¿Cómo cambiar o exportar archivos de Excel a PDF?
A continuación se muestran los ejemplos de exportación de archivos de Excel a PDF.
Ejemplo 1
¡Guarde la hoja de cálculo como archivo PDF!
Por ejemplo, observe los datos o el gráfico a continuación, que muestra la jerarquía del departamento en una organización.
Podemos simplemente elegir Guardar como en la opción Archivo y elegir Guardar como tipo como "PDF".
Esto seguiría siendo el archivo como PDF, pero mira cómo se ve cuando lo abres.
En PDF, viene en dos hojas diferentes, que no tienen ningún sentido en absoluto. Si solo usa Guardar como y elige el tipo de archivo como PDF, esto es lo que sucede cuando el contenido del archivo o de la hoja de cálculo supera el área de ajuste de una sola hoja PDF.
Para ello, lo que debemos hacer es seleccionar el área de contenido que estamos intentando guardar como archivo PDF. Luego presione Ctrl + P para abrir debajo de la ventana de vista previa de impresión.
En Configuración, elija "Ajustar hoja en una página".
Ahora haga clic en Guardar como en la misma ventana y elija PDF como tipo de archivo.
Esto ajustará todos los datos en una sola página PDF.
Esta es la técnica común que todos hemos usado con regularidad.
Sin embargo, ¿qué pasa si un botón puede producir un archivo PDF de la hoja de cálculo de Excel? Sí, esto se puede hacer mediante la codificación VBA; siga los pasos a continuación para crear código VBA para convertir la hoja de Excel como PDF.
Ejemplo n. ° 2: uso de código VBA
Pasos para convertir una hoja de Excel a PDF usando el código VBA.
Paso 1: Declare variables en VBA, como se muestra a continuación.
Paso 2: ahora establezca la referencia del libro y la hoja de trabajo a las variables "Ws" y "Wb".
Paso 3: Para darle un nombre al archivo, necesitamos registrar la hora actual, es decir, la hora en el momento de ejecutar el código. Establezca la hora en la variable "SaveTime".
Paso 4: Ahora, debemos guardar el archivo PDF en la ubicación exacta del libro de trabajo en el que estamos trabajando. Asigne este valor a la variable "Guardar ruta".
Paso 5: Ahora, debemos combinar los nombres de archivo y la hora para crear un nombre de archivo único.
Paso 6: Necesitamos dar la opción de elegir la ruta de destino para guardar el archivo.
Paso 7: Ahora, necesitamos crear un archivo PDF.
En caso de que surja algún error, también debemos manejarlo. Entonces, el siguiente código hará lo mismo.
A continuación se muestra el código completo para usted.
Código:
Sub Excel_To_PDF () 'Declarar variables Dim Ws como hoja de trabajo Dim Wb como libro de trabajo Dim Guardar tiempo como cadena Dim Guardar nombre como cadena Dim Guardar ruta como cadena Dim Nombre de archivo como cadena Dim FullPath como cadena Dim Seleccionar carpeta como variante' Establecer variables en caso de error Ir a EH Establecer Wb = ActiveWorkbook Establecer Ws = ActiveSheet 'Registrar la hora actual SaveTime = Format (Now (), "aaaa mm dd _ hhmm")' Registrar la ruta de la carpeta del libro de trabajo actual Dirección SavePath = Wb.Path If SavePath = "" Luego SavePath = Application.DefaultFilePath End If SavePath = SavePath & " " 'Asigne un nombre al archivo SaveName = "PDF" FileName = SaveName & "_" & SaveTime & ".pdf"' Indique dónde guardar FullPath = SavePath & FileName 'Habilite el selector de carpetas para elegir dónde guardar el archivo SelectFolder = Aplicación.GetSaveAsFilename _ (InitialFileName: = FullPath, _ FileFilter: = "Archivos PDF (* .pdf), * .pdf", _ Título: = "Seleccionar carpeta y nombre de archivo para guardar") 'Crear archivo PDF si SelectFolder "False", entonces Ws .ExportAsFixedFormat _ Type: = xlTypePDF, _ FileName: = SelectFolder, _ Quality: = xlQualityStandard, _ IncludeDocProperties: = True, _ IgnorePrintAreas: = False, _ OpenAfterPublish: = False End If exitHandler: Exit Sub EH ": Not AbleBox crear archivo PDF "Reanudar exitHandler End Sub= False, _ OpenAfterPublish: = False End If exitHandler: Exit Sub EH: MsgBox "No se puede crear un archivo PDF" Reanudar exitHandler End Sub= False, _ OpenAfterPublish: = False End If exitHandler: Exit Sub EH: MsgBox "No se puede crear un archivo PDF" Reanudar exitHandler End Sub
Copie este código y péguelo en el módulo del Editor de Visual Basic para abrir el editor de Visual Basic presione alt = "" + F11. Cuando ejecutamos este código presionando la tecla F5, obtenemos la siguiente opción.
Puede ver que su archivo de Excel ahora se convierte a PDF.
Cosas para recordar
- Si los datos no se ajustan lo suficiente para una sola página, el PDF enviará el contenido adicional a la siguiente hoja.
- Este código creará todo el contenido de la hoja de trabajo como un archivo PDF.
- Una vez que copie el código de macro, debe guardar el libro de trabajo como Libro de trabajo habilitado para macros.
