Plantilla de presupuesto para eventos - Descarga gratuita (ODS, Excel, PDF y CSV)

Otras versiones

• Excel 2003 (.xls)
• OpenOffice (.ods)
• CSV (.csv)
• Doc portátil. Formato (.pdf)

Plantilla gratuita de presupuesto para eventos

Se utiliza una plantilla de presupuesto del evento para planificar las finanzas relacionadas con la gestión del evento, que incluye los ingresos obtenidos, que pueden ser en forma de patrocinios o cargos de inscripción / entrada y los gastos que pueden ser comida, alojamiento, sonido, regalos, etc. La diferencia obtenida es la ganancia o pérdida obtenida por la organización del evento. Si el monto del saldo es positivo, significa que el evento ha ganado algo de dinero, y si el monto del saldo es negativo, significa que el organizador del evento tuvo que gastar de su bolsillo.

Consulte el archivo de Excel para la plantilla. La plantilla que se utiliza aquí es para un evento típico como un seminario de oficina donde se capturan los diferentes gastos e ingresos relacionados con la organización de dicho evento. Los gastos e ingresos se muestran en dos secciones separadas.

Acerca de la plantilla de presupuesto del evento

• La plantilla de presupuesto del evento captura todas las fuentes de ingresos que uno tiene para organizar el evento y también los gastos. Establece un saldo presupuestario inicial y también proporciona una proyección del saldo final, que se espera que esté allí después de las deducciones de todos los gastos de los ingresos. Aquí hemos tomado específicamente un ejemplo de organización de un evento con el propósito de un seminario.
• El seminario puede ser un seminario de oficina donde tenemos unos 200 asistentes estimados para asistir, y el organizador tiene que llevar su comida y también obsequiarles algunas golosinas hechas a medida. Los obsequios se utilizan como fuente de promoción para la empresa y, por lo general, los proporciona un proveedor externo.

Parte 1

• Aquí capturamos los gastos e ingresos totales generados por la organización del evento, que aquí hemos tomado como ejemplo de un seminario. El seminario está organizado para una delegación de oficina donde se planeó la asistencia estimada en 200, pero tuvimos alrededor de 150 asistentes.
• Los gastos aquí se dividen además en ubicación, programa, alimentos y bebidas, suministros y otros. El saldo aquí muestra si el dinero se gastó más del presupuesto establecido o si tuvimos algunos ingresos después de organizar el evento. El gráfico se mostró para dar una vista gráfica de los gastos y los ingresos reales con los ingresos estimados.

Parte 2

• En esta sección, mostramos un desglose de los gastos realizados para organizar el evento. En nuestro caso, estamos tomando el ejemplo de un seminario de oficina. Para organizar un evento de este tipo, hay un par de campos en los que se deben realizar los gastos. La cantidad más significativa para la organización del evento es hacia la ubicación o el salón de eventos. Dependiendo de la ubicación del evento, las tarifas de organización del evento varían.
• El segundo costo más alto de la organización del evento es el catering o la comida. Varía según el número de asistentes y generalmente se estima más que el número de asistentes al evento. Se hace principalmente para mantener un búfer sobre el número de asistentes a un evento para que no se queden sin platos de comida.
• Luego está el costo relacionado con los altavoces o los instrumentos electrónicos utilizados en el evento. Estos son unos costes obligatorios que se necesitan para organizar cualquier tipo de evento. Por cada evento realizado, hay un obsequio o obsequios hechos a medida para los asistentes, que nuevamente se basan en el número de asistentes al evento.
• Por lo general, estos están vinculados con proveedores externos que proporcionan los beneficios en función de la plantilla. Estos se consideran artículos más promocionales que la empresa utiliza para promocionar su nombre. Además, estos actúan como un factor de bienestar para los asistentes a un evento.
• El último y último costo de la organización de un seminario son los costos varios, como los gastos menores. Aún así, estos también deben contabilizarse en el gasto total para obtener una imagen final del costo de organizar el evento.

Parte # 3

• La parte final aquí son los ingresos o la parte de financiación del evento. Cualquier evento no es posible si no hay financiación o ingresos generados. Ninguna empresa organizará un evento si no hay financiación o beneficios que se obtengan de él.
• La principal fuente de ingresos o financiación, que ocurre en cualquier tipo de evento, es el precio de inscripción o las entradas vendidas para el evento. Aquí los ingresos se generan per cápita.
• Los asistentes al evento deben pagar por adelantado la inscripción o la entrada al evento, y de esta manera, el organizador gana dinero para encubrir el evento. La segunda fuente de ingresos para cualquier tipo de evento son las cuotas de patrocinio, que son muy útiles para organizar el evento.
• Los patrocinadores, de alguna manera, también obtienen una promoción en lugares donde la gente en un número significativo asiste al evento. Se convierte en una situación en la que todos ganan, tanto para el organizador como para el patrocinador, y en cuanto a la tarifa de patrocinio, el organizador obtiene una segunda fuente de ingresos. El patrocinador recibe una forma de promoción entre mucha multitud bajo un mismo techo.
• Por tanto, en esta sección se muestran los ingresos totales generados por la organización de un evento. Ahora depende del tamaño del evento que se celebre, cuál es el ingreso objetivo o el dinero que el organizador planea recaudar para cubrir los gastos.

¿Cómo utilizar esta plantilla?

La plantilla es muy útil, ya que gestiona los gastos e ingresos relacionados con la gestión de eventos para cada organizador. El objetivo principal de utilizar la plantilla es capturar toda la fuente de ingresos y combinarla con todos los gastos que un organizador debe asumir por cada evento que se celebre. Incluye tanto recurrentes como no recurrentes. El resultado obtenido o la diferencia obtenida se compara con un importe presupuestario establecido que se ha fijado a principios de mes, y finalmente llegamos a un neto. La plantilla es muy útil cuando se necesita conocer la entrada y salida de efectivo para organizar un evento.