Definición del Departamento de Contabilidad
El departamento de contabilidad se refiere a la división de una firma que se encarga de la preparación de estados financieros, mantenimiento del libro mayor, pago de facturas, preparación de facturas de clientes, nómina y más. En otras palabras, son responsables de administrar el frente económico general del negocio. Es imposible que cualquier negocio, ya sea una pequeña empresa que opera fuera de casa o una gran empresa multinacional, funcione durante demasiado tiempo sin un departamento de contabilidad de ningún tipo.
Funciones del Departamento de Contabilidad
- Mantener y registrar todas las transacciones comerciales de manera precisa y completa de manera sistemática, de modo que se puedan recuperar y revisar en cualquier momento.
- Mantener controles internos adecuados dentro de la organización para salvaguardar sus valiosos recursos.
- Proporcionar una base para la evaluación del desempeño y crear responsabilidad en toda la organización.
- Realizar un seguimiento de los costos incurridos por los costos de la empresa y asesorar la modificación de las operaciones existentes con la intención de reducir los costos operativos.
- Apoyar a la alta dirección en el proceso de toma de decisiones mediante la adecuada presentación de los datos financieros.
- Planificar con base en la anticipación de las necesidades comerciales y la disponibilidad esperada de recursos.
Roles y responsabilidades
- Una de las principales responsabilidades es recopilar correctamente todos los datos financieros y luego preparar los estados / informes financieros. Estos informes se utilizan en la preparación de presupuestos, previsiones y otros informes de toma de decisiones. Además, estos informes también se utilizan para comunicarse con prestamistas, inversores y otras partes interesadas.
- Mantenimiento de una relación sana con los proveedores garantizando que se les pague a tiempo. Sin embargo, deben buscar oportunidades para ahorrar dinero haciendo uso de descuentos / incentivos debido a pagos a tiempo o por adelantado. Al mismo tiempo, el departamento de contabilidad también debe asegurarse de que salga la cantidad mínima de dinero por pago, pero sin cargos por demora.
- Realice un seguimiento de las cuentas por cobrar y las facturas pendientes, y asesore en caso de que se requieran acciones de cobro. El departamento de contabilidad debe asegurarse de que los clientes paguen las facturas a tiempo y mantener una relación cordial / amistosa con ellos.
- Es el único responsable de la función de nómina. Deben asegurarse de que se les pague a todos los empleados de manera oportuna y precisa. Además, el departamento también debe asegurarse de que los impuestos a los empleados se evalúen con precisión y que los pagos se realicen a tiempo a las autoridades estatales y federales.
- Necesitan mantener controles financieros a través de conciliaciones y el cumplimiento de los estándares de contabilidad aplicables, como los US GAAP. Todas estas prácticas se implementan para prevenir fraudes y robos. Como controlador financiero, el departamento debe garantizar el mantenimiento adecuado de los procedimientos sin holguras.
Estructura del departamento de contabilidad
La mayoría de las empresas tienen más de un miembro del personal en su departamento de contabilidad y, por lo tanto, deben establecer una estructura organizativa para agilizar su gestión. En general, está compuesto por el director financiero (CFO), el controlador financiero, los gerentes y los contables. La estructura es la siguiente:
- El CFO está en la parte superior del departamento y reporta directamente al propietario de la empresa o al Director de Operaciones (CEO).
- El Contralor Financiero reporta al CFO y tiene responsabilidades más específicas dentro del departamento.
- El Contralor de Finanzas generalmente tiene un equipo de Gerentes: Gerente de Nómina, Gerente de Cuentas por Cobrar y Gerente de Cuentas por Pagar.
- Cada gerente de división suele tener un equipo de contables.
Valor del Departamento de Contabilidad
El departamento de contabilidad juega un papel vital en el funcionamiento de una empresa, ya que ayuda a realizar un seguimiento de los ingresos (entrada de dinero) y los gastos (salida de dinero) al tiempo que garantiza el cumplimiento de todos los requisitos legales. Además, también proporciona información financiera cuantitativa a la administración, los prestamistas, los inversionistas y otras partes interesadas, que la utilizan para tomar decisiones comerciales informadas.
Cargos clave del departamento de contabilidad
Las siguientes son algunas de las posiciones clave:
- Director financiero (CFO): Los CFO suelen estar en la parte superior del departamento financiero de las grandes empresas. Son responsables de supervisar la salud financiera de la empresa y gestionar el departamento financiero general, que incluye planificación e informes financieros, estrategia empresarial a corto y largo plazo, auditoría, gestión de riesgos internos, etc. También ayudan a la alta dirección a comprender las implicaciones financieras de diversas actividades en curso, dentro y fuera de la organización.
- Controlador financiero: Los controladores financieros trabajan junto con los CXO y son responsables de la contabilidad financiera, así como de la preparación de informes sobre la gestión de proyectos, el presupuesto y más. Sin embargo, su principal objetivo es gestionar los problemas financieros inmediatos.
- Gerente de Tesorería: Los Gerentes de Tesorería ayudan en la formulación y desarrollo de diversas políticas de tesorería, que incluyen la identificación de las mejores oportunidades de inversión, uso optimizado de las líneas de crédito, reducción de costos de financiamiento, etc.
- Gerente de Contabilidad / Contador Jefe / Supervisor de Contabilidad : Estos gerentes son responsables de mantener y reportar todas las transacciones financieras. También establecen y hacen cumplir los principios contables basados en la política de auditoría y los requisitos legales.
- Contador: Los contables juegan un papel vital en un departamento de contabilidad, ya que están involucrados en la medición e interpretación de toda la información financiera.
