¿Qué es el Informe de gastos?
El informe de gastos se define como el tipo de informe que documenta los gastos incurridos por la empresa o por los empleados de la empresa y se puede mantener de forma mensual, trimestral o anual.
Explicación
- Cada empresa de tamaño pequeño a mediano mantiene un informe de gastos.
- El nivel medio de gestión o el nivel departamental preparan dichos informes.
- Se puede dividir en divisiones más pequeñas para determinar qué área o departamento de la empresa le está costando más a la organización.
- La empresa mantiene dichos informes con fines de auditoría.
- Envían este informe a la alta dirección de la empresa. La alta dirección decide qué gasto reembolsar al empleado y cuáles no.
- Los gastos reembolsados se utilizan luego en reconocimiento de la ganancia fiscal y contable.
Características
- El informe de gastos consiste en la política de gastos del empleador para sus empleados. También documenta la política de viajes y entretenimiento según la cual el empleador no reembolsará los gastos al empleado.
- Es mantenido y preparado por el departamento de gastos y nómina de la organización. Cuando reciben el formulario de reembolso y reclamo del empleado, son ellos quienes verificarían los detalles de los gastos realizados por el empleado como se comparten en los recibos y comprobantes aplicables y prepararían el informe del empleado.
¿Cómo crear un informe de gastos?
Las diferentes organizaciones que operan en diferentes industrias tienen diferentes métodos y plantillas. Sin embargo, el departamento de informes de gastos y nóminas de cualquier organización debe seguir los siguientes pasos para crear y formular:
- El departamento de nómina debe tener la aprobación de la política de gastos de los respectivos departamentos de la organización.
- Según la política aplicable, el ejecutivo debe acceder al sistema de ingreso de gastos en línea o realizar el ingreso de datos en el Excel consolidado.
- El ejecutivo debe ingresar la fecha de incurrir en el gasto.
- El ejecutivo debe ingresar el monto del gasto y mencionar el nombre del proveedor correspondiente.
- Después de revisar la información ingresada, como se menciona en el recibo, el ejecutivo debe enviar el informe al siguiente nivel de aprobación.
Ejemplo de informe de gastos
Tomemos el ejemplo de ABC Inc. El empleado está viajando al sitio para presentar un nuevo proyecto. El 23 de enero de 2019, el empleado presentó un gasto de comida de $ 200, el costo del hotel de $ 100 y miscelánea. costo de $ 250. El 24 de enero de 2019, el empleado informó gastos de entretenimiento y películas de $ 130, junto con un gasto de comida de $ 230 y un gasto de estancia en el hotel de $ 500.
Ayude al ejecutivo de nómina a preparar el informe de los gastos reportados por el empleado.
Solución:
Prepare el informe de gastos como se muestra a continuación: -
Los siguientes serían los resultados: -
Columnas del informe de gastos
Las columnas normalmente estarían compuestas por los siguientes detalles: -
- La fecha del gasto incurrido.
- El tipo o la naturaleza del gasto;
- El nombre del proveedor de donde se tomaron los servicios o se compraron los artículos.
- Los gastos importan.
- El nombre del titular de la cuenta donde se debe mencionar y cargar.
- Deducción y ajustes sobre presentaciones anteriores realizadas por los empleados;
- Cada tipo de cuenta debe tener un subtotal.
- El total de la cantidad total a reembolsar según lo solicitado por el empleado.
Importancia y uso
Los informes de gastos se mantienen para impulsar la responsabilidad en términos de los hábitos de gasto de la organización. Estos son los informes a los que se podría hacer referencia en caso de disputas financieras y actividades de auditoría. Con el mantenimiento y la responsabilidad adecuados de estos informes de forma periódica y regular, se asegura que sus empleados estén presupuestando con total responsabilidad para mantener la empresa financieramente protegida y viable.
Dichos informes hacen que tanto el empleado como el empleador sean responsables ante las empresas en términos de sus hábitos de gasto. Algunos gastos gozan de deducción sobre la base imponible según las leyes del impuesto sobre la renta y, por lo tanto, para gozar de tales deducciones, las grandes corporaciones deben presentar un informe consolidado al departamento de ingresos del país. Puede presentarse como un documento complementario junto con el informe de los gastos totales aplicables en los formularios de impuestos al presentar la declaración de impuestos con el servicio de impuestos.
Beneficios
- El informe de gastos facilita que el auditor verifique los detalles de los gastos según lo afirma la empresa.
- Les permite verificar los detalles de los gastos con los recibos disponibles y adjuntos por los empleados.
- Fortalece el control interno.
- Detalla qué elemento de gasto es reembolsable y cuál no es reembolsable.
- Existe la disponibilidad de muchos software de TI en los mercados que permiten a la empresa preparar, formular y personalizar informes.
Inconvenientes
- Son adecuados para una gran corporación y no para empresarios individuales y microempresas.
- Estos informes pueden no coincidir con los recibos adjuntos por los empleados debido a errores en la entrada de datos de la información.
- En palabras más simples, los informes siempre son propensos a tergiversaciones y fraudes contables.
- Aumenta los costos de administración de la manipulación de artículos y la actualización periódica de los artículos de gastos en el sistema de informes.
- Es muy difícil monitorear cada elemento de gasto bajo la política de gastos emitida si el tamaño de la organización es muy grande.
Conclusión
Los informes de gastos pueden considerarse informes que destacan el tipo de gastos que se pueden reembolsar y el tipo de gastos que no se pueden reembolsar. El reembolso de gastos se realiza según las leyes fiscales aplicables de la nación y la política de gastos aplicable del empleador. Podría ser útil para organizaciones grandes que normalmente incurren en grandes gastos en el día a día y ayuda a simplificar el proceso general.
