¿Qué es el Diario de recibos de efectivo?
El diario de recibos de efectivo es ese tipo de diario contable que solo se utiliza para registrar todos los recibos de efectivo durante un período contable y funciona según la regla de oro de la contabilidad: debitar lo que entra y acreditar lo que sale.
Las ventas a crédito no se registran en absoluto en este diario contable porque no se recauda efectivo en esas transacciones de ventas a crédito. Las ventas al contado funcionan sobre la base de la contabilidad al contado y las ventas a crédito sobre la base contable devengada.
Tipos de recibos de efectivo
También se pueden dividir en 3 partes diferentes que se desglosan a continuación:
- Recibo de efectivo de ventas en efectivo: Todo el efectivo recibido de ventas en efectivo de bienes y servicios a clientes se registra en el diario de recibos de efectivo mencionando el nombre de la contraparte en la narración.
- Recepción de efectivo de clientes a crédito: Todo el efectivo cobrado posteriormente después de realizar ventas a crédito al cliente según el período de crédito adelantado.
- Recepción de efectivo de otras fuentes: Todas las demás fuentes de efectivo, como intereses bancarios, vencimiento de inversiones, venta de activos que no son inventarios, venta de activos fijos, etc.
Ejemplo de diario de recibos de efectivo
Cuando un minorista / mayorista vende productos a un cliente y recolecta efectivo, esta transacción se registra en el diario de recibos de efectivo.
La inversión de capital por parte del propietario de una empresa se registra en recibos de efectivo, la venta de un activo por efectivo se registra en recibos de efectivo, todo tipo de cobros de clientes de crédito se registran en recibos de efectivo, el cobro de intereses bancarios, dividendos o ingresos por alquiler también se registra en el diario de cobros en efectivo.
Los Préstamos adicionales tomados por una persona de cualquier banco o institución financiera también se registran en el diario de recibos de efectivo. Cualquier tarifa y comisión recibida, el vencimiento de una inversión o una póliza de seguro, reembolsos de impuestos tanto directos como indirectos, las donaciones recibidas también forman parte de este diario y ayudan a realizar un seguimiento de la entrada de liquidez y el análisis de flujo de efectivo para una organización en un base periódica que, en última instancia, forma parte de los estados financieros reportados según las NIIF y diversas revelaciones hechas a otras partes interesadas y autoridades gubernamentales.
Formato de diario de recibos de efectivo
El formato suele tener el siguiente aspecto:
Explicación de las columnas utilizadas en el diario de recibos de efectivo
- Fecha (columna 1): la fecha en la que se recibe el efectivo se ingresa en la columna de fecha.
- Cuenta acreditada (columna 2): este es el nombre de la cuenta que se acredita como resultado de la recepción de efectivo en los libros de cuentas.
- Ref (Columna 3): La columna de referencia se utiliza para ingresar el número de referencia interno de la cuenta a la que pertenece el asiento.
- Explicación (columna 4): La explicación o narración del recibo de efectivo se explica brevemente en esta columna.
- Cash Dr (Columna 5): En esta columna, se ingresa la cantidad de efectivo recibido. La cuenta de efectivo en la cuenta del libro mayor se carga por la cantidad que entra en este total.
- Sales Discount Dr (Columna 6) : los vendedores permiten un descuento a los compradores que realizan el pago dentro del período de crédito permitido. La cantidad total de descuento permitido a los compradores se ingresa en esta columna.
- Cuentas por cobrar Cr (columna 7) : cuando un cliente / comprador de crédito realiza el pago, su cuenta se acredita en el libro mayor de cuentas por cobrar. La cantidad por la que se acredita la cuenta de un cliente / comprador se completa en esta columna.
- Ventas Cr (columna 8): esta columna se utiliza para registrar las ventas en efectivo. Cada vez que se realiza una venta en efectivo a un cliente, la cantidad recibida se ingresa en esta columna en particular
- Otras cuentas Cr (columna 9): esta columna se utiliza para registrar el recibo de efectivo de otras fuentes que incluyen el recibo de efectivo por intereses, alquiler y venta de activos fijos, etc.
Ejemplo practico
El siguiente ejemplo muestra cómo funciona la contabilidad del diario de recepción de efectivo y cómo se registra en los libros de contabilidad:
Lista de transacciones
- 08/07/2019 - Ventas en efectivo realizadas por £ 5,000.
- 12/08/2019 - Efectivo recibido del cliente de crédito Douglas de £ 490 de descuento posventa de £ 10.
- 14/08/2019 - Ventas al contado realizadas por £ 7.000.
- 17/08/2019 - Efectivo recibido del cliente de crédito Rob de £ 990 de descuento posventa de £ 10.
- 20/08/2019 - Préstamo bancario 1.500 £.
- 21/08/2019 - Ventas en efectivo realizadas por £ 6.500.
- 22/08/2019 - Intereses recibidos en cuenta bancaria de £ 350.
- 23/08/2019 - Efectivo recibido del cliente de crédito John de £ 741 de descuento posventa de £ 9.
- 25/08/2019 - Efectivo recibido del cliente de crédito Amanda de £ 345 de descuento posventa de £ 5.
- 28/08/2019 - Ventas al contado realizadas por £ 9.000.
Ventajas
- Ayuda a realizar un seguimiento de todo el efectivo recibido durante el período.
- Ayuda en la preparación del libro mayor de la cuenta de efectivo y el estado de flujo de efectivo del período.
- Ayuda a realizar un seguimiento de las cuentas por cobrar comerciales y las cuentas por cobrar antiguas.
- Ayuda a realizar un seguimiento de todos los pagos de proveedores pendientes y antiguos al hacer coincidir el efectivo recibido con el efectivo pagado durante el período.
Desventajas
Una única desventaja del diario de recibos de efectivo es que solo tiene en cuenta la base contable de efectivo. No tiene en cuenta la base contable devengada, que es la base principal para llevar una contabilidad de partida doble y una contabilidad prudente.
Publicar cheques
Hay dos verificaciones posteriores a la contabilización que se pueden realizar después de la contabilización del diario de recibos de efectivo al final de un período contable para garantizar que las transacciones durante el período se hayan ingresado y presentado correctamente en los libros mayores y los estados financieros de una organización:
- El total de todos los saldos del sub-libro mayor de clientes que aparecen bajo el título de cuenta cuentas por cobrar siempre debe ser igual al saldo en la cuenta de control del sub-libro mayor en el balance de prueba del libro mayor.
- Además, el balance de prueba del libro mayor siempre debe estar equilibrado, lo que significa que el total de débitos en el libro mayor debe ser igual al total de créditos para que el balance también coincida al final.
Artículos recomendados
Esta ha sido una guía sobre lo que es el diario de cobros en efectivo y su definición. Aquí discutimos sus tipos, ejemplo, formato, ventajas y desventajas. Puede obtener más información sobre economía en los siguientes artículos:
- Plantilla de recibo de efectivo
- Libro de pago
- Reglas para asientos de diario
- Diario especial
