afectar las mismas celdas.
- En estas situaciones, la hoja de Excel conserva los cambios del usuario que guardó el libro primero.
- Cuando otro usuario guarda el libro de trabajo, se mostrará el cuadro de diálogo Resolver conflictos .
- Mostrará toda la información sobre los cambios del conflicto.
- Para resolver conflictos, puede actuar en consecuencia haciendo clic en Aceptar el mío, Aceptar otro, etc.
