¿Qué es BookKeeping?
La contabilidad es el registro diario de las transacciones financieras de la empresa, como compras, ventas, recibos y pagos, y forma una parte inicial del proceso contable. Se puede preparar de dos maneras: sistema de entrada única y sistema de entrada doble, sin embargo, el sistema de entrada doble es popular y reconocido en la mayoría de los países.
Componentes de la teneduría de libros en contabilidad
# 1 - Efectivo frente a método de acumulación
En la base de caja de la apicultura, los ingresos y gastos se registran solo cuando se recibe efectivo y los gastos se pagan del banco, respectivamente. El método de efectivo no considera el concepto de emparejamiento y periodicidad, que dice que los gastos de un período deben reconocerse en el mismo período. El método de devengo, por otro lado, tiene en cuenta los ingresos y gastos tan pronto como se vence. Significa que una vez que se obtienen ingresos, se reconocen en los libros como cuentas por cobrar, y una vez que hemos facturado los gastos, los reconocemos en los libros. El método de acumulación se utiliza ampliamente para la contabilidad en todo el mundo.
# 2 - Plan de cuentas
El plan de cuentas es una hoja de trabajo detallada que contiene una guía y un marco sobre qué tipo de gasto debe ir a qué cuenta del libro mayor. Ayuda a un contable a recoger el código de gastos correcto al publicar cualquier entrada de diario. El plan de cuentas se mantiene actualizado y se revisa periódicamente para incluir cualquier cambio en la organización.
# 3 - Revistas
Los asientos de diario registran el impacto financiero de cualquier transacción de una entidad comercial, y este es el primer paso para registrar cualquier transacción. Antes de publicar una entrada en el diario, debemos comprender las reglas de oro y el hecho de que cada transacción comercial se registra en dos cuentas diferentes, un débito y un crédito. Los diarios se publican según las reglas que se siguen:
- Para cuentas reales: débito lo que entra. Crédito lo que sale.
- Para cuentas personales: débito al receptor. Crédito al donante.
- Para cuentas nominales: débito todos los gastos y pérdidas y acredite todos los ingresos y ganancias.
- Cuentas reales: Las cuentas reales son cuentas de balance que incluyen activos (efectivo, mobiliario, construcción, etc.) y pasivos (cuentas por pagar, documentos por pagar, etc.).
- Cuentas personales: todas las cuentas relacionadas con personas, empresas, empresas, etc. se incluyen en cuentas personales. Incluye deudores, acreedores, bancos, partidas pendientes y prepagas, etc.
- Cuentas nominales: Las cuentas relacionadas con ganancias, pérdidas, gastos o ingresos se incluyen en Cuentas nominales. P.ej. - Compras, ventas, facturas pagadas, intereses recibidos, gastos bancarios, etc.
# 4 - Libros mayores
Un libro mayor es el libro principal de cuentas que muestra las transacciones de débito y crédito relacionadas con una cuenta para un período en particular en un formato resumido. También muestra el saldo inicial y el saldo final de esa cuenta después de considerar todas las transacciones de débito y crédito para un período determinado. Una vez que finaliza el período financiero, el saldo del libro mayor se transfiere al balance de prueba, que se utiliza para preparar más estados financieros.
# 5 - Libros del día
Los diarios se utilizan para registrar la transacción de crédito por separado. Un libro diario de ventas registra todas las ventas a crédito y, de la misma forma, el libro diario de compras registra todas las ventas a crédito. También se preparan libros de devoluciones de compras y devoluciones de ventas para realizar un seguimiento de todas las devoluciones de compras y ventas a crédito.
# 6 - Libro de caja
El libro de caja es también uno de los principales libros de cuentas que mantienen casi todas las empresas y personas. El libro de caja muestra el saldo inicial, que es efectivo disponible al inicio del período financiero, todas las transacciones relacionadas con efectivo / banco que involucran efectivo / banco durante el período financiero y el saldo de cierre, que es efectivo disponible después de que finaliza el período financiero .
# 7 - Estados financieros
Una vez que se registran los diarios, se preparan los libros de contabilidad, los diarios y el libro de caja, estos saldos se transfieren al balance de prueba, que es un resumen de todas las cuentas que muestran sus saldos netos. El saldo de comprobación se utiliza además para preparar una cuenta de pérdidas y ganancias y un balance. Ganancias y pérdidas muestra el resultado neto de si la empresa obtuvo ganancias o no. El balance general es el estado que muestra un resumen de todos los activos y pasivos.
Ventaja
- Proceso simplificado y sencillos pasos para registrar transacciones;
- Facilita el uso y la comparación de los estados financieros.
- Los libros primarios y la entrada de datos en el sistema de contabilidad se utilizan en la administración superior para la toma de decisiones y el análisis crítico.
- Este sistema proporciona todos los detalles de la nómina y las deducciones realizadas.
- El seguimiento de los gastos y el presupuesto es más fácil en un sistema de contabilidad sólido.
- Más fácil de extraer datos para auditorías.
Desventajas
- Se necesita un contador independiente, lo que cuesta tiempo y dinero.
- Si los datos incorrectos ingresan en los libros de cuentas principales, se produce un error en la preparación del balance de prueba y las cuentas finales.
Puntos a tener en cuenta sobre los cambios
Hoy en día, con el desarrollo del sistema contable, es fácil y rápido preparar los libros de cuentas ya que todos los departamentos están interconectados a través de ERP - Sistemas de planificación de recursos empresariales. El desafío surge principalmente al ingresar a los impuestos. Los softwares están diseñados para tomar tarifas preestablecidas para impuestos indirectos y deducir impuestos en la fuente. Cada año, las autoridades tributarias realizan cambios en algunas tarifas, o incluyen o excluyen ciertos artículos de una exención. El contable debe asegurarse de que las computadoras estén actualizadas con todos estos cambios recientes.Conclusión
La contabilidad es la primera etapa y una parte esencial del proceso contable de cualquier organización. Cuando se implementa con cuidado, un sistema sólido ayudará a preparar con precisión estados financieros a tiempo, lo que conducirá a la presentación de impuestos a tiempo y facilitará la auditoría. Además, los datos extraídos de los asientos contables ayudan a realizar informes complejos, lo que ayuda a la administración en la toma de decisiones. También ayuda en la gestión de acreedores y deudores y actualiza los saldos del libro mayor de todas las cuentas, por lo que podemos concluir que un sistema sólido permite que una empresa funcione sin problemas y ayuda con todo tipo de entrada de datos para un análisis posterior.
