¿Qué es un libro mayor de ventas?
El libro mayor de ventas es una entrada del libro mayor que registra cualquier venta en el libro de registros, incluso si el pago se recibió o aún no se recibió. Registran no solo las ventas sino también las devoluciones de ventas, lo cual es una entrada negativa ya que se devuelve el producto vendido. El formato típico del libro mayor de ventas contiene información como la fecha de venta, número de factura, monto de la venta, productos vendidos, nombre del cliente, información fiscal, gastos de envío, etc. El libro mayor registra el monto acumulado, que se resume sistemáticamente en el libro mayor de ventas; se contabiliza en la cuenta de ventas. Registra las ventas y el efectivo cuando se recibe y cuánto se debe a la empresa.
Ejemplo de formato de libro mayor de ventas
Pongamos un ejemplo.
Ryan's Inc opera en el negocio de productos de cocina industrial y solo fabrica un producto. En la siguiente cuadrícula se coloca un libro de ventas de Ryan's inc. Muestra las ventas realizadas entre enero y junio. Y los pagos recibidos y pendientes. A finales de junio, se han liquidado todas las facturas excepto dos (resaltadas). A continuación, se muestra un formato de libro mayor de ventas para estas transacciones:
El formato del libro mayor de ventas muestra la fecha en la que se realizó la venta, junto con el monto real de la venta y la información de IVA correspondiente. También muestra el importe bruto que debe pagar el cliente. La última columna muestra la fecha de recepción del pago del cliente por los productos vendidos. El libro mayor de ventas del ejemplo anterior muestra el monto real de la venta, que es $ 20445. También muestra el monto que pagaron los clientes por los productos vendidos, es decir, $ 16,215. La cantidad restante de $ 4,230 aún está pendiente de ser pagada por el cliente.
De esta manera, es fácil para una empresa realizar un seguimiento de todas sus ventas y cuentas por cobrar que se le adeudan. Este libro mayor permite a la empresa registrar la venta de sus productos junto con la información del comprador y el monto adeudado. Su objetivo es proporcionar información detallada sobre la venta y cualquier información sobre devoluciones de ventas, descuentos e información de pago.
Ventajas del libro mayor de ventas
Algunas de las ventajas son las siguientes.
- Ayudan a las empresas a mantener información detallada sobre las ventas realizadas.
- Ayuda a dar marcha atrás en caso de cualquier problema que surja en el futuro, como devolución de ventas, etc.
- Ayudan a mantener el libro mayor preciso, ya que toda la información detallada se registra en el libro mayor de ventas.
- Facilita a las empresas el seguimiento de todos los pagos recibidos y los pagos que aún deben recibir por la venta realizada;
- Es la fuente de oro para el monto de las ventas registrado en el estado de resultados.
- En momentos de desajuste en la cuenta de ventas, se pueden utilizar para investigar y comprender qué resultó en el desajuste.
- Los auditores pueden profundizar en este libro mayor y verificar si las ventas informadas por la empresa son legítimas.
Desventajas
Algunas de las desventajas son las siguientes.
- Requiere esfuerzo, conocimiento y habilidades para mantenerlo.
- Registra una transacción incluso antes de que se reciba el pago; por lo tanto, se realiza un seguimiento de un pago pendiente hasta que el cliente realiza el pago.
- La cuenta de ventas tiene información acumulada en el libro mayor de ventas y, por lo tanto, es posible que no valga la pena el esfuerzo a menos que algo salga mal.
Puntos importantes
- Su monto se puede registrar en la cuenta de ventas con una frecuencia de todos los días o tal vez registrarse una vez al mes (cierre de fin de mes).
- El libro mayor no contiene información detallada sobre la cuenta de ventas, ya que será mucha información para el libro mayor con respecto a una cuenta. En cambio, tendrán todos los detalles minuciosos sobre la información de ventas.
- Inicialmente, se mantenían manualmente, pero con el avance tecnológico, es un término poco convencional. Aunque un usuario puede buscar una venta en particular utilizando la información de la venta, como el número o el monto de la factura o la fecha de la venta, está accediendo al libro de ventas.
- Es un proveedor de información relevante cuando se requiere información detallada sobre una transacción en particular.
- Los auditores tienden a echar un vistazo al libro mayor de ventas mirando facturas de ventas aleatorias para investigar las cifras de ventas reportadas por la compañía.
Conclusión
- Contiene toda la información sobre cualquier venta realizada, independientemente del estado del pago.
- También registran información sobre devoluciones de ventas; cualquier venta que haya sido devuelta por el cliente por cualquier motivo debe registrarse en el libro mayor de ventas.
- Una cuenta de ventas en el libro mayor tiene un valor acumulado o información sobre el libro mayor de ventas real.
- Al mirar este libro mayor, se puede obtener información detallada sobre los ingresos.
- Contiene información esencial como fecha de venta, número de factura, nombre del cliente, monto de la venta, por nombrar algunos.
- Registran ventas, registros de ventas, pagos y descuentos.
