Plantilla de elemento de acción - Descarga gratuita (ODS, Excel, PDF y CSV)

Otras versiones

• Excel 2003 (.xls)
• OpenOffice (.ods)
• CSV (.csv)

Plantilla de elemento de acción de reunión

El uso de la plantilla de elemento de acción es para realizar un seguimiento de los elementos de acción, y hay muchos propósitos diferentes para los que se puede utilizar la misma. Los diferentes tipos de elementos de acción pueden ser plantilla de acción correctiva, acción de gestión del proyecto, acción prioritaria o acción correctiva. La plantilla de acciones correctivas describe uno de todos los detalles relacionados con los problemas de los elementos de acción. Es necesario asegurarse de incluir el nombre de la empresa y la fecha de la auditoría. Además, se puede incluir el número de registro del documento, las acciones correctivas correspondientes y los problemas relacionados con los elementos de acción.

Consulte el archivo de Excel para la plantilla.

Acerca de la plantilla de elemento de acción

• Para completar este tipo de plantilla, es necesario incluir la fecha de finalización y también el plazo para la corrección, lo que permitiría rendir cuentas a las personas que estarán a cargo de tomar las medidas correctivas para los elementos de acción dados.
• La plantilla de acción decisiva es otro tipo en el que se describen las decisiones que se deben tomar para esa acción en particular, y aquí se puede incluir la prioridad de la tarea, la persona responsable de la misma y la que se espera hasta la fecha de finalización.
• La plantilla de acción prioritaria es otra variante en la que la tarea se enumeraría en términos de prioridad junto con la fecha de finalización prevista, la persona a cargo, el estado del problema y el área. También puede incluir un campo para completar.
• Las actividades de gestión del proyecto incluirán las etapas del proyecto, el propietario, la prioridad del mismo, la fecha estimada de finalización y cualquier acción correctiva, si es necesario, a emprender.

Componentes

A continuación se muestran los detalles de la plantilla de elemento de acción generalizar, y se pueden incluir columnas adicionales según su requisito o se pueden eliminar las mismas.

Parte # 1: Elemento de acción

La primera parte de la plantilla de elemento de acción es un elemento de acción, y este será un número de tarea de identificación único que se separará de otras tareas y reconocerá las mismas. Le ayudará a navegar a través de los elementos de acción. El ejemplo de los mismos podría ser A20122, A20123 o Item Task I, etc.

Parte # 2: Prioridad

Mantener el campo de prioridad ayudará literalmente a navegar hacia la acción o la tarea, y uno puede identificar la parte más sensible y luego enfocarse en la misma. La tarea prioritaria debe ingresarse con puntualidad, el mayor grado de enfoque, etc. Se puede definir la prioridad, como "H" como una prioridad alta, "L" como una prioridad baja y "M" como una prioridad media, o no podría ser el uso de otras notaciones, como colorear en rojo, que se muestra como la prioridad más alta. Dependiendo del propósito, se puede definir cómo rastrear el mismo.

Parte # 3: Fecha de vencimiento

Es el campo más crítico en la plantilla de elemento de acción, ya que se utilizará para realizar un seguimiento de la fecha de vencimiento en la que debe completarse el elemento de acción en particular.

Parte # 4: Descripción

Es el corazón del elemento de acción, ya que este campo se utilizará para determinar qué representará ese elemento de acción en particular. Junto con el nivel de prioridad, los elementos de acción y la descripción, se puede conocer la tarea exacta que se debe completar y lo que se debe hacer. Por ejemplo, se puede ingresar "Para corregir los errores y tomar medidas correctivas para evitar los mismos".

Parte # 5: Propietario

Este se utiliza para rastrear e identificar al responsable de completar esa tarea, y se identificará el nombre de la misma. Esa persona será responsable de completar la tarea y asumirá la responsabilidad si la tarea no se completa dentro de la fecha límite. Se acordará previamente antes de asignar cualquier nombre.

Parte # 6: Notas

Es un campo adicional en el que se puede realizar un seguimiento del progreso de la tarea, es decir, cuánto se ha completado y si hay algún problema o desafío o hay notas adicionales que deben anotarse y todas deben mencionarse aquí. Por ejemplo, ingrese la fecha y la etapa de finalización.

Parte # 7: Estado

El estado se puede actualizar en esta sección, y esto podría estar en una línea más o menos. Por ejemplo, los elementos de acción podrían mencionarse como Abiertos, lo que significa que aún no se han resuelto; trabajo en progreso significaría que el elemento de acción aún se está trabajando; podría haber diferido en el que significaría que el elemento de acción se ha diferido por el momento. El estado cancelado significaría que el elemento de acción ha sido cancelado y ya no es necesario trabajar en él y cerrado será el estado final, lo que significa que el propietario ha completado el elemento de acción y ahora ya no está pendiente y se puede marcado como verde.

¿Cómo utilizar esta plantilla?

Como se indicó anteriormente, hay muchos propósitos diferentes para los cuales se puede usar la plantilla de elementos de acción, ya sea que se use para tomar una acción correctiva o para administrar un proyecto, o seguir a una reunión o para tomar una acción correctiva o decisiva. Para usar esta plantilla, es necesario dividir sus tareas en diferentes elementos y fechas asignadas junto con su propietario, la fecha objetivo de finalización, la descripción de lo que representa ese elemento, y luego comenzar a rastrearlos a través de notas, columna de estado. También se pueden usar múltiples plantillas para múltiples tareas que tienen múltiples tareas debajo de ellas. El diseño de la plantilla debe mantenerse simple y fácil de entender, de modo que si a cualquier persona nueva se le asigna una tarea para rastrear la misma, entonces él debería poder hacerlo.