Opción de impresión de vista previa de Excel
La vista previa de impresión en Excel es una herramienta que se utiliza para representar cuál será la salida de impresión de la página actual en Excel, esta herramienta se utiliza para ver si es necesario realizar algún ajuste en la salida final para imprimir, vista previa de impresión solo muestra el documento en pantalla y no imprime, es decir solo nos muestra el formato en el que se imprimirá el documento.
¿Cómo usar la vista previa de impresión en Excel? (con un ejemplo)
Cuando el informe o los datos están listos, generalmente enviamos los datos en línea al usuario. Existe una situación en la que necesitamos compartir sin conexión con los usuarios imprimiéndolos. En tales situaciones, necesita saber cómo imprimir una gran cantidad de datos.
Por ejemplo, suponga que tiene una gran cantidad de datos como los siguientes.
Para imprimir esto, primero seleccione todos los datos.
Luego presione la tecla de método abreviado de Excel Ctrl + P.
Nos llevará a la ventana de abajo.
Podemos ver dos losas en la imagen de arriba. El lado izquierdo es Opciones de configuración de impresión y el lado derecho es la ventana Vista previa de impresión.
También podemos ver una losa más en la parte inferior, es decir, mostrará cuántas hojas se van a imprimir. En lo anterior, dice 1 de 36, es decir, de treinta y seis hojas, la vista previa de impresión es visible para la primera hoja.
Ahora eche un vistazo a los encabezados de datos y compárelos con la Vista previa de impresión.
Tenemos un total de 11 encabezados en nuestros datos, y debajo están los encabezados en orden.
Nombre, apellido, nombre de la empresa, dirección, ciudad, condado, estado, código postal, teléfono1, teléfono2 y correo electrónico.
Cuando imprimimos estos datos, generalmente esperamos que los datos vengan en una sola hoja, pero mire ahora la Vista previa de impresión.
De los 11 encabezados, solo pudimos ver 4 encabezados; después de imprimir estas columnas primero, imprimirá las columnas restantes. Después de obtener todas las copias impresas, debemos ordenarlas.
¿No es un trabajo frustrante organizar las impresiones en orden? Entonces, para esto, primero debemos configurar la página antes de imprimir en Excel.
Configurar la página para previsualizar la impresión
Para configurar la página primero, seleccione los datos primero, luego vaya a Diseño de página >> Área de impresión >> Configurar área de impresión.
Esto establecerá cuál es el área que vamos a imprimir. Ahora presione Ctrl + P una vez más para ver la vista previa de impresión.
Todavía podemos ver la misma vista. El problema aquí es que podríamos ver solo 4 columnas de 11 columnas. Por lo tanto, debemos establecer la configuración como "Ajustar todas las columnas en una página" en la escala de página.
Haga clic en la lista desplegable de "Sin escala" para ver todas las opciones.
Seleccione "Ajustar todas las columnas en una página" para ajustar todas las columnas en una página.
Ahora ha colocado todas las columnas en una página. Dado que los datos son grandes, se ha reducido el tamaño de las fuentes a muy pequeño.
Aunque imprimimos esto, no pudimos leer el contenido, entonces, ¿cómo superamos este problema ahora?
Para ajustar la escala, debemos cambiar la Orientación de la página de "Vertical" a "Horizontal".
Ahora podemos leer los contenidos un poco mejor que el anterior.
Ahora el total de páginas se ha reducido de 36 a 13.
Como esta opción, podemos configurar el área de impresión, ajustar columnas, decidir la orientación de la página y hacer muchas otras configuraciones con la ayuda de la simple Opción de Vista previa de impresión en Excel.
