Formulario completo de GRN - Nota de bienes recibidos
La forma completa de GRN es Nota de recepción de mercancías. El GRN se refiere al documento comercial que llena el cliente en el momento de la recepción de la mercancía del vendedor para confirmar la recepción de toda la mercancía según lo acordado entre las partes involucradas, y a menudo se compara con la orden de compra (PO ) antes de efectuar el pago al vendedor de la mercancía.
Características de GRN
En la fabricación y otros tipos de organizaciones, donde el proceso organizativo incluye el transporte de mercancías de un lugar a otro o el transporte desde el mercado exterior al almacén, la nota de entrada de mercancías juega un papel muy importante. A veces, el tiempo de procesamiento puede ser más lento que el habitual, que se puede rastrear en la nota de entrada de mercancías.
Una de las características importantes de la nota de entrada de mercancías es que, cuando las mercancías se transportan a la tienda, el gerente de la tienda toma este documento como prueba de si las mercancías cumplen con la cantidad requerida, si la cantidad requerida está escrita en la nota se recibe realmente o no. Por lo tanto, la nota de entrada de mercancías también se convierte en prueba y se convierte en la pista de auditoría.
¿Qué se debe incluir en la nota de bienes recibidos?
Por lo general, en la organización, la preimpresión de la nota de entrada de mercancías es del departamento de la tienda. Por lo tanto, la gerencia debe capacitarlos adecuadamente en términos de lo que debe incluirse en la nota de entrada de mercancías. La siguiente lista está preparada sobre las cosas importantes que deben incluirse en GRN:
- La parte superior del GRN muestra el nombre del proveedor de los bienes.
- Le sigue la fecha y hora de emisión y la fecha y hora de recepción de la mercancía del departamento de la tienda.
- La dirección correcta del lugar donde se supone que se transportarán las mercancías y donde se supone que se entregarán las mercancías junto con el código PIN correspondiente.
- La descripción de la mercancía que se transporta y la cantidad de cada tipo de producto, la tarifa y el precio de la mercancía.
- La finalización del GRN se realiza mediante la firma y el nombre del personal autorizado tanto del proveedor como del gerente de la tienda y del dependiente que se supone debe recibir la mercancía.
Proceso de GRN
El siguiente es el proceso de GRN:
- La recepción de la factura y challan y descarga de la mercancía a las tiendas.
- La verificación física del número de bienes recibidos junto con la descripción de los bienes.
- Si los bienes están en disputa o son de poca cantidad, se contacta al proveedor para preguntarle por el déficit.
- Después de verificar la cantidad, se realiza la prueba de calidad.
- Challan hará un acuse de recibo y lo enviará al proveedor.
- Después del paso anterior, el departamento receptor preparará el GRN en 5 copias. Original para ellos y el restante para el departamento de compras, departamento de cuentas, uno para el gerente de la tienda y otro para la persona que realiza la solicitud de compra.
- Con base en él, se realizan entradas en los libros de contabilidad de las tiendas.
Importancia
- Para cualquier departamento de contabilidad, la nota de entrada de mercancías es un documento vital, ya que cumple el propósito del principio de objetividad de la contabilidad. Cualquier asiento en los libros de contabilidad debe estar obligatoriamente respaldado por la prueba en forma documental.
- Además, antes de realizar cualquier pago de productos al vendedor, los bienes se verifican con el GRN. Además, en una organización, para reducir la probabilidad de errores y fraudes, otra persona debe verificar el trabajo de una persona, y una persona no está involucrada en más de un proceso continuo. Por tanto, gracias a GRN, el trabajo organizativo es inspeccionado por diferentes personas.
- Dado que la cantidad física real de mercancías se verifica con el albarán de entrada de mercancías, el pago solo se realiza por las realmente recibidas. De esta forma se evita el pago indebido.
- Este documento también otorga un papel importante al proveedor. El proveedor puede probar con la ayuda del GRN que la mercadería ha sido despachada desde su extremo ya que el GRN es un documento legal oficial y puede ser aceptado como prueba en un tribunal de justicia.
Nota de mercancías recibidas vs nota de despacho de mercancías
Las siguientes son las diferencias entre la Nota de mercancías recibidas y la Nota de despacho de mercancías:
- El departamento de despacho del proveedor eleva el despacho de mercancías (GDN) mientras que el departamento de recepción del comprador prepara la nota de mercancías recibidas.
- Sin una GDN generada, el departamento de cuentas del proveedor no puede generar la factura mientras que, sin GRN, el departamento del comprador no puede realizar pagos ni asientos en los libros.
Beneficios
Los siguientes son los beneficios de los bienes recibidos una nota:
- Funciona como evidencia para los auditores y, por lo tanto, se incluye en los procedimientos de seguimiento de auditoría.
- GRN muestra la cantidad real recibida, por lo que se puede detectar la pérdida de pago mayor a los proveedores.
- Es prueba de entrega. Es un documento legalmente ejecutable y puede presentarse en el tribunal.
- El personal del equipo de logística se hace responsable en caso de errores o fraudes, ya que la cantidad siempre debe coincidir con la cantidad de GRN. Se crea un sentido de responsabilidad y alerta entre el equipo.
- Los departamentos financieros de las empresas más grandes pueden utilizar este documento para comparar la cantidad de mercancías que se ordenan y la cantidad que se ha recibido y registrado en los libros.
Conclusión
GRN es la abreviatura utilizada para los bienes recibidos en la nota. Como su nombre lo indica, la mercancía recibió una nota de confirmación de la recepción de la mercancía por parte del cliente o el comprador del vendedor, que el comprador rellena cuando la mercancía se recibe realmente. Es un documento legal oficial y puede aceptarse como prueba en un tribunal de justicia.
